Configurer et envoyer votre premier contrat client dans Karbon peut sembler être une étape importante. Or, ce guide complet vous accompagneront à travers chaque étape. De la définition de vos services à la correspondance des tâches et au suivi des factures, vous gagnerez en confiance pour formaliser vos accords client et optimiser vos opérations.
Avant de commencer
Assurez-vous que les éléments de base suivants sont en place pour une configuration d'engagement fluide :
Les Types de services sont créés sous Paramètres > Flux de travail > Types de services.
Les Types de tâches sont mis en correspondance avec leurs Types de services respectifs.
Les Modèles de tâches sont conçus pour toutes vos tâches répétitives.
Les Services sont ajoutés à vos Modèles de services avec leur fréquence de facturation et leurs types de frais appropriés.
Tous les Modèles de tâches pertinents sont liés à vos services avec les paramètres de répétition corrects.
Index
Étape 1 : Configurer les types de services
Les types de services organisent vos services en catégories de haut niveau (par exemple, Fiscalité, Services-conseils) pour une meilleure organisation et des rapports plus clairs.
Ce qu’il faut faire :
☐ Allez dans Paramètres > Flux de travail > Types de services.
☐ Cliquez sur Ajouter un Type de service.
☐ Nommez chaque type clairement (par exemple, « Services fiscaux », « Tenue de livres », « Services-conseils aux clients »).
☐ Faites correspondre les Types de tâches existants à chaque Type de service.
☐ Cliquez sur Sauvagarder.
Astuce : Vous n’avez pas besoin de faire la correspondance des Types de tâches internes (comme les tâches administratives ou les réunions d’équipe). Le fait de ne pas les faire correspondre garantit des rapports plus clairs.
Vous êtes prêt à passer à l'étape suivante lorsque :
✔️ Vous avez créé au moins 2 ou 3 types de services qui reflètent les offres de votre cabinet.
✔️ Tous les Types de tâches orientés vers le client sont en correspondance avec un Type de service.
Étape 2 : Créer vos modèles de services
Vos Modèles de services définissent les services offerts par votre cabinet, la manière dont chacun est livré et sa structure de facturation.
Ce qu’il faut faire :
☐ Allez dans Paramètres > Modèles de services.
☐ Cliquez sur Ajouter un service.
☐ Remplissez les détails du service :
Nom : un titre clair pour votre équipe et vos clients.
Type de service : sélectionnez parmi les types que vous venez de créer.
Description : ceci apparaîtra dans l'engagement envoyé à votre client.
Fréquence de facturation : la fréquence à laquelle le client sera facturé (par exemple, mensuelle, hebdomadaire).
Type de frais : choisissez Frais fixes ou Temps et matériel.
☐ Ajoutez les Modèles de travail qui reflètent le travail réel requis pour livrer ce service.
☐ Pour chaque Modèle de travail, définissez sa Fréquence de travail (par exemple, mensuelle) et attribuez des Frais (si vous utilisez des Frais fixes).
☐ Assurez-vous que la somme des Frais des Éléments de travail individuels correspond au total des frais si vous utilisez des Frais fixes.
Astuce : Utilisez des noms et des descriptions clairs et adaptés au client, car ceux-ci apparaîtront dans le document d'engagement.
Vous êtes prêt à passer à l'étape suivante lorsque :
✔️ Vous avez créé au moins un service complet dans vos Modèles de services.
✔️ Les Modèles de travail sont liés au service et reflètent des horaires et des frais exacts.
✔️ Le total des frais de service correspond à la somme des frais des tâches incluses (pour les Frais fixes).
✔️ Vous avez examiné votre configuration pour en vérifier la clarté et l'exactitude.
Étape 3 : Créer un nouvel engagement
Les engagements formalisent votre accord avec un client, en définissant la portée, la facturation et les conditions de livraison du service.
Ce qu’il faut faire :
☐ Allez dans Engagements (menu de gauche) > Nouvel engagement.
☐ Ajoutez un Nom d'engagement interne (par exemple, « Impôts 2025 - Nadeau & cie »).
☐ Sélectionnez le Client (l'entité de facturation).
☐ Définissez la Période d'engagement (date de début et Date de renouvellement).
☐ Ajoutez une Introduction (une note de bienvenue, des informations sur l'équipe ou des liens d'intégration).
☐ Ajoutez un ou plusieurs Services à partir de vos Modèles de services.
☐ Examinez et ajustez les Paramètres de facturation par défaut extraits de vos services.
☐ Ajoutez le texte de votre Accord (conditions, portée, clauses de non-responsabilité).
☐ Choisissez la Méthode d'acceptation :
Accepter au nom du client (si déjà convenu à l'externe).
Envoyer au client pour acceptation.
☐ Ajoutez une ou plusieurs Signataires requis pour approuver l'engagement.
Astuce : Les conditions d'accord que vous avez utilisées le plus récemment se rempliront automatiquement ; adaptez-les au besoin pour l'engagement en cours.
Vous êtes prêt à passer à l'étape suivante lorsque :
✔️ L'engagement est entièrement créé et enregistré (ou envoyée si elle est prête).
✔️ Les services sont sélectionnés et les détails de la facturation sont examinés.
✔️ Une méthode d'acceptation est choisie.
✔️ Toutes les personnes-ressources du client sont ajoutées.
Étape 4 : Ajouter des tâches au dossier client
Cette étape cruciale garantit que l'Élément de travail est créé sous le bon dossier de la personne-ressource client avant qu’elle ne soit liée à l'engagement.
Ce qu’il faut faire :
☐ Naviguez jusqu'au Dossier de la personne-ressource du client (le client pour qui le travail sera effectué).
☐ Cliquez sur Ajouter une tâche.
☐ Choisissez le bon Modèle de travail (celui-ci doit correspondre au modèle lié dans votre service).
☐ Définissez la Date de début et la Fréquence (cela doit correspondre à la fréquence de votre service).
☐ Définissez le Type de frais (Fixes ou Temps et matériel) pour qu'il corresponde au service.
☐ Assurez-vous que la tâche est configurée pour se Répéter pour toujours.
☐ Sauvegardez la Tâche.
Rappel : Le travail doit se trouver dans la même Personne-ressource sélectionnée dans l'engagement (le client pour qui le travail est effectué). Sinon, il ne sera pas disponible pour être lié.
Vous êtes prêt à passer à l'étape suivante lorsque :
✔️ Vous avez créé au moins une tâche pour chaque service dans le dossier de la personne-ressource du client.
✔️ Le Modèle de travail, la fréquence et les paramètres de frais de la tâche correspondent à ceux du service.
✔️ La tâche est configurée pour se répéter pour toujours.
Étape 5 : Correspondre les tâches à l'engagement
La correspondance du travail garantit que le suivi du temps, les Travaux en cours et la facturation s'alignent précisément sur vos services définis dans la mission.
Ce qu’il faut faire :
☐ Allez à l'onglet Tâches à l'intérieur de la mission.
☐ Sélectionnez les Éléments de travail qui correspondent aux services de votre engagement.
☐ Confirmez que le Modèle de travail de l'Élément de travail qui correspond exactement au Service.
☐ Cliquez sur Activer l'engagement.
Astuce : La correspondance échoue souvent en raison d'incohérences dans le Modèle de travail, la fréquence ou les paramètres de frais entre la tâche et le service. Revérifiez ces détails avant d'essayer de faire la correspondance.
Vous êtes prêt à passer à l'étape suivante lorsque :
✔️ Une ou plusieurs Éléments de travail sont liées avec succès à l'engagement.
✔️ Toutes les règles de correspondance (paramètres de répétition, modèles correspondants, fréquences) sont respectées.
✔️ Vous avez activé l'engagement.
Étape 6 : Trouver les factures de vos engagements
Les factures liées à un engagement seront générées automatiquement par la facturation récurrente une fois que la mission est active.
Ce qu’il faut faire :
☐ Allez dans Facturation > Facturations.
☐ Utilisez la date de facturation pour trouver les factures dans les Facturations approuvées automatiquement.
☐ Cliquez sur un Cycle de facturation pour ensuite :
Afficher les détails de la facture.
Confirmer les montants et les dates d'échéance.
Fermer le cycle de facturation pour envoyer les factures en vrac.
Astuce : La date et la fréquence de la facture sont définies lors de la configuration de l'engagement. Si vous ne voyez pas la facture attendue, vérifiez la date de début de la facturation et les paramètres du plan récurrent de l'engagement.
Vous êtes prêt à progresser lorsque :
✔️ Vous avez localisé une facture créée à partir de votre engagement.
✔️ Vous comprenez comment le calendrier de la facture s'aligne sur le calendrier de facturation récurrente.
✔️ Vous êtes à l'aise pour suivre l'historique des factures et les frais à venir à partir de Facturation > Cycle de facturation.
Après l'envoi/l'activation
Une fois votre engagement envoyée ou activée, continuez à la gérer efficacement :
Suivre l'état : surveillez l'état de l'engagement (par exemple, En attente du client, Accepté, Actif).
Faire un suivi : si l'engagement est en attente du client, faites un suivi auprès des signataires en attente au besoin.
Ça y est — vous êtes prêt à créer des engagements en toute confiance!
Vous avez réussi à parcourir l'ensemble du processus de configuration de votre premier engagement, de la définition des services à la correspondance des tâches et au suivi des factures.
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Étapes utiles suivantes :
Vue d'ensemble des engagements : obtenez une compréhension de haut niveau de ce que sont les engagements et de leur objectif dans Karbon.
Créer et faire correspondre les types de services dans Karbon : approfondissez la configuration de vos catégories de services fondamentales pour une gestion efficace des engagements.
Créer votre premier service dans les modèles de services : apprenez à créer des services individuels qui sont des composantes essentielles de tout engagement.
Foire aux questions sur les engagements : répondez aux questions courantes et trouvez des conseils de dépannage pour la configuration et l'utilisation des engagements.
Créer un nouvel engagement : concentrez-vous sur les étapes détaillées spécifiquement pour la création de l'enregistrement de l'engagement lui-même.