Avis important :
Lors de la connexion de Karbon à Xero, veuillez noter que toutes les personnes-ressources énumérées dans la vue « Toutes les personnes-ressources » de Xero — y compris les fournisseurs et les entrées non-clients — seront synchronisés dans Karbon. Pour l'instant, il n'y a pas d'option pour importer sélectivement des types de personnes-ressources spécifiques.
Si vous préférez ne pas transférer certaines personnes-ressources (par exemple, les fournisseurs), nous vous recommandons de ne pas vous connecter à Xero tant que d'autres options de filtrage ne sont pas disponibles.
Il s'agit d'une première version de l'intégration et nous travaillons activement à son amélioration. Nous donnons la priorité à la possibilité de contrôler les types de personnes-ressources synchronisés et nous vous remercions de votre patience pendant que nous continuons à améliorer l'expérience.
Lors de la synchronisation des personnes-ressources Xero avec Karbon, il se peut que vous rencontriez des personnes-ressources énumérées sous « Problèmes de correspondance ». Cela se produit lorsque l'intégration trouve une correspondance partielle — soit le nom de la personne-ressource, soit le courriel de facturation correspond à une personne-ressource Karbon existant, mais pas les deux. Ce guide vous guidera à travers les étapes pour examiner ces correspondances partielles et les résoudre, en s'assurant que vos données de personne-ressource sont correctement liées ou que de nouvelles personnes-ressources sont créés si nécessaire.
Comprendre les scénarios de conflit les plus courants
Lors de l'examen des correspondances partielles, vous rencontrerez souvent quelques situations courantes :
Légères différences de nom : par exemple, Xero peut indiquer « Jonathan Nadeau », alors que Karbon indique « Jean Nadeau », mais l'adresse courriel est identique. Dans ce cas, il est très probable qu'il s'agisse de la même personne et vous devez confirmer la correspondance.
Adresses courriel différentes, même nom : vous pouvez voir le même nom de personne-ressource dans les deux systèmes, mais avec des adresses courriel différentes. Cela peut signifier que le client a mis à jour son adresse courriel ou qu'il s'agit en fait de deux personnes-ressources distinctes. Examinez attentivement les autres renseignements disponibles pour déterminer si vous devez confirmer la correspondance (s'il s'agit d'une mise à jour de l'adresse courriel) ou créer une nouvelle personne-ressource.
Petites fautes de frappe : de petites erreurs d'orthographe dans le nom ou l'adresse courriel peuvent également entraîner des correspondances partielles. Examinez les détails de près. S'il est clair qu'il s'agit d'une erreur typographique et que la personne-ressource est le même, corrigez l'erreur dans Karbon ou Xero (celui qui, selon vous, détient les renseignements exacts) avant de confirmer la concordance.
Accès aux questions relatives aux correspondances
Naviguez vers Applications connectées : allez à Paramètres > Applications connectées dans votre compte Karbon.
Afficher les détails de l'intégration Xero : localisez l'intégration Xero et cliquez sur le bouton Gérer.
Allez à Résoudre les problèmes de correspondance : sur la page des détails de l'intégration Xero, vous verrez une section ou un bouton intitulé Résoudre les problèmes de correspondance.
Cliquez sur ce bouton pour afficher la liste des correspondances partielles.
Examen et résolution des correspondances partielles
L'écran « Correspondances partielles » affiche une liste de personnes-ressources pour lesquels une correspondance potentielle a été identifiée. Pour chaque personne-ressource, vous verrez généralement les renseignements de personne-ressource de Xero et les renseignements de personne-ressource de Karbon qui pourraient correspondre. Vous avez la possibilité de confirmer la correspondance ou de créer une nouvelle personne-ressource. Examinez attentivement les détails de la personne-ressource Xero et de la personne-ressource Karbon suggéré. Accordez une attention particulière aux noms et aux adresses courriel. Demandez-vous s'ils représentent le même client ou deux entités distinctes.
Option 1 : Confirmer la correspondance : Si vous déterminez que la personne-ressource Xero et la personne-ressource Karbon suggéré sont bien le même client, cliquez sur le bouton Confirmer la correspondance.
Ce qui se passe : les deux personnes-ressources seront liés. Les données de la personne-ressource Xero remplaceront les champs synchronisés correspondants (Nom de la personne-ressource, le courriel de facturation, Numéro de téléphone principal, Adresse de facturation) dans la personne-ressource Karbon. La personne-ressource sera alors déplacée dans votre liste de clients synchronisés, et la synchronisation bidirectionnelle commencera.
Option 2 : créer une nouvelle personne-ressource : Si vous déterminez que la personne-ressource Xero représente un client différent de celui suggéré par Karbon, cliquez sur le bouton Créer une nouvelle personne-ressource.
Ce qui se passe : une nouvelle personne-ressource sera créé dans Karbon en utilisant les données de la personne-ressource Xero. Cette nouvelle personne-ressource se verra attribuer le type de personne-ressource par défaut que vous avez sélectionné lors de la configuration initiale de l'intégration Xero. La personne-ressource Xero sera alors lié à cette personne-ressource Karbon nouvellement créée, et la synchronisation bidirectionnelle commencera.
Parcourez toute la liste des correspondances partielles, en prenant une décision pour chacune d'entre elles. Il est important de résoudre tous les conflits afin de garantir une synchronisation précise des données et d'éviter toute duplication potentielle des données.