La première chose que vous verrez lorsque vous ouvrirez Karbon sera votre Triage. Il s'agit de votre boîte de réception principale pour les courriels, les notifications, les éléments de travail, et les notes. Vous pouvez y répondre, les transférer et les commenter — ainsi qu'attribuer des courriels à vous-même ou à un membre de l'équipe.
Index
Intégration avec votre fournisseur de messagerie
Karbon s'intègre à Gmail, Office 365 (Business Plan ou Business Premium) et Microsoft Exchange (version 2010 ou plus récente). En raison de l'intégration étroite avec votre fournisseur de messagerie, ce qui se passe dans l'un est reproduit dans l'autre.
Si vous:
effacez un courriel dans Triage, il sera archivé dans votre boîte de réception.
archivez un courriel dans votre boîte de réception, il sera effacé dans Triage.
déplacez un courriel vers votre boîte de réception, il apparaîtra dans Triage.
lisez le courriel dans Triage, il sera marqué comme lu dans votre boîte de réception.
En revanche, vous ne pouvez pas supprimer un courriel de votre compte. Pour commencer, les 20 courriels les plus récents de votre boîte de réception seront synchronisés avec Karbon.
Vidéo : Comment utiliser Triage ?
Regardez cette vidéo d'introduction de deux minutes pour découvrir comment fonctionne Triage et comment tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités.
Anatomie d'une notification par courriel
Vos courriels et notifications affichent diverses informations qui vous permettent de parcourir plus rapidement vos courriels de Triage et vos courriels avec des étapes à suivre.
L'avatar de l'expéditeur du courriel le plus récent (pour les courriels), de l'auteur de l'élément original (pour les notes), ou de l'assignataire du travail (pour les tâches et les tâches du client)
Le sujet (pour les courriels), ou le titre (pour les autres éléments)
Le destinataire (s'il y en a un)
L'élément de travail associé (s'il y en a un)
Contact (s'il y en a un)
Nombre de courriels dans le fil de discussion (pour les courriels uniquement)
Nombre de commentaires
Nombre de fichiers joints
Point bleu si non lu
Heure de la dernière activité
Éléments lus et non lus
Si vous n'avez pas encore lu un élément, il apparaîtra avec un titre/ligne d'objet en gras et un point bleu et un horodatage sur la droite. Une fois que vous aurez cliqué dessus pour le lire, le point bleu disparaîtra et le titre/l'objet ne sera plus marqué en gras.
Si vous souhaitez marquer un courriel comme non lu, cliquez sur le menu d'options des courriels (...) et cliquez sur Marquer comme non lu. S'il y a des courriels non lus ou des commentaires dans l'élément, cela s'affichera également sous l'élément.
Les notifications de tâches du client affichent tous les commentaires et/ou une activité s'ils ont été complétés ou un fichier téléchargé. Si une tâche client a été achevée et qu'elle comporte un commentaire non lu, ce dernier s'affiche. Une fois que vous aurez lu ce commentaire, l'élément affichera par défaut le dernier élément de la conversation — le commentaire ou l'activité terminée.
Naviguer dans le Triage par couleur
Chaque notification dans Triage a son propre code couleur, ce qui vous permet d'avoir facilement un aperçu de ce qui se trouve dans votre boîte de réception.
Gris clair : Affectation de travail
Orange : Note
Gris foncé : Courriel
Vert : Tâche
Rose : Tâche du client
Filtrer vos éléments de Triage
Pour vous aider à trier rapidement les éléments de Triage, l'option de filtrage vous permet de choisir de voir tous les éléments, les éléments non lus, uniquement les courriels, uniquement les mentions ou uniquement les notifications.
Tous : tous les éléments Triage s'affichent
Non lus: Tous les éléments que vous n'avez pas encore lus s'affichent
Courriel : Seuls les courriels sont affichés
Mentions : Tout élément (tâche, courriel, note) pour lequel un commentaire a été ajouté et qui comprend une @mention de vous ou d'une équipe dans laquelle vous êtes impliquéNotifications
Mentions : Tous les éléments du Triage, à l'exclusion des courriels (tâches du client, affectations de travail, notes et tâches où vous avez été mentionné par @).
Implique des contacts : Implique les contacts que vous avez enregistrés comme contacts dans KarbonN'
implique pas les contacts : N'implique pas les contacts enregistrés dans Karbon.
Cliquez sur les chiffres dans le coin supérieur droit de l'écran pour afficher vos courriels à partir de la dernière page.
Donner suite à vos courriels
L'objectif du Triage est d'éliminer tous les éléments et de prendre rapidement des mesures concernant les courriels. Avec les courriels dans Triage, vous pouvez :
Répondez à un courriel comme vous le feriez dans votre boîte aux lettres électronique. Une fois que vous avez répondu au courriel et que vous y avez donné suite, effacez-le en cliquant sur l'icône « supprimer ». Si vous avez joint le courriel à un contact ou à un élément de travail, vous pourrez toujours le retrouver sur cette ligne de temps.
Ajouter un courriel à la frise chronologique d'un contact. Les frises chronologiques sont similaires aux dossiers de messagerie, car ils stockent toutes les communications entre votre équipe et le client.
Ajoutez un courriel à un travail si le courriel fait partie d'une tâche sur laquelle vous travaillez (par exemple, la comptabilité mensuelle, la taxe de vente, etc.), afin que votre équipe puisse voir toutes les communications pertinentes qui y sont liées.
Attribuez un courriel à vous-même ou à un membre de l'équipe si vous voulez qu'il se l'approprie et y donne suite. Une fois attribué, effacez-le. Le courriel assigné apparaîtra dans la liste des tâches de votre collègue, où vous pourrez suivre son état d'avancement.
Vous avez un courriel auquel vous devez donner suite plus tard ? Planifiez le moment où vous souhaitez y donner suite, en cliquant sur « Planifier pour cette semaine ». Le courriel apparaîtra alors dans « Ma Semaine », où vous pourrez le traiter ou le déplacer vers la semaine de votre choix. Vous pouvez ensuite effacer le courriel de Triage.
Accepter une invitation à une réunion directement depuis Triage lorsque votre calendrier est connecté à Karbon.
Éliminer le désordre du Triage
Il existe plusieurs options pour vous aider à désencombrer et à réduire les distractions dans Triage.
Utilisez la priorité basse pour les courriels que vous souhaiterez peut-être lire plus tard
Désactivez les notifications de courriels pour les conversations qui ne vous concernent plus
Comment certains courriels peuvent outrpasser Triage
Débarrassez les articles individuellement ou en masse
Faible priorité
Vous devriez envisager de marquer les courriels qui ne sont pas d'une grande importance pour vous (tels que les bulletins d'information, les invitations à des événements, ou les mises à jour du système) comme étant de faible priorité. Cliquez sur le menu d'options du courriel (...) et sélectionnez « Faible priorité ». Ce faisant, ce courriel — ainsi que tous les futurs courriels provenant de cet expéditeur — seront automatiquement transmis à votre section de faible priorité.
Plus tard
Tous les éléments de votre triage que vous n'avez pas la capacité de consulter actuellement ou qui ne sont pas liés à votre travail immédiat peuvent être déplacés vers la section « Plus tard ».
Vous pouvez toujours y effectuer les mêmes actions que dans la section Triage, telles que l'attribution, la mention de collègues, etc., à l'exception du fait qu'ils sont déplacés vers la section Basse priorité.
Les éléments resteront dans la section Plus tard jusqu'à ce que vous les effaciez, que vous les renvoyiez au triage ou que vous cliquiez sur l'icône ou l'option d'action de débordement. Toutefois, si un nouveau commentaire ou une nouvelle réponse survient (dans les limites des règles de notification), il quittera Plus tard et retournera à Triage.
Désactiver les notifications
Si vous participez à une conversation par courriel ou si vous avez été amené à y participer par une @mention, vous serez informé dans votre Triage de toute activité ultérieure concernant ce courriel. Si vous ne souhaitez pas être informé des nouveaux commentaires, vous pouvez désactiver les notifications en cliquant sur le bouton de notification de ce courriel.
Faire sauter le Triage des courriels
Vous pouvez choisir de laisser certains messages ignorer Triage en créant des règles et des dossiers dans votre client de messagerie. Une fois cette opération effectuée, contactez l'assistance en cliquant sur Aide et commentaires - Vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez? Faites-nous savoir quels dossiers vous souhaitez ignorer et nous le ferons.
Effacer des éléments de Triage
Lorsqu'un courriel est effacé, il est supprimé de Triage et archivé dans votre boîte de réception.
Si vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit avec un courriel ou si vous l'avez déjà fait, vous devriez le supprimer de Triage.
Selon le type de courriels que vous souhaitez effacer, vous disposez de plusieurs options pour le faire.
Effacer un élément
Effacer en masse
Sélectionner plusieurs éléments
Effacer un article
Pour effacer un courriel, cliquez sur l'icône d'effacement dans le menu d'actions de votre courriel:
Effacer en masse
Pour effacer un courriel en vrac, trouvez la période pour laquelle vous souhaitez que les courriels soient effacés (Aujourd'hui, Ce mois-ci, etc.), cliquez sur le bouton carré à gauche de Triage sous la période souhaitée et cliquez sur Effacer.
Sélection multiple d'éléments
L'option de sélection multiple vous permet de choisir les éléments que vous souhaitez supprimer. Maintenez la touche majuscule enfoncée et sélectionnez le premier courriel que vous souhaitez effacer, puis sélectionnez le dernier élément. Ainsi, tous les éléments intermédiaires seront également sélectionnés, et pourrez ensuite sélectionner Effacer.
Lorsqu'un courriel est supprimé de Triage, il se trouve dans les éléments supprimés, sous « Triage » dans le menu principal à gauche.
Raccourcis pour Triage
Le moyen le plus rapide de revenir à Triage à partir de n'importe quel autre endroit de Karbon est de cliquer sur l'icône Triage dans le coin supérieur droit.
Lorsque vous avez cliqué sur un courriel pour le lire, vous pouvez appuyer sur le bouton Echap (Esc) pour réduire rapidement le courriel à nouveau.
Icônes de Triage
Les icônes suivantes de Triage vous permettent d'agir plus rapidement sur vos éléments.
Envoyer à plus tard : Cette icône vous permet d'envoyer des éléments dans votre panier « Plus tard » au sein de Triage.
Attribuer à un collègue : Cette icône vous permet d'attribuer des courriels directement à un collègue.
Ajouter au travail : Cette icône vous permet d'ajouter un élément à un élément de travail.
Effacer : Cette icône vous permet d'effacer tous les éléments de votre triage.
Notifications
Que pouvez-vous espérer voir apparaître dans Triage ? Voici une liste complète des actions dans Karbon qui génèrent une notification :
Affectations :
Lorsque vous êtes assigné à un courriel
Lorsqu'une note vous est attribuée
Lorsqu'un élément de travail vous est assigné (soit par un automate, soit par un collègue — à l'exclusion d'un plan de travail répétitif)
Commentaires sur la tâche du client (si vous êtes l'attributaire du travail, la personne qui a envoyé la tâche du client ou si vous avez choisi manuellement de recevoir des notifications).
Si une note ou des tâches vous sont attribuées, elles apparaîtront sous le filtre
« notifications » dans Triage. Si un courriel vous est attribué, il apparaîtra dans le filtre
« courriels ».
Mentions :
Lorsque vous ou une équipe dont vous faites partie est
@mentionné(e) dans un courriel
@mentionné(e) dans une note
@mentionné(e) dans un commentair
@mentionné(e) avec une tâche client
Gardez à l'esprit que vous recevrez une notification pour chaque nouveau commentaire ajouté, une fois que vous avez été @mentionné sur un courriel, une note ou un commentaire.
Activer / désactiver les notifications
Il peut arriver que vous souhaitiez suivre un fil de discussion par courriel, une activité de note ou une tâche client dont vous ne faites pas partie ou dans laquelle vous n'êtes pas explicitement mentionné. Dans ce cas, vous pouvez activer les notifications.
Cela s'applique également si vous ne souhaitez plus suivre un fil de discussion. Si vous ne souhaitez pas rester informé des nouveaux commentaires et activités, vous pouvez désactiver les notifications en cliquant sur le bouton de notification. Vous ne serez désormais averti que si vous êtes explicitement @mentionné.
Articles suggérés :