Cet article vous explique comment exploiter vos segments de personne-ressources sauvegardés dans Karbon pour créer efficacement des éléments de travail en lot. Une fois que vous avez défini vos segments de personne-ressources (voir cet article), ce processus vous permet de générer rapidement des tâches pour plusieurs clients appartenant à un segment défini, rationalisant votre flux de travail et garantissant ainsi une gestion cohérente des tâches pour des groupes de clients spécifiques.
Étapes :
Accédez à vos segments de personne-ressources :
Allez dans la section Personne-Ressources du menu principal de Karbon.
Dans le menu de gauche, cliquez sur Segments.
Sélectionnez votre segment :
Recherchez le segment pour lequel vous souhaitez créer des éléments de travail.
Cliquez sur le nom du segment pour afficher les personne-ressources qui s’y trouvent.
Sélectionnez des personne-ressources pour créer des travaux en lot :
Pour sélectionner tous les personne-ressources du segment, cochez la case en haut de la liste des personne-ressources.
Sinon, sélectionnez manuellement des personne-ressources spécifiques en cochant la case à côté de leur nom.
Une fois les personne-ressources sélectionnés (jusqu’à 100), cliquez sur le bouton Ajouter un travail qui s’affiche au-dessus de la liste des personne-ressources.
Définissez les détails de votre travail :
Le panneau Créer un travail en lot s’ouvre.
Choisir un modèle de travail (facultatif) :
Si vous souhaitez utiliser un modèle prédéfini, cliquez sur le menu déroulant et sélectionnez le modèle approprié. Pour créer un élément de travail ponctuel, passez cette étape.Attribuez le travail :
Cliquez sur le menu déroulant Assigné à et sélectionnez le membre de l’équipe responsable.
Cliquez sur le champ Date de début pour choisir la date à laquelle le travail doit commencer.Définir les paramètres de répétition (facultatif) :
Si le travail doit se répéter :Cliquez sur le menu déroulant Répétition et sélectionnez la fréquence souhaitée (par ex., Quotidien, Hebdomadaire, Mensuel).
Configurez les détails de fréquence en fonction de votre sélection (par ex., toutes les deux semaines).
Choisissez le nombre d’occurrences (indéfini ou nombre fixe) ou définissez une date de fin pour la répétition.
Fixez la date d’échéance et évitez les fins de semaines :
La date d’échéance sera calculée en fonction de tout décalage de date d’échéance défini dans un modèle de travail sélectionné ou par rapport à la date de début. Vous pouvez ajuster cela si nécessaire.
Cochez la case Éviter les fins de semaine si vous souhaitez que les dates de début ou d’échéance soient décalées au vendredi précédent si elles tombent un samedi ou un dimanche.
Personnalisez les détails du travail :
La section Instances de travail affiche une liste des éléments de travail qui seront créés pour chaque personne-ressource sélectionnée, en fonction des paramètres définis à l’étape précédente.
Vous pouvez personnaliser davantage ces éléments de travail individuels :
Convention de nommage dynamique : cliquez dans le champ Titre d’un élément de travail pour le modifier. Vous pouvez utiliser des espaces réservés dynamiques (si disponibles dans votre modèle ou ajoutés manuellement) pour inclure des renseignements comme le mois ou l’année dans le titre.
Attribuer des rôles ouverts : si votre modèle de travail inclut des rôles non attribués, cliquez sur le menu déroulant Assigné à pour ce rôle et sélectionnez un membre de l’équipe.
Autres personnalisations : effectuez tous les ajustements nécessaires aux détails des éléments de travail individuels. Vous pouvez sélectionner plusieurs éléments en lot en cochant les cases sur la gauche, puis modifier simultanément des champs communs à l’aide des options qui s’affichent en haut de la liste.
Créer le travail :
Une fois que vous avez vérifié et personnalisé les instances de travail, cliquez sur le bouton Créer le travail en bas du panneau.
Karbon créera alors les éléments de travail spécifiés et les attribuera aux membres de l’équipe sélectionnés pour les personne-ressources du segment choisi.
Notez : L’outil de création de travail en lot est limité à 100 personnes-ressources par lot. Si votre segment contient au-delà de 100 personnes-ressources, vous devrez effectuer la création de travaux en plusieurs étapes.