Karbon n'offre pas actuellement de fonctionnalité de signature de documents, que ce soit dans l'application ou par intégration. Cet article décrit les options disponibles lors de l'utilisation d'autres applications de signature de documents.
Lorsque vous avez une étape dans votre flux de travail qui consiste à obtenir une signature sur un document, par exemple, une déclaration de TVA, il y a généralement trois approches parmi lesquelles vous pouvez choisir.
1. Utiliser une demande du client avec un lien unique pour la signature du document.
Cette approche fonctionne avec les logiciels de signature de documents, ce qui permettent de générer des URL uniques liés au document à signer. Ces URL peuvent ensuite être copiés et collés dans une demande du client.
Par exemple, comme indiqué ci-dessous, la tâche dans la demande pourrait être la suivante : Veuillez signer votre déclaration de TVA en utilisant ce lien [insérer le lien de l'application de signature] et marquer cette tâche comme terminée une fois qu'elle a été effectuée.
Lesavantages de cette approche sont les suivants :
Le client sera familiarisé avec le portail client Karbon et aura donc confiance dans l'origine du message, ce qui l'aidera à valider l'authenticité de la demande de signature envoyée séparément.
Le client recevra des rappels automatiques jusqu'à ce que la tâche soit terminée ou que cinqddddddddd rappels aient été envoyés.
L'utilisation des demandes du client Karbon est un moyen sûr de communiquer avec les clients.
Les inconvénients sont les suivants :
S'ils complètent la signature mais oublient de marquer la tâche, ils peuvent continuer à recevoir des rappels jusqu'à ce que vous la cochiez en interne ou qu'ils la fassent eux-mêmes.
2. Utilisation d'une demande du client sans lien unique pour la signature du document
Cette approche fonctionnerait pour n'importe quelle application de signature de document utilisée.
Par exemple, comme indiqué ci-dessous, la demande du client pourrait être la suivante : Veuillez signer votre déclaration de TVA en utilisant le lien envoyé par courriel par notre application de signature numérique [insérer le nom de l'application de signature] et marquer cette tâche comme terminée une fois qu'elle a été effectuée.
Les avantages sont les suivants :
Le client sera familiarisé avec le portail client de Karbon et fera donc confiance à l'origine du message, ce qui l'aidera à valider l'authenticité de la demande de signature envoyée séparément.
Le client recevra des rappels automatiques jusqu'à ce que la tâche soit terminée ou que 5 rappels aient été envoyés.
L'utilisation des demandes du client Karbon est un moyen sûr de communiquer avec les clients.
Les inconvénients sont les suivants :
S'ils complètent la signature mais oublient de marquer la tâche, ils peuvent continuer à recevoir des rappels jusqu'à ce que vous la cochiez en interne ou qu'ils la fassent eux-mêmes.
Le client recevra un courriel supplémentaire contenant cette demande, en plus d'un deuxième courriel provenant de l'application de signature de documents.
3. Ne pas utiliser de demande du client
Vous pouvez choisir d'envoyer la demande de signature par l'intermédiaire de l'application utilisée ou par un courriel distinct (en dehors des demandes des clients). Dans ce cas, nous vous recommandons d'inclure les sections suivantes dans votre flux de travail :
La raison pour laquelle les tâches sont divisées en sections est que les automates peuvent être utilisés pour mettre à jour le statut du travail automatiquement en utilisant les Automates de liste de tâches.
Utilisation des automates de liste de tâches
Quelle que soit l'approche que vous choisissez, pensez à ajouter cet automate pour mettre à jour le statut du travail.
Si vous utilisez les options de demande du client, options 1 ou 2, ajoutez ces deux automates à la même section de demande du client.
Si vous n'utilisez pas l'option Demande du client, option 3, dans la section Envoyer pour signature, utilisez cet automate :
Dans la section En attente de la signature, utilisez cet automate :
Pour en savoir plus :