Vous pouvez désormais télécharger une liste complète de tous vos contacts directement depuis la zone de contact de Karbon. Le fichier vous permet de mettre à jour et de créer des collègues, des contacts d'organisation, et des contacts de personnes en masse. Vous pouvez ensuite apporter des modifications si nécessaire et renvoyer le fichier au support Karbon qui vous aidera à les télécharger.
Il y a trois onglets dans le fichier que vous pouvez mettre à jour. L'onglet Collègues, l'onglet Organisations, et l'onglet Personnes. Dans l'onglet Personnes, vous pouvez associer des personnes à des organisations par le biais de cartes de contact primaires.
Dans cet article, chaque onglet sera expliqué, afin que vous sachiez exactement comment et où effectuer les changements dont vous avez besoin.
Index
Comment exporter le fichier
Pour obtenir une copie actualisée de votre fichier de mise à jour des contacts en masse, cliquez sur l'icône Exporter/Importer en haut à droite de votre écran Contacts.
N'oubliez pas que Seuls les administrateurs auront la possibilité d'exporter le fichier de mise à jour des contacts. Si vous souhaitez avoir la possibilité d'exporter, veuillez contacter votre administrateur.
Les informations contenues dans un onglet informent les onglets suivants de gauche à droite, par exemple, dans l'onglet Collègues, la saisie d'un nouveau collègue vous permettra de sélectionner ce nouveau collègue dans l'onglet Organisation sous Propriétaire du client ou Gestionnaire du client.
Onglet Collègues
Si vous souhaitez affecter des organisations ou des personnes à un nouveau collègue en tant que Gestionnaire de clientèle ou Propriétaire de clientèle, ajoutez d'abord un nouveau collègue dans l'onglet Collègues.
Ajoutez de nouveaux collègues en les ajoutant au bas de la liste. Cela ne déclenchera pas d'invitation. Vous devrez inviter chaque utilisateur manuellement en trouvant l'utilisateur concerné dans le menu principal > Paramètres > Collègues et en cliquant sur Envoyer une invitation au bas de la page
Mettre à jour les collègues en saisissant ou en mettant à jour un titre et/ou un rôle
Éléments pouvant être mis à jour :
Nom complet
Titre
Rôle
N'oubliez pas : Les adresses électroniques ne peuvent pas être mises à jour à partir de ce fichier. Si vous souhaitez mettre à jour l'adresse électronique d'un collègue, veuillez contacter l'assistance Karbon. Si vous ajoutez un nouveau collègue, son statut sera celui d'une inscription en attente. Il ne recevra pas d'invitation. Pour envoyer une invitation, rendez-vous dans votre application Karbon, cliquez sur l'utilisateur que vous avez ajouté, et appuyez sur Envoyer l'invitation.
Onglet Organisations
Ajoutez vos organisations avant de commencer à ajouter des personnes. Ainsi, vous pourrez ajouter des personnes associées à ces organisations plus tard.
Pour modifier un enregistrement existant, apportez des modifications à la ligne concernée. S'il y a une liste déroulante, vous devrez faire une sélection parmi les options disponibles
Pour créer un nouvel enregistrement, saisissez les nouvelles informations ou sélectionnez l'une des options du menu déroulant sur les lignes situées sous vos enregistrements existants
Une fois les mises à jour effectuées sur la feuille des organisations, passez à la feuille des personnes
Pour les mariages, les conjoints, et les couples, nous vous recommandons de créer une organisation avec des personnes individuelles dans l'onglet Personnes.
Veuillez garder à l'esprit que si votre organisation a un pays différent de celui de votre entreprise dans Karbon, nous ne pourrons pas le mettre à jour dans cette importation.
Éléments pouvant être mis à jour
Nom
Nom légal
Type d'entité
Type de contact
Identifiant du client
Propriétaire et gestionnaire du client
Jour et mois de la fin de l'exercice financier
Courriel
Tous les numéros de téléphone (travail, bureau, fax, portable, domicile, et autres)
Adresses (lignes, ville, état, code postal, et pays)
Numéro d'entreprise
Numéro d'assurance sociale (NAS)
N'oubliez pas que que chaque ligne est individuelle à cette organisation. Si vous ajoutez d'autres détails dans une ligne distincte, il se peut que l'on crée une deuxième organisation ou que l'on n'importe pas ces informations.
Onglet Personnes
Pour modifier un enregistrement existant, apportez des modifications à la ligne concernée. S'il y a une liste déroulante, vous devrez faire une sélection parmi les options disponibles
Pour créer un nouvel enregistrement, saisissez les nouvelles informations ou sélectionnez l'une des options de la liste déroulante sur les lignes situées sous vos enregistrements existants
Karbon utilise les noms préférés pour les tâches des clients, dans la formule de salutation (par exemple, « Cher John »). Si aucun nom n'est défini, le prénom est utilisé à la place
Notez : Ce fichier de base ne comprend pas toutes les propriétés pouvant être mises à jour. Pour mettre à jour l'exportation complète d'un contact, veuillez contacter le service d'assistance de Karbon par le biais d'une discussion en ligne dans l'application, via Aide et commentaires.
Éléments pouvant être mis à jour
Prénom, deuxième prénom, et nom de famille
Nom préféré
Date de naissance
Type de contact
Identifiant du client
Propriétaire et gestionnaire du client
Organisation associée
Rôle (dans l'organisation)
Courriel
Tous les numéros de téléphone (travail, bureau, fax, portable, domicile, et autres)
Adresses (lignes, ville, état, code postal, et pays)
Numéro d'assurance sociale (NAS)
N'oubliez pas que que chaque ligne est individuelle pour cette personne. Si vous ajoutez d'autres détails dans une ligne distincte, vous risquez de créer un deuxième contact ou de ne pas importer ces informations.
Notes pour une importation réussie
Vérifiez que les adresses électroniques, les numéros de téléphone, et les adresses ne sont pas invalides.
Ne modifiez pas le numéro d'identification Karbon. Si vous les modifiez, l'importation échouera.
Le fichier de mise à jour des contacts en masse n'affiche qu'une seule fiche de contact par organisation ou par personne. S'il existe des adresses électroniques supplémentaires pour l'organisation ou la personne, cela sera indiqué dans la colonne « x supplémentaires dans Karbon ». Vous ne pouvez également ajouter qu'une seule fiche de contact à toute nouvelle organisation ou personne. Pour ajouter des adresses électroniques ou des coordonnées supplémentaires, vous devrez le faire dans l'application Karbon pour vous aider à effectuer une mise à jour groupée plus complète (des frais peuvent s'appliquer).
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