L'intégration de Xero pour Karbon offre une solution puissante aux cabinets comptables et aux entreprises pour rationaliser leurs processus de gestion des clients. À la base, la fonction de synchronisation des personnes-ressources assure que les données de personne-ressource de vos clients sont partagées de manière cohérente et précise entre votre compte Xero et votre espace de travail Karbon. Cela élimine le besoin de saisie manuelle des données, réduit le risque d'erreurs et garantit que tous les membres de votre équipe ont accès aux renseignements les plus récentes sur les clients, quelle que soit la plateforme qu'ils utilisent. Cette présentation explore les principales fonctionnalités et les avantages de la synchronisation des personnes-ressources Xero.
Principales caractéristiques/avantages
Importation de personnes-ressources sans effort : lors de la connexion initiale de Xero à Karbon, toutes vos personnes-ressources existantes de Xero sont automatiquement importées dans Karbon. Cette importation immédiate des données de vos clients dans l'environnement Karbon vous permet d'économiser du temps et des efforts.
Correspondance intelligente des personnes-ressources : Karbon utilise un système de correspondance intelligent qui analyse les personnes-ressources Xero entrantes et les compare avec vos personnes-ressources Karbon existantes. Ce processus d'appariement s'appuie principalement sur le nom et l'adresse courriel de facturation de la personne-ressource pour identifier les liens potentiels. Les personnes-ressources sont classées en trois catégories :
Correspondance complète : le nom et le courriel de facturation correspondent parfaitement à une personne-ressource Karbon existant.
Conflit : Le nom ou le courriel de facturation correspond à une personne-ressource Karbon, mais pas les deux. Ces conflits nécessitent un examen manuel.
Pas de correspondance : ni le nom ni le courriel de facturation ne correspondent à une personne-ressource existant de Karbon.
Synchronisation bidirectionnelle transparente : pour les personnes-ressources identifiées comme « Correspondance parfaite », l'intégration établit une synchronisation continue et bidirectionnelle pour les champs clés de la personne-ressource. Cela signifie que toute modification apportée aux renseignements suivants dans Karbon ou Xero sera automatiquement et immédiatement reflétée dans l'autre système :
Nom de la personne-ressource
Courriel de facturation
Numéro de téléphone principal
Adresse de facturation
Résolution intuitive des conflits : lorsque le système identifie un « conflit », ces correspondances partielles sont signalées à votre attention dans un écran dédié aux « problèmes de correspondance ». Vous pouvez alors examiner les correspondances potentielles et décider de confirmer le lien (en permettant aux données Xero de remplacer les données Karbon pour les champs synchronisés) ou de créer une nouvelle personne-ressource Karbon distinct. Cela permet de maintenir l'intégrité des données et d'éviter la fusion accidentelle de clients disparates.
Création automatique d'une nouvelle personne-ressource dans Karbon : Les personnes-ressources de Xero qui n'ont pas de correspondance dans Karbon déclencheront automatiquement la création d'une nouvelle personne-ressource dans Karbon. Cette nouvelle personne-ressource Karbon héritera des données disponibles dans Xero (nom, courriel principal, numéro de téléphone, adresse de facturation) et se verra attribuer le type de personne-ressource par défaut que vous avez spécifié lors de la configuration initiale de la synchronisation. Il est important de noter que l'intelligence artificielle de Karbon tentera également de classer la nouvelle personne-ressource en tant que personne ou organisation.
Création manuelle de personnes-ressources de Karbon vers Xero : Alors que les personnes-ressources Xero sont automatiquement transférées dans Karbon, les personnes-ressources créées directement dans Karbon ne sont pas automatiquement synchronisées avec Xero. Cependant, vous avez la possibilité de pousser manuellement une personne-ressource Karbon vers Xero à tout moment. Dans les détails de la personne-ressource Karbon, dans la section « Client Xero », un bouton « Créer une personne-ressource Xero » vous permet d'initier cette synchronisation à sens unique, en transférant le nom, le courriel de facturation, le numéro de téléphone principal et l'adresse de facturation de la personne-ressource pour créer une nouvelle personne-ressource dans Xero.
Désynchronisation et resynchronisation souples : vous avez le contrôle sur les personnes-ressources activement synchronisées. À tout moment, vous pouvez choisir de « désynchroniser » une personne-ressource correspondante. Le lien de synchronisation est alors rompu et les modifications futures dans l'un ou l'autre système n'auront plus d'incidence sur l'autre. Si nécessaire, les personnes-ressources précédemment désynchronisées peuvent être trouvées sous l'onglet « Non synchronisées » de l'écran « Problèmes de correspondance », ce qui vous permet de les apparier à nouveau et de reprendre la synchronisation ou de créer une nouvelle personne-ressource basée sur les données de Karbon ou de Xero.
Cas d'utilisation/exemples
Intégration de nouveaux clients : lorsque vous intégrez un nouveau client et que vous l'enregistrez dans votre grand livre Xero, la synchronisation des personnes-ressources garantit que ses données de base sont automatiquement disponibles dans Karbon, afin que vous puissiez commencer à gérer son travail et son engagement.
Mise à jour des renseignements : si un client change d'adresse de facturation ou de numéro de personne-ressource principal et met à jour ces renseignements dans Xero, les champs correspondants dans la personne-ressource Karbon lié seront automatiquement mis à jour, garantissant ainsi que votre équipe dispose toujours des renseignements corrects
Résolution des divergences dans la saisie des données : la fonction de résolution des conflits permet d'identifier les situations dans lesquelles un client peut être répertorié de manière légèrement différente dans Karbon et Xero (par exemple, des abréviations différentes ou un nom de jeune fille par rapport à un nom de femme mariée). Vous pouvez ensuite examiner ces correspondances potentielles et vous assurer que les systèmes sont alignés.
Vue centralisée des clients : en synchronisant les renseignements de personne-ressource, votre équipe peut s'appuyer sur Karbon pour centraliser toutes les activités liées aux clients, en sachant que les renseignements de personne-ressource sont cohérents avec vos données financières dans Xero.
Communication efficace : des adresses courriel et des numéros de téléphone exacts, synchronisés par l'intégration, garantissent que les communications de vos clients parviennent sans erreurs aux destinataires prévus.