Vous avez besoin d'un endroit où vous pouvez avoir une idée rapide de votre charge de travail pour les semaines à venir? Alors Ma Semaine est là!
Ma Semaine vous donne un aperçu de l'état actuel et des détails supplémentaires de tous les travaux et tâches qui vous sont assignés. Vous pouvez ensuite organiser ces éléments en un plan d'action gérable décrivant exactement ce que vous devez faire. Dans cet article, vous en apprendrez davantage sur l'anatomie de Ma Semaine et de la semaine de votre collègue!
Index
Vidéo : vue d'ensemble de Ma Semaine (1 min)
Accéder à Ma Semaine
Dans le menu principal de Karbon, cliquez sur « Ma Semaine ».
Comprendre les bacs dans Ma Semaine
Les éléments qui vous incombent peuvent être organisés dans les bacs suivants :
Cette semaine
Cette Semaine affiche les éléments prévus pour la semaine en cours. Vous y verrez les éléments sur lesquels vous travaillez actuellement, ainsi que les travaux, courriels et notes que vous planifiez de traiter cette semaine.
Tous les travaux sont classés par statut ou sous-statut, allant de complété à planifié, tandis que les notes et courriels sont triés du plus récent au plus ancien.
Travail en cours
Cette section met en avant vos priorités absolues. Vous pouvez déplacer des éléments à forte priorité de Cette semaine vers Travail en cours simplement en les glissant-déposant.
Lorsque vous déplacez un élément dans Travail en cours, votre équipe sait que vous y travaillez. Vous pouvez également voir quels membres de l’équipe y travaillent aussi.
Si une partie du travail est terminée et que vous devez finir le reste plus tard, vous pouvez le retirer de Travail en cours et le placer dans un autre bac comme Cette semaine ou dans une semaine future.
Notez : toute saisie de temps, quel que soit l'état d'avancement du travail, fera passer ce travail ou cette tâche dans la catégorie « Travail en cours ».
Filtrage des éléments
Pour retrouver rapidement des éléments spécifiques dans une longue liste, utilisez les filtres disponibles.
Voici les options de filtrage disponibles :
Statut
Date d’échéance
Date de début
Type de travail
Notez : les options de filtrage des quatre filtres mentionnés ci-dessus varieront en fonction des éléments présents.
Si vous constatez que votre liste de filtres est trop longue pour être entièrement visible sur un seul écran, vous pouvez faire défiler vers la droite pour en voir davantage.
Carte de travail
Chaque élément dans Ma Semaine est présenté sous forme de carte de travail, offrant un aperçu rapide des renseignements clés :
Nom de l’élément de travail : le titre du travail spécifique.
Client : le client associé.
Tâches : affiche le nombre de tâches qui vous sont assignées ou indique « Aucune tâche assignée » si vous êtes l’assigné mais que vous n’avez pas de tâches.
Date d’échéance : la date limite de l’élément de travail.
Indicateur de retard : met en évidence si le travail ou l’une des tâches associées sont en retard.
Progression budgétaire : montre une représentation visuelle du budget utilisé et du temps restant (le cas échéant).
Messages de statut : la carte de travail peut également afficher des messages spécifiques en fonction de l’état de l’élément de travail :
[x nombre] Tâches : indique le nombre de tâches qui vous sont assignées.
Aucune tâche assignée : s’affiche lorsque vous êtes l’assigné de l’élément de travail mais que vous n’avez pas de tâches.
Toutes vos tâches ont été réattribués : avertit que vos tâches ont été réattribués, vous invitant à les « Déplacer vers Terminé ».
Le travail est terminé : indique que l’élément de travail est achevé, vous invitant à le « Déplacer vers Terminé ».
Tâches en attente de l'Automate d'attribution : notifie que des tâches seront automatiquement assignées ultérieurement.
Pour plus de renseignements, cliquez sur la carte de travail pour ouvrir la vue détaillée.
La vue détaillée fournit un résumé complet de l’élément de travail sélectionné, y compris :
Assigné : la personne responsable de cet élément de travail.
Statut actuel : le stade actuel du travail.
Date de début : la date à laquelle le travail a commencé.
Date d’échéance : la date limite pour cet élément de travail.
Notes épinglées : notes importantes liées à cet élément de travail.
Dernière tâche terminée : la dernière tâche achevée dans cet élément de travail.
Utilisation du budget : une barre de progression visuelle indiquant la consommation du budget (survolez pour voir les détails spécifiques).
Vos tâches : une liste des tâches qui vous sont assignées au sein de cet élément de travail.
Tâches suivantes (pour l’assigné) : les prochaines tâches prévues pour la personne responsable de cet élément.
À partir de la vue détaillée, vous pouvez :
Cliquer pour voir les détails complets sur un élément de travail.
Cliquer sur une tâche individuelle pour voir une vue étendue dans l’élément de travail.
Recherche
Cette recherche interne permet de réduire votre liste de tâches dans Ma Semaine. Vous pouvez rechercher par nom de client, nom de l’élément de travail, nom de le courriel et nom de la note.
Notez : si vous avez plus de 100 éléments, la recherche n’inclura pas les éléments de votre page suivante.
La semaine prochaine
Le bac « La semaine prochaine » affiche tous les éléments programmés pour passer automatiquement dans votre bac « Cette semaine » au début de la semaine suivante.
Par exemple, tout élément de travail dans « Prochaine semaine » apparaîtra dans votre bac « Cette semaine » lorsque vous vous connecterez lundi matin. Les éléments de travail laissés dans « Cette semaine » y resteront jusqu’à ce que vous les déplaciez vers un autre bac , tel que « Terminés ».
Cette vue offre un aperçu rapide de vos responsabilités pour la semaine à venir, vous permettant de vous préparer à l’avance. Comme pour le bac « Cette semaine », vous pouvez également utiliser les filtres disponibles pour trouver des éléments précis que vous devez examiner.
Si vous devez ajuster le calendrier, vous pouvez facilement déplacer des éléments hors de la vue « Prochaine semaine » en les glissant-déposant dans un autre bac (par exemple, « Cette semaine », « Plus tard » ou « À planifier »).
Plus tard
Lorsque vous êtes assigné à un élément que vous savez ne pas pouvoir traiter durant la semaine en cours ou la semaine suivante, vous pouvez placer cet élément dans le bac « Plus tard » et définir une date spécifique à laquelle vous souhaitez qu’il revienne.
Vous pouvez déplacer des éléments d’autres bacs ici pour repousser le moment où vous prévoyez de commencer à travailler sur ces éléments. Lorsque vous ajoutez ces éléments dans le bac « Plus tard », un module apparaîtra vous permettant de choisir la date à laquelle vous souhaitez commencer le travail.
Il existe deux façons d'ajouter des éléments à ce bac :
Faites glisser et déposez un élément depuis un autre bac, tel que « Cette semaine », « Prochaine semaine », « À planifier » ou « Terminés ».
2. Depuis l’élément de travail que vous souhaitez ajouter au bac « Plus tard », choisissez la date à laquelle vous souhaitez qu’il passe dans votre vue « Cette semaine » en sélectionnant les options de date disponibles.
Pour les éléments de travail et les tâches associées qui vous sont assignés, vous devrez naviguer vers l’élément de travail, ouvrir l’onglet des détails, faire défiler jusqu’à l’équipe de travail, puis cliquer sur le texte sous « Semaine planifiée ». Cela ouvrira un module vous permettant de choisir les dates pour passer de « Plus tard » à « Cette semaine ».
Un élément de travail peut être planifié jusqu’à trois mois à l’avance ; au-delà de cette période, il peut rester dans « À planifier » jusqu’à ce que vous soyez prêt.
Gardez à l’esprit que les courriels et notes ne peuvent être planifiés que dans la semaine en cours. Si vous souhaitez les déplacer dans les bacs « Prochaine semaine » ou « Plus tard », vous devez le faire dans la fonctionnalité « Ma Semaine ».
À planifier
Ce bac contient des éléments de travail générés par un calendrier répétitif lorsque l’option « Ne pas ajouter de semaine planifiée » est sélectionnée dans la planification des ressources sous les paramètres de répétition. Ici, vous pouvez déterminer quand vous souhaitez planifier ces éléments en les déplaçant dans « Cette semaine », « Prochaine semaine », « Plus tard » ou « Terminés ».
Comme pour les bacs « Cette semaine » et « Plus tard », vous pouvez filtrer les éléments de cette vue pour localiser rapidement l’élément de travail dont vous avez besoin. Ensuite, utilisez la fonction glisser-déposer pour le placer dans le bac approprié afin de planifier votre travail.
Terminé
C’est ici que tous les éléments que vous avez terminés dans « Ma Semaine » apparaîtront, organisés par date de réalisation.
Si les circonstances changent pour les éléments dans « Terminés », la carte sera déplacée de nouveau dans le bac « Cette semaine » et mise en gras pour indiquer qu’il s’agit d’un nouvel élément nécessitant votre attention.
Les actions suivantes déclencheront ce mouvement :
Vous devenez l’assigné de travail d’une carte dans « Terminés ».
Vos tâches sont marquées comme non terminées.
Une nouvelle tâche vous est assignée, y compris via des automates.
Toute nouvelle activité (commentaire ou réponse) sur un courriel ou une note.
Notez : placer des éléments dans le bac « Terminés » de « Ma Semaine » ne met pas automatiquement à jour l’élément réel. Vous devrez toujours naviguer vers l’élément ou la tâche spécifique et la marquer comme terminée là-bas.
Calendrier
Connectez le calendrier de votre fournisseur de messagerie à Karbon pour visualiser et planifier votre journée directement dans Karbon.
Connexion de votre calendrier
Accédez à Ma Semaine.
Cliquez sur le bouton pour connecter votre calendrier. Le texte du bouton variera :
Gmail : « Se connecter avec Google »
Office 365 : « Connecter le calendrier »
Suivez le processus d’autorisation à l’écran, accordant à Karbon la permission de s’intégrer à votre calendrier. Ce processus est similaire à la connexion initiale lorsque vous avez rejoint Karbon.
Visualisation de votre calendrier
Une fois connecté, vos événements de calendrier existants seront immédiatement visibles dans Ma Semaine.
Par défaut, le calendrier affichera la vue du jour en cours. Vous pouvez basculer entre trois options d’affichage :
Jour : Fournit une répartition horaire de votre emploi du temps, vous permettant de voir les créneaux disponibles pour une planification plus poussée. Vous pouvez également faire glisser et déposer des éléments de « Ma Semaine » sur la vue « Jour » pour bloquer une heure spécifique.
Programme : Affiche une liste de vos événements pour la journée, ainsi que le nombre d’éléments dans votre liste « Ma Semaine » pour ce jour.
Semaine : Montre une vue d’ensemble visuelle de votre semaine, mettant en évidence les plages de temps libre. Cliquez sur une date spécifique pour naviguer vers la vue de cette journée.
Bloquer du temps à partir de Ma Semaine
Vous pouvez facilement bloquer du temps dans votre calendrier depuis « Ma Semaine » pour planifier votre travail. Cette action sera également reflétée dans le calendrier de votre fournisseur de messagerie, assurant à votre équipe une vue sur votre disponibilité.
Pour bloquer du temps :
Faites glisser et déposez l’Élément de travail, le courriel ou la note que vous souhaitez planifier sur le créneau horaire souhaité dans le calendrier.
Par défaut, un élément déplacé créera un événement d'une durée de 30 minutes. Vous pouvez ajuster la durée et la date de l’événement si nécessaire en cliquant sur l’événement de calendrier créé.
Lorsque vous créez un événement de calendrier à partir d’un Élément de travail, vous pouvez facilement accéder à plus de détails :
Cliquez sur l’événement créé dans le calendrier pour ouvrir le module de détails de l’événement.
Sous le champ Travail, cliquez sur le nom de l’élément de travail. Cela ouvrira la vue détaillée, où vous pourrez rapidement commencer à travailler sur l’élément ou naviguer vers les détails complets de l’élément de travail.
Visibilité
Lorsque vous bloquez du temps dans votre calendrier depuis « Ma Semaine », vous avez le contrôle sur la visibilité de cet événement dans le calendrier de votre fournisseur de messagerie connecté.
Par défaut, les éléments déplacés depuis « Ma Semaine » vers votre calendrier seront définis sur Visible. Cela signifie que si l’élément d’origine (Élément de travail, note ou courriel) est public dans Karbon, il apparaîtra avec son titre dans le calendrier de votre boîte de réception.
Par contre, si vous déplacez un élément privé, masqué ou non visible pour d’autres utilisateurs dans Karbon (par exemple, un courriel qui n’est pas sur une chronologie publique), l’événement de calendrier correspondant dans Karbon sera défini sur Masqué. Les événements masqués apparaîtront comme « Occupé » dans la vue du calendrier de votre fournisseur de messagerie par vos collègues, garantissant la confidentialité de l’élément Karbon sous-jacent.
Vous pouvez ajuster la visibilité d’un événement de calendrier lorsque vous le créez dans le module de détails de l’événement de calendrier, en utilisant le menu déroulant de visibilité pour sélectionner votre paramètre préféré (Visible ou Masqué).
