Types de services et modèles de services
Q : Que sont les types de services et pourquoi sont-ils importants?
R : Les Types de services sont des catégories de haut niveau (par exemple, Fiscalité, Tenue de livres, Services-conseils) qui aident à organiser les offres de votre cabinet. Ils sont essentiels pour aligner la facturation, les Modèles de travail et les rapports dans Karbon.
Q : Comment puis-je créer un nouveau Type de service dans Karbon?
R : Allez dans Paramètres > Flux de travail > Types de services, cliquez sur Ajouter un type de service, nommez-le clairement (par exemple, « Services fiscaux » ou encore « Tenue de livres »), puis cliquez sur Sauvegarder.
Q : Puis-je faire correspondre plusieurs types de tâches à un seul type de service?
R : Oui. Plusieurs Types de tâches peuvent être en correspondance avec un seul Type de service, mais chaque Type de tâches ne peut être lié qu'à un seul Type de service à la fois. Évitez d'attribuer des tâches internes ou non destinées aux clients aux Types de services.
Q : Que sont les Modèles de services et comment puis-je y créer un service?
R : Les Modèles de services sont le catalogue interne de votre cabinet de services facturables. Pour ajouter un service, allez dans Paramètres > Modèles de services > Ajouter un service, puis remplissez les détails :
Nom et description du service (visibles aux clients)
Fréquence de facturation (par exemple, hebdomadaire ou mensuelle)
Type de frais (frais fixes ou temps et matériel)
Frais de service
Lier les modèles de tâches pertinents
Structure de facturation
Q : Quelle est la différence entre un service à frais fixes et un service à temps et matériel?
R :
Frais fixes : facture un taux forfaitaire par période, quel que soit le temps suivi. C'est idéal pour les mandats mensuels, les abonnements ou les portées de travail prévisibles. Pour les services à Frais fixes, vous allouerez le total des frais entre vos Modèles de travail liés.
Temps et matériel : facture en fonction du temps réel enregistré par votre équipe, en utilisant les taux individuels du personnel. C'est idéal pour le travail ponctuel, personnalisé ou établi sur des projets avec lesquels la portée peut varier. Pour le Temps et matériel, assurez-vous que les taux de facturation sont configurés par membre de l'équipe sous Paramètres du collègue/rôle.
Création d'engagement et expérience client
Q : Quels sont les prérequis pour créer un nouvel engagement dans Karbon?
R : Avant de créer un engagement, vous aurez besoin de ce qui suit :
Des Modèles de services entièrement configurés (avec les détails de facturation et les modèles de tâches liés).
Des permissions de facturation ou l'accès administrateur dans Karbon.
Q : Quelles sont les options d'acceptation de l'engagement par le client?
R : Vous avez deux options principales pour qu'un client accepte un engagement :
Envoyer au client pour acceptation : le client reçoit une version numérique de l'engagement par courriel et peut la revoir et la signer numériquement. Le statut de l'engagement est mis à jour automatiquement une fois que toutes les personnes-ressources ont approuvé.
Accepter au nom du client : utilisez cette option si le client a déjà signé à l'externe (par exemple, sur un document physique ou un outil de signature électronique distinct). L'engagement est marqué comme accepté sans rien envoyer au client depuis Karbon.
Q : Puis-je modifier un engagement après l'avoir envoyé à un client?
R : Non, vous ne pouvez pas modifier directement le contenu d'un engagement une fois qu'il a été envoyé à un client.
Si l'engagement est toujours en état de brouillon : vous pouvez modifier tous les détails, y compris le client, les services, la facturation, les conditions, les dates et les signataires. Cliquez simplement sur l'engagement, apportez vos modifications, puis envoyez la version mise à jour.
Si l'engagement a déjà été envoyé : toute modification nécessaire vous oblige à annuler l'engagement existant et à en recréer un nouveau et mis à jour.
Correspondance du travail aux engagements
Q : Quelles sont les exigences pour lier des éléments de travail à un engagement?
R : Pour lier avec succès des Éléments de travail à un engagement, ils doivent répondre à des critères spécifiques :
L'Élément de travail doit être créé sous le même dossier client/personne-ressource sélectionné dans l'engagement.
Il doit utiliser exactement le même Modèle de tâches que celui attribué au service dans vos Modèles de services.
L'Élément de travail doit être configuré pour se Répéter pour toujours.
L'Élément de travail ne doit pas avoir déjà été facturé.
L'Élément de travail ne doit pas déjà faire partie d'un autre engagement ou d'un plan de facturation récurrent.
Les tâches et les budgets doivent être créés sur l'Élément de travail (ceux-ci peuvent être définis dans le calendrier de répétition du travail). Une fois que toutes les exigences sont remplies et que le travail est lié, cliquez sur Activer l'engagement pour finaliser la connexion.
Q : Pourquoi ne puis-je pas lier le travail à mon engagement?
R : Si vous avez du mal à lier des Éléments de travail, voici les raisons et les solutions les plus courantes :
L'Élément de travail a déjà été facturé : le travail doit être non facturé pour se lier à un engagement. S'il apparaît dans votre section Facturé », il ne peut pas être lié rétroactivement.
Le travail répétitif doit être configuré pour se répéter pour toujours : l'Élément de travail doit être configuré pour se Répéter pour toujours pour être éligible au lien.
Le modèle de tâches ne correspond pas à la configuration du service : seul le travail basé sur exactement le même modèle de tâches (nom, structure, fréquence) utilisé dans vos modèles de services sera éligible.
Le travail fait déjà partie d'un autre engagement : chaque Élément de travail ne peut être associé qu'à un seul engagement ou à un plan de facturation récurrent. S'il est déjà lié, il ne sera pas sélectionnable.
Les tâches et les budgets ne sont pas créés : les Éléments de travail doivent avoir des tâches et des budgets de créés, ce qui peut être défini dans le calendrier de répétition du travail.
Astuce : créez toujours d'abord les Éléments de travail répétitifs, en vous assurant qu'ils répondent à tous les critères d'éligibilité, avant de tenter de les lier aux engagements.
Facturation à partir des engagements
Q : Où les factures d'engagement apparaissent-elles dans Karbon?
R : Les engagements se connectent directement à votre flux de travail de facturation, et les factures apparaissent dans les Facturations en fonction de la méthode de facturation :
Pour le travail facturé de manière récurrente (lié à un engagement actif) : les factures seront générées automatiquement en fonction du cycle de facturation que vous avez défini lors de la configuration de l'engagement (par exemple, hebdomadaire ou mensuel). Celles-ci apparaissent dans la section Facturation > Facturations à la date de facturation prévue, généralement dans une facturation approuvée automatiquement.
Pour le travail facturé manuellement (Temps et matériel ou Ponctuel) : si votre service est configuré pour le Temps et matériel ou implique un travail que vous préférez facturer manuellement, vous irez dans Facturation > Non facturé. Sélectionnez l'Élément de travail et rédigez une facture manuellement. Le travail devient disponible pour facturation dès que le temps est enregistré ou qu'un frais fixe est défini.
Les engagements sont actuellement en accès anticipé. Pour en savoir plus, nous vous encourageons à contacter votre gestionnaire de réussite client.
Étapes utiles suivantes :
Vue d'ensemble des engagements : obtenez une compréhension de haut niveau de ce que sont les engagements pour une perspective fondamentale.
Créer et envoyer votre premier engagement Karbon : parcourez le processus complet de configuration d'un engagement du début à la fin.
Créer et faire correspondre les types de services dans Karbon : apprenez à créer vos types de services fondamentaux, qui sont la clé de l'organisation des offres de votre cabinet.
Créer votre premier service dans les modèles de services : comprenez comment créer des services individuels qui constituent le cœur de vos engagements.