L’intégration de Xero avec Karbon vous offre une solution puissante aux cabinets d'expertise-comptable et aux entreprises pour rationaliser la gestion des clients et des processus financiers. Le cœur de cette intégration est la synchronisation des personnes-ressources, ce qui garantit que vos données sont constamment et précisément partagées entre votre compte Xero et votre espace de travail Karbon. Finie la saisie manuelle des données. Cette intégration réduit les risques d’erreurs et vous garantit que toute votre équipe a accès aux informations les plus à jour, peu importe la plateforme utilisée. Cet aperçu présente les principales fonctionnalités et avantages de la synchronisation des personnes-ressources Xero et de la nouvelle synchronisation des factures.
Fonctionnalités et avantages principaux
Synchronisation des personnes-ressources :
Importation simplifiée des personnes-ressources : lors de la connexion initiale de Xero à Karbon, vous serez invité à sélectionner un filtre ContactType. Karbon importera uniquement les personnes-ressources correspondant à votre sélection (Clients seulement, Fournisseurs et Clients, ou Tous les contacts). Les personnes-ressources exclues par ce filtre ne seront pas synchronisées.
Correspondance intelligente des personnes-ressources : Karbon utilise un système de correspondance intelligent qui analyse les personnes-ressources provenant de Xero et les compare aux personnes-ressources existantes dans Karbon. Ce processus de correspondance repose principalement sur le nom et l’adresse courriel de facturation pour identifier les liens possibles. Les personnes-ressources sont classées en trois catégories :
Correspondance complète : le nom et l’adresse courriel correspondent parfaitement à une personne-ressource existante dans Karbon.
Conflit : Le nom ou l’adresse courriel correspond, mais pas les deux. Une révision manuelle est nécessaire.
Aucune correspondance : ni le nom ni l’adresse courriel ne correspondent à une personne-ressource existante dans Karbon.
Synchronisation bidirectionnelle fluide : pour les personnes-ressources identifiées comme une « correspondance complète », l’intégration établit une synchronisation continue et bidirectionnelle pour les champs principaux. Toute modification des informations suivantes dans Karbon ou Xero sera automatiquement et immédiatement répercutée dans l’autre système :
Nom de la personne-ressource
Courriel de facturation
Numéro de téléphone principal
Adresse de facturation
Résolution intuitive des conflits : lorsqu'un « conflit » est détecté, ces correspondances partielles sont signalées dans l’écran « Match Issues » dédié. Vous pouvez y examiner les correspondances potentielles et décider de confirmer le lien (permettant aux données de Xero d’écraser celles de Karbon pour les champs synchronisés) ou de créer une nouvelle personne-ressource distincte dans Karbon. Cela garantit l’intégrité des données et évite les fusions accidentelles de clients distincts.
Création automatique de nouvelles personnes-ressources dans Karbon : les personnes-ressources de Xero qui respectent le filtre ContactType, mais sans correspondance existante, déclencheront la création d’une nouvelle personne-ressource dans Karbon. Celles exclues par le filtre ne seront pas importées ni visibles tant que le filtre n’est pas modifié. Cette nouvelle personne-ressource Karbon héritera des données disponibles de Xero (nom, courriel principal, numéro de téléphone et adresse de facturation). Elle recevra aussi le type de contact par défaut défini lors de la configuration initiale de la synchronisation. De plus, l’IA Karbon tentera de classifier la personne-ressource comme individu ou organisation.
Création manuelle de personnes-ressources de Karbon vers Xero : alors que les personnes-ressources Xero sont automatiquement importées dans Karbon, celles créées directement dans Karbon ne sont pas synchronisées avec Xero. Cependant, vous pouvez pousser manuellement une personne-ressource Karbon vers Xero à tout moment. Dans les détails de la personne-ressource Karbon, dans la section « Xero Client », le bouton Créer une personne-ressource Xero vous permet de lancer cette synchronisation unidirectionnelle, ainsi poussant le nom, le courriel de facturation, le numéro de téléphone principal et l’adresse de facturation vers Xero. Cette action contourne le filtre ContactType et assure une synchronisation immédiate.
Désynchronisation et resynchronisation flexibles : vous contrôlez les personnes-ressources activement synchronisées. À tout moment, vous pouvez « désynchroniser » une correspondance, rompant ainsi le lien de synchronisation. Les modifications futures dans l’un ou l’autre système n’affecteront plus l’autre. Si nécessaire, les personnes-ressources désynchronisées apparaissent dans l’onglet « non synchronisées » de l’écran « Match Issues », où vous pouvez les resynchroniser ou créer une nouvelle personne-ressource à partir des données de Karbon ou Xero.
Synchronisation des factures :
Synchronisation fluide des factures Karbon vers Xero : la nouvelle synchronisation Karbon-Xero Blue permet de créer des factures dans Karbon et de les synchroniser automatiquement vers Xero Blue. Vos données comptables restent ainsi précises et à jour, avec un minimum d’efforts manuels.
Mise en correspondance configurable des comptes et taxes : définissez des comptes de revenus et de dépenses par défaut dans Xero, mappez les types de services Karbon aux comptes Xero pour des rapports détaillés, et liez les taux de taxe Karbon à leurs équivalents dans Xero.
Date de début de synchronisation flexible : gérez quelles factures sont synchronisées avec Xero en définissant une date de début. Seules les factures émises à partir de cette date seront incluses.
Mises à jour automatiques des statuts : une fois qu’une facture est envoyée dans Karbon, son statut passe automatiquement à En attente du paiement et déclenche la synchronisation avec Xero, optimisant ainsi le flux de facturation.
Cas d’usage / Exemples
Intégration de nouveaux clients : lors de l’intégration d’un nouveau client, il est recommandé de créer la personne-ressource dans Karbon en premier, puis de la pousser vers Xero. Cela garantit qu’elle apparaît correctement dans Xero.
Mise à jour des informations : si un client change son adresse de facturation ou son numéro principal et met à jour ces informations dans Xero, les champs correspondants dans Karbon seront automatiquement mis à jour.
Résolution des incohérences de saisie : la fonction de résolution des conflits aide à identifier les situations où un client est listé différemment dans Karbon et Xero (abréviations, ancien/nom marital, etc.). Vous pouvez alors réviser et aligner les données.
Vue centralisée des clients : en synchronisant les informations de personne-ressource, votre équipe peut utiliser Karbon comme hub central pour toutes les activités liées aux clients, sachant que les données de base sont cohérentes avec Xero.
Communication efficace : les courriels et numéros de téléphone exacts, maintenus à jour par l’intégration, assurent que les communications clients atteignent les bonnes personnes.
Facturation optimisée : créez des factures dans Karbon et synchronisez-les automatiquement avec Xero Blue, garantissant des données financières cohérentes sans saisie manuelle.