L’automatisation de la collecte des paiements avec un compte Paiements Karbon simplifie grandement ce processus. Cependant, pour les paiements reçus par des moyens physiques ou des virements bancaires directs, il peut être nécessaire de les enregistrer manuellement. Voici comment procéder :
Enregistrer un paiement manuel
Accéder à la facturation : cliquez sur « Facturation » dans le menu principal.
Accéder aux factures : sélectionnez « Factures » dans le sous-menu.
Trouver une facture en attente de paiement : recherchez la facture marquée « En attente de paiement ».
Enregistrer le paiement :
Identifiez le client qui a effectué le paiement.
Cliquez sur le menu d’options (...) à côté de la facture concernée.
Choisissez « Enregistrer un paiement manuel ».
5. Remplir les détails :
Une fenêtre modale apparaîtra, vous permettant d'entrer les détails du paiement, y compris le montant reçu et la date.
Points à garder à l'esprit :
Montant du paiement : vous pouvez enregistrer un paiement égal ou supérieur à 0, jusqu'au montant total dû de la facture.
Paiements partiels : si vous enregistrez un paiement inférieur au montant total dû, la facture reste dans le statut « En attente de paiement » tandis que le montant dû diminue.
Paiements complets : une fois que le paiement correspond au montant total dû, le statut de la facture passe de « En attente de paiement » à « Payée ».
Factures multiples : si un paiement couvre plusieurs factures, vous devez enregistrer des paiements distincts pour chaque facture.
Dates de paiement : les paiements ne peuvent pas être datés à l'avenir, mais peuvent être antidatés pour refléter la date réelle du paiement.
Périodes comptables : les paiements ne peuvent être enregistrés que dans des périodes comptables ouvertes.
Onglet Paiements : pour voir toutes les activités de paiement associées à une facture, allez dans Facturation > Factures et sélectionnez la facture que vous souhaitez consulter. Une fois sélectionnée, accédez à l'onglet Paiements pour voir l'historique complet des activités de paiement.
Supprimer et annuler des paiements manuels
Si une erreur survient lors de l’enregistrement d’un paiement, si un paiement est retourné pour insuffisance de fonds ou si vous devez annuler un paiement pour toute autre raison, suivez ces étapes :
Accéder à Finance : accédez à Finance et sélectionnez Paiements.
Supprimer des paiements : repérez le paiement erroné dans le rapport des paiements.
Accéder en tant qu'administrateur : seuls les collègues qui disposent des privilèges administrateur et de l’accès à la facturation peuvent supprimer ou annuler des paiements manuels.
