Comment gérer les courriels

Nous recommandons de créer un message d'absence du bureau à partir de votre client de messagerie comme vous le feriez normalement et de diriger les clients vers un autre collègue de votre équipe. Si le collègue partage automatiquement ses courriels, tous les courriels reçus pendant l'absence seront automatiquement ajoutés aux chronologies des contacts pour un accès facile. Il n'est pas possible d'assumer la boîte de réception d'un autre utilisateur pour le moment.

Comment gérer le travail et les tâches pour des absences de courte durée

Pour les absences de courte durée (vacances, congé annuel, invalidité de courte durée, etc.), vous disposez de quatre options différentes parmi lesquelles vous pouvez choisir :

1) Réassigner le travail

2) Partager la vue du travail enregistré d'un collègue

3) Créer des tâches futures et réassigner les éléments de travail existants

4) Utiliser Ma Semaine pour examiner le travail et les tâches d'un collègue (et traiter en son nom)

Pour l'option n°1 (réassigner le travail), vous pouvez facilement changer l'assigné du travail sur l'en-tête du travail ou glisser-déposer des cartes de travail depuis la vue Kanban du travail lors du tri par assigné. En faisant ainsi, vous serez invité à déplacer également des éléments comme les tâches, les automateures et les estimations. Si vous sélectionnez ces options, tous les éléments liés à ce collègue sur l'élément de travail seront redirigés vers la nouvelle personne. Notez : Si l'élément de travail est sur un calendrier récurrent, l'assigné du travail reviendra au collègue d'origine lorsque le prochain élément de travail sera créé, mais les tâches, estimations et automateures continueront de référencer le collègue qui a temporairement pris en charge le travail.

Pour l'option n°2 (partager la vue du travail enregistré d'un collègue), cela permet à la personne ou à l'équipe qui prend en charge le travail du collègue de voir exactement comment ils visualisent les éléments en leur possession. En utilisant la vue du travail enregistré, vous pouvez facilement surveiller et agir sur les éléments nécessitant l'attention de ce collègue en son absence. Bien que cela ne transfère pas la propriété à quelqu'un d'autre, cela donne la visibilité nécessaire pour assurer la progression du travail.

Pour l'option n°3 (créer des tâches futures et réassigner le travail), cela corrige les aspects négatifs de l'option n°1. Pour cette option, avant de réassigner le travail, allez dans l'emploi du temps du travail, examinez l'onglet Travail sur Travail récurrent, et assurez-vous que les tâches et les estimations pour le prochain élément de travail de la série ont été créées / traitées. Si ce n'est pas le cas, sélectionnez l'élément de travail, allez dans l'onglet Tâches, et générez les tâches, estimations et automateures. En faisant cela, l'élément de travail créera l'élément de travail régulier à l'avenir et vous pourrez réassigner le travail comme dans l'option n°1, et les futurs éléments de travail dans la séquence resteront en possession du collègue actuellement en congé.

Pour l'option n°4 (utiliser Ma Semaine pour gérer), cela est similaire à l'option n°2. Utilisez Ma Semaine pour sélectionner la vue du collègue et gérez ensuite leur Ma Semaine en conséquence. Cela vous permettra de surveiller ce qui doit être fait sans réattribuer le travail hors des mains du collègue en congé.

Comment gérer le travail et les tâches pour des absences de longue durée

Si un collègue est absent pour une période plus longue (par exemple, congé de maternité/paternité/lien parental, invalidité de longue durée, etc.), quelqu'un dans l'entreprise devra probablement assumer le travail et les tâches existants que le membre de l'équipe avait en sa possession.

Pour cela, vous pouvez envisager d'archiver un collègue. En utilisant cette option, Karbon vous demandera à qui dans l'entreprise vous souhaitez rediriger tous les éléments ouverts (travail, tâches, etc.). Choisissez cette option uniquement si une personne assumera tous les éléments en possession du collègue. Si les tâches doivent être réparties entre plusieurs personnes, suivez le même processus que pour les absences de courte durée pour répartir le travail.