Cet article explique les principales différences dans la manière dont Karbon synchronise les personnes-ressources avec Xero (grand livre) et Xero Practice Manager, et fournit des pratiques exemplaires pour gérer vos données client sur ces plateformes afin d’assurer leur cohérence et d’éviter les doublons.
Index :
Le diagramme ci-dessous illustre la différence fondamentale dans la façon dont les types de personnes-ressources de Karbon sont synchronisés avec Xero (grand livre) et Xero Practice Manager :
Principales différences dans le comportement de la synchronisation des personnes-ressources
Bien que les deux intégrations permettent la synchronisation des renseignements de personnes-ressources entre Karbon et les produits Xero, elles diffèrent fondamentalement dans leur traitement des types de personnes-ressources et la direction de la synchronisation.
Fonction | Xero (grand livre) | Xero Practice Manager |
Source des personnes-ressources | Importe les personnes-ressources à partir d’un filtre ContactType sélectionné (Clients seulement, Fournisseurs et Clients, ou Tous). | Importe les Clients, et éventuellement leurs Personnes-ressources associées depuis XPM. |
Mise en correspondance des personnes-ressources dans Karbon | Les personnes-ressources dans Xero sont mises en correspondance avec les Personnes et les Organisations dans Karbon. | Les Clients XPM sont synchronisés avec les Organisations dans Karbon. Les Personnes-ressources associées peuvent être synchronisées comme Personnes. |
Création de nouvelles personnes-ressources dans Karbon | Les personnes-ressources dans Xero qui ne correspondent pas créent de nouvelles Personnes-Ressources ou Organisations dans Karbon (déterminé par l'IA). | Les nouvelles Personnes Ressources dans Karbon varient selon le type d’entreprise du client dans XPM : « Particulier » pour les Individus, tout autre devient des Organisations. |
Synchronisation Karbon → Xero | Les nouvelles Personnes ou Organisations créés dans Karbon ne sont pas automatiquement synchronisés avec Xero. Ils doivent être ajoutés manuellement à l'aide du bouton « Créer une nouvelle Personne-Ressource » dans Karbon. | Les personnes-ressources Organisation dans Karbon (avec un Type de personne-ressource sélectionné dans les paramètres) sont automatiquement transférés vers Xero Practice Manager lors de leur création ou de leur mise à jour. Les personnes-ressources Personnes liés à une organisation sont également transférés. |
Logique de jumelage | Mis en correspondance selon le nom et le courriel de facturation dans Karbon. | Mise en correspondance des Clients selon le Nom et le Courriel. Les correspondances partielles sont signalées. |
Suppression | La suppression d'une personne-ressource dans Xero n’affecte pas la correspondance dans Karbon. | Pareil. |
Synchronisation des personnes-ressources Xero (grand livre)
L'intégration avec Xero (grand livre) vise à maintenir une liste de personnes-ressources mise en correspondance entre les deux systèmes.
Points essentiels :
Mise en correspondance initiale à sens unique (de Xero vers Karbon) : lors de la première connexion à Xero (grand livre), vous serez invité à sélectionner un filtre de type de personne-ressource. Seules les personnes-ressources correspondant à ce filtre seront importées lors de la mise en correspondance initiale.
Mise en correspondance des personnes-ressources existantes : Karbon tente de mettre en correspondance les personnes-ressources importées avec les personnes-ressources existantes dans Karbon, en se basant sur le nom et l’adresse courriel de facturation (comparée à l’adresse courriel principale dans Xero).
Gestion des correspondances :
Correspondance complète : si le nom et l’adresse courriel de facturation correspondent, les personnes-ressources sont liées, et les données des champs mis en correspondance (nom, courriel de facturation, numéro de téléphone, adresse de facturation) seront mises à jour dans les deux directions. Les données de Xero remplacent les données existantes dans Karbon lors de la correspondance initiale.
Conflit : si seul le nom ou l’adresse courriel correspond, la situation est signalée comme un « problème de correspondance » nécessitant une révision manuelle. Vous pouvez soit confirmer la correspondance (en remplaçant les données de Karbon), soit créer une nouvelle personne-ressource dans Karbon.
Aucune correspondance : si aucune correspondance n’est trouvée, une nouvelle Personne-ressource Karbon (Personne ou Organisation, selon la classification par IA) est créée à partir des données de la personne-ressource Xero. Cette nouvelle personne-ressource Karbon est alors liée à la personne-ressource Xero.
Mise en correspondance bidirectionnelle continue (pour les personnes-ressources appariées) : une fois les personnes-ressources appariées, toute modification du Nom, de l’Adresse courriel de facturation, du Numéro de téléphone ou de l’Adresse de facturation dans Karbon ou Xero mettra automatiquement à jour le champ correspondant dans l’autre système.
Création de personnes-ressources :
Dans Xero : les nouvelles personnes-ressources créées dans Xero sont importées dans Karbon uniquement si elles respectent le filtre de type de personne-ressource sélectionné dans les paramètres de mise en correspondance de Karbon.
Dans Karbon : les personnes-ressources créées dans Karbon ne sont pas automatiquement mises en correspondance avec Xero. Il faut les envoyer manuellement dans Xero en ouvrant la fiche de la personne-ressource dans Karbon et en cliquant sur le bouton « Créer une personne-ressource » dans la section Xero.
Désynchronisation et resynchronisation : vous pouvez désynchroniser une personne-ressource, ce qui interrompt la mise en correspondance des données. Les personnes-ressources désynchronisées peuvent être resynchronisées ultérieurement.
Synchronisation des personnes-ressources avec Xero Practice Manager
L'intégration avec Xero Practice Manager est conçue pour la synchronisation des données clients et des personnes-ressources pertinentes aux flux de travail de gestion de cabinet d'expertise-comptable.
Points essentiels :
Synchronisatsion initiale configurable (de XPM vers Karbon) : lors de la configuration, vous pouvez choisir de mettre en correspondance uniquement les clients ou les clients et leurs personnes-ressources associées depuis Xero Practice Manager vers Karbon.
Mise en correspondance avec Karbon :
Les clients Xero Practice Manager sont toujours synchronisés avec des personnes-ressources de type Organisation dans Karbon. Le type d’entreprise du client détermine si la Personne-ressource Karbon créée est une Personne (un particulier) ou une Organisation (tout autre type). Toutefois, seules les Organisations deviennent l’entité principale liée.
Si vous choisissez de synchroniser les deux, les Personnes-ressources associées aux clients XPM sont synchronisées avec des Personnes dans l’Organisation liée dans Karbon. Karbon n’importera pas les personnes-ressources XPM associées à des clients de type « Individu » ou « Travailleur autonome ».
Logique de mise en correspondance : les clients sont mis en correspondance selon le Nom et l’Adresse courriel. Les correspondances partielles sont identifiées pour révision manuelle.
Envoi des modifications (de Karbon vers XPM) : si une personne-ressource de type Organisation dans Karbon a un Type de personne-ressource sélectionné dans les paramètres d’intégration, elle sera automatiquement envoyée dans XPM lors de sa création ou d’une mise à jour. Les Personnes associées à cette Organisation seront également envoyées.
Mise à jour des personnes-ressources : les modifications apportées au Nom, à l’Adresse courriel, aux Numéros de téléphone et aux Adresses dans l’un ou l’autre des systèmes seront répercutées dans l’autre.
Mise en correspondance manuelle : vous pouvez déclencher manuellement une mise en correspondance depuis Karbon pour synchroniser les systèmes.
Utiliser Karbon avec Xero et Xero Practice Manager
Vous pouvez connecter à la fois Xero et Xero Practice Manager (XPM) à Karbon. Ces intégrations fonctionnent ensemble pour réduire la saisie manuelle et assurer la cohérence des données de personnes-ressources sur les plateformes.
Néanmoins, comme de nouvelles personnes-ressources de Xero peuvent être importées automatiquement dans Karbon, et que des personnes-ressources Karbon peuvent être mises en correspondance dans XPM, nous recommandons quelques étapes pour garder vos données propres et éviter les doublons.
Avant de connecter : purger les personnes-ressources Xero
Lorsque vous activez la mise en correspondance des personnes-ressources Xero :
Karbon importera uniquement les personnes-ressources Xero qui correspondent au filtre de type de personne-ressource sélectionné.
De nouvelles personnes-ressources Karbon seront créées si aucune correspondance n’est trouvée parmi les personnes-ressources filtrées.
Si XPM est aussi connecté et permet la mise en correspondance depuis Karbon, ces personnes-ressources pourraient aussi apparaître dans XPM.
Pour éviter la mise en correspondance non désirée :
Passez en revue et nettoyez vos personnes-ressources dans Xero avant de connecter. Supprimez les doublons ou les données obsolètes.
Choisissez un filtre de type de personne-ressource approprié lors de la configuration de la mise en correspondance dans Xero pour contrôler les personnes-ressources importées dans Karbon.
Supprimer les personnes-ressources obsolètes ou en double
Comportement lors de la création de personnes-ressources
Lieu de création de la personne-ressource | Synchronisée vers | Déclencheur de la synchronisation | Conditions |
Xero | Karbon | Automatique avec la synchronisation initiale | Automatique avec la synchronisation initiale, seules les personnes-ressources correspondant au filtre ContactType sélectionné sont importées, mises en correspondance ou créées. |
Karbon | Xero | Manuelle | Il faut cliquer sur « Créer une personne-ressource » dans la fiche de la personne-ressource dans Karbon. |
XPM | Karbon | Automatique | Tous les clients de XPM sont synchronisés dans Karbon. |
Karbon | XPM | Automatique si les règles sont respectées | Lors de l’envoi des modifications vers XPM. |
Comportement de mise à jour des personnes-ressources (mise en correspondance effectuée)
Lieu de mise à jour | Synchronisée vers | Comportement de la synchronisation | Remarques |
Xero | Karbon | Automatique | Synchronise le Nom, le Courriel de facturation, le Numéro de téléphone, l’Adresse de facturation. |
Karbon | Xero | Automatique | Synchronise les mêmes champs qu’indiqués ci-dessus. |
XPM | Karbon | Automatique | Synchronise le Nom, le Courriel principal, les Numéros de téléphone, l’Adresse physique et l’Adresse postale. |
Karbon | XPM | Automatique | Synchronise les mêmes champs qu’indiqués ci-dessus. |
Comment éviter la synchronisation non souhaitée avec XPM
Pour éviter que des personnes-ressources ne soient poussées accidentellement de Karbon vers XPM (surtout si elles proviennent de Xero), utilisez stratégiquement les paramètres Type de personne-ressource dans Karbon.
Exemple :
Dans les paramètres de synchronisation de Xero, attribuez aux personnes-ressources importées le type de personne-ressource « Client - VIP ».
Dans les paramètres XPM de Karbon, ne sélectionnez pas « Client - VIP » comme type de personne-ressource à synchroniser.
→ Ces personnes-ressources seront importées dans Karbon, mais ne seront pas synchronisées avec XPM.
Vous pouvez modifier le Type de personne-ressource à tout moment dans les paramètres de la personne-ressource dans Karbon afin de contrôler si elle doit ou non être envoyée vers XPM.
Choisir la bonne intégration
La meilleure intégration dépend des besoins principaux de votre cabinet :
Xero (grand livre général) : convient parfaitement pour maintenir une liste complète et synchronisée de toutes vos personnes-ressources, qu’elles soient ou non des clients directs de vos services. Cela permet de garantir la cohérence des renseignements de base entre les deux plateformes.
Xero Practice Manager : idéal pour les cabinets qui s’appuient fortement sur XPM pour la gestion des travaux et qui ont besoin de garder les données des clients (et éventuellement de leurs personnes-ressources associées) synchronisées avec Karbon pour les flux de travail et la collaboration.