Vous avez besoin d'un endroit où vous pouvez avoir une idée rapide de votre charge de travail pour les semaines à venir ? Ma Semaine est là !

Ma Semaine vous donne un aperçu de l'état actuel et des détails supplémentaires de tous les travaux et tâches qui vous sont assignés. Vous pouvez ensuite organiser ces éléments en un plan d'action gérable décrivant exactement ce que vous devez faire. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur l'anatomie de Ma Semaine et de la semaine de votre collègue !

Les éléments dont vous êtes responsable peuvent être organisés selon les rubriques suivantes :

« Cette semaine » vous montre les éléments qui sont planifiés pour la semaine en cours. Vous pouvez voir les éléments sur lesquels vous travaillez actuellement ou les éléments de travail, les courriels et les notes sur lesquels vous prévoyez de travailler cette semaine-là.

Tous les travaux sont classés en fonction de leur état ou de leur sous-état, de
« Terminé » à « À planifier ». Les notes et les courriels sont classés du dernier au premier ajout.

L'option « Travail en cours » est destinée à indiquer les éléments qui constituent votre priorité et votre priorité absolue. Vous pouvez déplacer ces éléments hautement prioritaires de votre bac « Cette semaine » vers votre « Travail en cours » par simple glisser-déposer.

Lorsqu'un élément est déplacé dans la catégorie « Travail en cours », cela indique à votre équipe que vous travaillez sur cet élément. Vous pourrez également voir tous les membres de l'équipe qui travaillent également sur cet élément.

Si vous avez terminé une partie du travail et que vous avez besoin d'en terminer d'autres plus tard, vous pouvez le déplacer de « Travail en cours » vers
« Cette semaine » et vers un autre bac hebdomadaire.

Au fur et à mesure que votre liste s'allonge, pour identifier rapidement les éléments que vous souhaitez consulter ou sur lesquels vous souhaitez travailler, vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour afficher les éléments spécifiques dont vous avez besoin.

Les options de filtrage disponibles sont les suivantes :

N'oubliez pas que les options de filtrage pour les quatre filtres ci-dessus varient en fonction des éléments présents.

Si vous trouvez que votre liste de filtres est trop longue pour être affichée sur un seul écran, vous pouvez la faire défiler vers la droite pour en voir davantage.

La carte de travail est la façon dont chaque élément est présenté dans Ma Semaine et chaque carte affiche le nom de l'élément de travail, le client, le nombre de tâches que vous avez (ou s'il y en a), la date d'échéance du travail et si quelque chose est en retard (travail ou tâches). Il vous fournit également l'état d'avancement des budgets et sur la carte de travail, il vous montre également combien de temps il vous reste dans le budget (le cas échéant). La carte de travail affichera également un message en fonction de l'état de l'élément de travail pour l'individu :

[x nombre] Tâches : Si des tâches ont été attribuées à l'utilisateur, la fiche de travail affiche le nombre de tâches.

Aucune tâche assignée : Ce message s'affiche si l'utilisateur n'a pas de tâches mais qu'il est l'attributaire du travail.

Toutes vos tâches ont été réaffectées : Si les tâches de l'utilisateur ont été réaffectées, ce message s'affiche et invite l'utilisateur à "passer à Terminé".

Le travail est terminé : Ce message s'affiche si l'élément de travail est terminé et invite à "Déplacer vers Terminé".

Tâches en attente d'affectation par l'automate : Ce message s'affichera si l'utilisateur n'a pas de tâches qui lui sont actuellement assignées, mais qu'un automate de tâches a été configuré pour lui assigner des tâches à l'avenir.

Si vous avez besoin de plus d'informations, vous pouvez cliquer sur la fiche de travail, ce qui fera apparaître un résumé de ce poste de travail appelé « superposition de travail ». La superposition des travaux est un module qui fournit un résumé plus détaillé de l'élément de travail.

Cette superposition fournit des informations telles que les notes épinglées, la dernière tâche terminée, l'état d'avancement du projet (y compris le budget utilisé) et la liste de vos tâches. Vous pouvez vous attendre à voir les éléments suivants dans une superposition de travail :

Si vous avez besoin de plus d'informations, vous pouvez soit cliquer sur le poste de travail complet, soit cliquer sur une tâche individuelle, ce qui vous amènera à la tâche étendue du poste de travail.

La rubrique « Semaine prochaine » vous montre tous les éléments prévus pour être déplacés dans la rubrique « Cette semaine ».

Par exemple, tous les éléments de travail de la semaine prochaine seront transférés dans le panier de la semaine en cours lorsque vous vous connecterez le lundi matin. Les éléments restants dans « Cette semaine » seront conservés jusqu'à ce qu'ils soient déplacés dans « Terminé ».

Dans cette vue, vous pouvez obtenir un aperçu rapide des tâches dont vous serez responsable au cours de la semaine à venir. Comme dans le cas de la section « Cette semaine », vous pouvez également filtrer les éléments pour trouver ceux que vous souhaitez consulter.

Si vous souhaitez déplacer certains éléments de la vue « Semaine prochaine », il vous suffit de les faire glisser et de les déposer dans un autre bac.

Lorsque vous êtes chargé d'un élément sur lequel vous savez que vous ne serez pas prêt à travailler la semaine en cours ou la semaine suivante, vous pouvez placer des éléments dans ce dossier « Plus tard » et leur donner une date précise à laquelle vous souhaitez qu'ils reviennent.

Vous pouvez faire glisser des éléments d'autres bacs ici pour les pousser lorsque vous prévoyez de commencer à travailler sur ces éléments. Lorsque vous ajoutez ces éléments dans la section « Plus tard », un module apparaît pour vous permettre de choisir la date à laquelle vous souhaitez commencer le travail.

Vous pouvez ajouter des éléments à ce panier de deux façons :

1. Faites-le glisser à partir d'un autre bac, tel que « Cette semaine », « Semaine prochaine »,
« À planifier », ou « Terminé ».

2. Lorsque vous êtes dans l'élément de travail que vous souhaitez ajouter au panier
« Plus tard », choisissez la date à laquelle vous souhaitez qu'il apparaisse dans votre vue
« Cette semaine » en choisissant les options de date proposées.

Pour les éléments de travail et les tâches associées qui vous sont assignées, vous devrez naviguer vers l'élément de travail, ouvrir l'onglet détails, faire défiler jusqu'à l'équipe de travail, et puis cliquer sur le texte sous Semaine planifiée. Cela ouvrira un module qui vous permettra de choisir les dates auxquelles vous souhaitez qu'il passe de « Plus tard » à « Cette semaine ».

Un élément de travail peut être planifié jusqu'à trois mois à l'avance. Au-delà, il peut rester dans la catégorie « À planifier » jusqu'à ce que vous soyez prêt.

Gardez à l'esprit que les e-mails et les notes ne peuvent être planifiés que dans la semaine en cours. Si vous souhaitez les déplacer dans les rubriques « Semaine prochaine » ou « Plus tard », vous devrez le faire dans la fonction « Ma Semaine ».

Pour tous les éléments de travail pour lesquels vous êtes l'attributaire, vous aurez une tâche ou un budget assigné qui sera placé ici. Vous pourrez ensuite décider de la date à laquelle vous souhaitez planifier cette tâche et la déplacer dans la catégorie

« Cette semaine », « Semaine prochaine », « Plus tard » ou « Terminé ».

Comme pour les options « Cette semaine » et « Plus tard », vous pouvez filtrer les éléments dans cette vue afin d'accéder à l'élément dont vous avez le plus besoin et planifier le moment où vous souhaitez travailler dessus en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer et en le plaçant dans la case appropriée.

C'est ici qu'apparaissent tous les éléments que vous avez terminés dans Ma Semaine. Vous remarquerez qu'ils sont classés en fonction de la date à laquelle vous avez terminé le travail.

Si la situation change, la carte sera replacée dans la section « Cette semaine » et mise en gras (pour indiquer qu'il s'agit d'un nouvel élément).

N'oubliez pas que les éléments placés dans le bac « Terminé » n'entraînent aucune action sur l'élément en question. Vous devrez toujours aller dans cet élément et le compléter (par exemple, les éléments de travail ou les tâches).

Cette recherche dans la page vous aidera à réduire votre liste de travail dans Ma Semaine. Cette recherche permet d'effectuer une recherche par nom de client (courriels, notes, éléments de travail), par nom d'élément de travail, par nom de courriel, et par nom de note.

C'est ici que vous pouvez connecter le calendrier de votre fournisseur de messagerie à Karbon pour visualiser et planifier votre journée dans Karbon.

Pour connecter votre calendrier, rendez-vous dans votre espace Ma Semaine, puis cliquez sur le bouton vous permettant de vous connecter. Si vous utilisez Gmail, vous choisirez « Se connecter avec Google », et si vous avez Office 365 ou Exchange, vous choisirez « Connecter le calendrier ».

Vous suivrez un processus de connexion similaire à celui que vous avez suivi lors de votre première inscription à Karbon, qui vous demandera la permission d'intégrer votre calendrier actuel à Karbon.

Une fois que vous êtes connecté à votre calendrier, vous verrez tous les éléments qui se trouvent actuellement dans ce calendrier.

Par défaut, vous serez dirigé vers la vue de mois dans laquelle vous vous trouvez, mais vous aurez trois options pour afficher votre calendrier :

Pour bloquer du temps dans votre calendrier, faites glisser et déposez les éléments dont vous êtes responsable dans la plage horaire souhaitée. Cela se reflétera également dans votre calendrier du côté du fournisseur de messagerie, afin que votre équipe reste toujours au courant votre disponibilité.

Une fois que vous avez glissé et déposé l'élément dans votre calendrier, il bloquera par défaut 30 minutes, mais vous aurez la possibilité d'ajuster la durée ainsi que la date de l'événement.

Lorsqu'un événement a été créé en faisant en effectuant un glisser-déposer d'un élément de travail depuis Ma semaine, l'utilisateur peut en voir les détails dans la modale. Sous le champ Travail, il pourra cliquer sur le nom du poste de travail. Cela fera apparaître la superposition de travail. À partir de là, il peut effectuer un travail ou se rendre sur le poste de travail lui-même.

Lorsque vous bloquez du temps dans votre calendrier à partir de Ma Semaine, vous avez la possibilité de définir sa visibilité. Par défaut, les éléments seront définis comme visibles, ce qui signifie que si l'élément (travail assigné, note ou courriel) est public, il apparaîtra tel quel sur le calendrier de votre boîte de réception.

Si vous faites glisser un élément qui est privé, caché ou non visible par les autres (par exemple, un courriel qui n'est pas sur une ligne de temps publique), il sera défini comme caché dans le calendrier Karbon.

Il apparaîtra également comme « occupé » dans le calendrier de votre fournisseur de messagerie pour vos collègues.

Vous pouvez modifier la visibilité lors de la création en utilisant la liste déroulante et en choisissant la visibilité souhaitée.

Vous pouvez en outre obtenir un aperçu de l'état actuel et des détails de tous les travaux et tâches assignés à vos collègues. Par défaut, ce paramètre est activé pour chaque utilisateur de Karbon.
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En allant dans votre menu principal et en cliquant sur Ma Semaine, vous verrez un menu déroulant appelé « Semaine des collègues ». Vous verrez alors une liste de tous vos collègues et un aperçu rapide des éléments qu'ils ont dans leur semaine.

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Dans cette vue, vous verrez combien d'éléments se trouvent dans chaque panier qui se trouve dans votre semaine ou celle de votre collègue.
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Sur cette page, il se peut que certaines informations ne s'affichent pas pour votre ou vos collègues. Cela s'explique par le fait qu'ils ont désactivé le paramètre qui permet à votre équipe de voir leur « Ma Semaine ».
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Cependant, pour vos collègues qui n'ont pas désactivé ce paramètre, vous pouvez accéder à leur vue pour voir ce sur quoi ils travaillent actuellement ou ce qu'ils ont planifié ou non.
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Gardez à l'esprit que si un élément est privé ou ne figure sur aucune ligne de temps publique, vous n'aurez pas accès à ces éléments. Vous pourrez toutefois voir le nombre d'éléments qu'ils ont dans chaque panier.
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