Synchroniser vos factures entre Xero et Karbon

La synchronisation des factures entre Karbon et Xero Blue permet une intégration fluide des factures entre Karbon et Xero Blue. Cette intégration vous permet de créer des factures dans Karbon et de les synchroniser automatiquement avec Xero Blue avec des détails précis, garantissant que vos enregistrements comptables restent à jour.

Prérequis

Vous devez avoir un compte Karbon actif avec des privilèges d’administrateur.
Vous devez avoir un compte Xero (Grand Livre général) actif avec des identifiants d’administrateur principal.
Assurez-vous d’être connecté au bon compte Xero que vous souhaitez relier à Karbon.
Vous devez avoir connecté et autorisé la synchronisation des personnes-ressources avec Xero.

Étapes

Configuration de la synchronisation des factures Xero

1. Accéder aux paramètres Xero – Synchronisation des factures

Allez dans Applications connectées → Xero Grand Livre général dans Karbon.
Confirmez que votre compte Xero est connecté.
Notez : Si vous n’avez pas encore configuré la synchronisation des personnes-ressources, consultez le document d’aide.
Trouvez la section Synchronisation des factures Xero sur cette page.
Vérifiez ces prérequis :
- Les comptes dans Xero correspondent aux types de services Karbon.
- Les taux de taxe sont alignés entre Karbon et Xero.
- La devise principale dans Xero correspond à celle de Karbon.
Cliquez sur Configurer la synchronisation pour démarrer la configuration.

2. Définir les comptes par défaut pour les revenus et dépenses

Chaque ligne de facture dans Xero nécessite un code de compte du Plan comptable.
Définissez le compte de revenu par défaut dans Xero. Karbon mappe vos types de services aux comptes Xero, mais si aucun mappage spécifique n’existe, le compte par défaut sera utilisé.
Définissez le compte de dépenses par défaut. Toute dépense facturable ajoutée depuis un élément de travail ou une personne-ressource sera attribuée à ce compte dans Xero.
Cliquez sur Suivant pour continuer.

3. Mettre en correspondance les types de services aux comptes Xero

Vous verrez une liste de tous les types de services Karbon.
Par défaut, tous les types de services sont mappés à votre compte de revenu par défaut.
Vous pouvez attribuer des comptes Xero spécifiques pour chaque type de service pour un rapport plus détaillé.
Cliquez sur Suivant une fois que vous avez terminé.

4. Mettre en correspondance les taux de taxe

Reliez les taux de taxe Karbon aux taux de taxe correspondants dans Xero.
Complétez la mise en correspondance pour tous les taux applicables.
Cliquez sur Suivant pour continuer.

Notez : si les pourcentages ne correspondent pas, vous verrez des alertes de validation pour corriger les écarts.

5. Sélectionner la date de début de synchronisation des factures

Choisissez une date de début pour la synchronisation des factures. Seules les factures émises à partir de cette date seront synchronisées avec Xero.
Cette date peut être définie dans le futur, ce qui vous donne le contrôle sur les factures qui seront synchronisées.
Confirmez votre sélection et cliquez sur Suivant.

6. Vérifier les paramètres

Passez en revue le résumé de vos mises en correspondance de comptes, de taux de taxe et de date de début de synchronisation.
Vous pouvez toutefois revenir sur cette page à tout moment pour mettre à jour les paramètres en cliquant sur Modifier.

Créer et envoyer de factures dans Karbon

Allez dans l’onglet Non facturé pour voir tous les éléments prêts à être facturés.
Cliquez sur Créer une facture pour générer la facture.
Vérifiez les détails de la facture. Vous pouvez modifier les descriptions, dates et montants si nécessaire avant l’envoi.
Une fois finalisée, cliquez sur Approuver et envoyer pour émettre la facture.

Notez : Une fois la facture envoyée, Karbon met automatiquement à jour le statut de la facture à En attente de paiement et déclenche la synchronisation avec Xero.

Vérification de la synchronisation des factures dans Xero

Option A

Trouvez la facture synchronisée dans Karbon.
Cliquez sur la facture.
Vérifiez le Statut de synchronisation en haut à droite.
Vous pouvez ensuite l’ouvrir dans Xero via le menu … en haut à gauche.

Option B

Ouvrez l’onglet Factures dans la facturation.
Cliquez sur En attente de paiement.
Vérifiez le Statut de synchronisation de chaque facture.

Quels sont les statuts de synchronisation?

Pour en savoir plus sur les erreurs fréquentes de synchronisation avec Xero et leurs solutions : Xero Grand Livre général : gestion des erreurs.