Notez : cet article traite spécifiquement de l'intégration de la synchronisation des personnes-ressources. Si vous cherchez plutôt des renseignements sur la synchronisation de la facturation, veuillez vous référer à cet article.
Index
Les bases de l'intégration
Que fait cette intégration?
L'intégration Karbon QuickBooks en ligne avec la synchronisation des personnes-ressources synchronise les enregistrements des clients de QuickBooks en ligne vers Karbon sous forme de personnes-ressources et d'organisations — et vice versa. Il s'agit d'une synchronisation bidirectionnelle. Une fois la synchronisation effectuée, tous les enregistrements correspondants dans QuickBooks en ligne seront mis à jour si des changements sont effectués dans Karbon (et vice versa).
Importera-t-il toutes les personnes-ressources de QuickBooks en ligne?
Oui, mais il n'importera pas les personnes-ressources pour lesquelles il manque un nom d'entreprise et un nom de personne-ressource.
Comment l'intégration permet-elle de maintenir les données à jour?
L’intégration prend en charge la synchronisation des données manuelle et automatique :
Vous pouvez déclencher une synchronisation manuelle en cliquant sur le bouton Synchroniser maintenant sur la page Applications connectées.
L’intégration détecte les modifications apportées aux fiches personnes-ressources dans QuickBooks en ligne et Karbon. Si des changements sont repérés (par exemple, un nom, un courriel, un numéro de téléphone ou une adresse), les données correspondantes sont mises à jour dans l’autre application.
De quoi ai-je besoin pour mettre en place cette intégration?
Vous devez disposer d'un accès administrateur à Karbon et à QuickBooks en ligne.
Cette intégration permet-elle de lier des personnes-ressources cachées?
Non, les personnes-ressources cachés sont effectivement « cachés » à cette intégration, qui n'en aura donc pas connaissance lorsqu'elle tentera de faire correspondre un enregistrement de QuickBooks en ligne avec un enregistrement de Karbon.
Cette intégration prend-elle en charge les personnes-ressources avec les sous-clients/parents?
Non, les sous-clients auxquels des clients parents ont été attribués ne seront pas synchronisés. Pour inclure ces personnes-ressources dans la synchronisation, vous devez d'abord les dissocier en modifiant l'enregistrement du client dans QuickBooks en ligne pour comptables, en désactivant le paramètre « Est un sous-client » et en mettant à jour le nom de l'entreprise/affichage en conséquence.
Connexion à QuickBooks en ligne dans Karbon
Puis-je connecter mon compte QuickBooks en ligne à plusieurs comptes Karbon?
Non - QuickBooks en ligne n'autorise qu'une seule instance de l'application de synchronisation Karbon par compte.
Que se passe-t-il si une personne-ressource similaire à celle de QuickBooks en ligne existe déjà dans Karbon?
L'intégration tentera de les connecter si le nom et l'adresse courriel correspondent. Si seul le nom ou l'adresse courriel correspond, il sera possible de trouver manuellement une connexion ou de créer un nouveau compte. Si ni le nom ni le courriel ne correspond, une nouvelle personne-ressource sera créée.
Que se passe-t-il si je supprime un personne-ressource dans QuickBooks en ligne?
La synchronisation avec QuickBooks en ligne sera interrompue, mais la personne-ressource sera conservée dans Karbon.
Puis-je forcer manuellement une synchronisation?
Oui, le bouton « Synchroniser maintenant » sur la page de l'application connectée lancera une synchronisation de tous les enregistrements de QuickBooks en ligne.
Cartographie des données
Quelles sont les données importées dans Karbon?
L'intégration importe les champs suivants (plus de renseignements sur chacun d'entre eux ci-dessous) :
Nom
Courriel
Numéro(s) de téléphone
Adresse physique
Adresse postale
Comment est déterminée la correspondance d'un client?
Lors de l'importation de QuickBooks en ligne vers Karbon :
Si le nom et le courriel correspondent exactement, la personne-ressource sera automatiquement mise en correspondance.
Si le nom et le courriel ne correspondent pas, Karbon créera une nouvelle personne-ressource.
S'il y a une correspondance partielle (c'est-à-dire que le courriel correspond, mais pas le nom / le nom correspond, mais pas le courriel), Karbon affichera la personne-ressource dans l'écran de résolution des doublons, ce qui permettra aux utilisateurs de choisir la bonne correspondance ou de créer une nouvelle personne-ressource.
Les correspondances peuvent-elles être supprimées?
Oui, à partir de la liste des clients de QuickBooks en ligne disponible dans les paramètres d'intégration ou à partir de l'écran des détails de l'organisation ou de la personne-ressource, mais pas en masse.
Organisations et individus
Comment déterminer si une personne-ressource de QuickBooks en ligne est une personne ou une organisation?
L'intégration de Karbon vérifie le « Nom d'affichage » d'une personne-ressource de QuickBooks en ligne. Si cet enregistrement correspond au « Nom de l'entreprise » de la personne-ressource de QuickBooks en ligne, nous le traitons comme une organisation, sinon, nous le traitons comme une personne.
Si vous créez un client dans QuickBooks en ligne en tant que personne physique (et non pas en tant qu'entreprise), nous le traiterons comme une personne.
Afficher le nom
Comment remplir la propriété DisplayName de QuickBooks en ligne lorsque la personne-ressource est créée dans Karbon?
QuickBooks en ligne exige que ce champ soit unique, c'est pourquoi nous essayons toujours de le remplir.
Pour une organisation, nous définissons DisplayName comme étant le nom de l'entreprise. Pour les individus, nous concaténons et présentons les valeurs dans les champs suivants :
Titre
Prénom
Deuxième prénom
Nom de famille
Suffixe
Par exemple, Mme (titre) Noah (prénom) Roy (nom de famille), ou Dr (titre) Emma-Rose (prénom) Nadeau (nom de famille). Si aucune de ces données n'existe pour une personne-ressource Karbon, nous n'essaierons pas de synchroniser les données avec QuickBooks en ligne.
Adresses
Comment les adresses de QuickBooks en ligne sont-elles reliées à Karbon?
Karbon fait correspondre l'adresse de facturation de QuickBooks en ligne à l'adresse postale de Karbon, et l'adresse d'expédition de QuickBooks en ligne à l'adresse physique de Karbon.
Est-ce que toutes les données d'adresse de QuickBooks en ligne sont importées dans Karbon?
Les adresses de QuickBooks en ligne permettent jusqu'à cinq lignes d'adresse de 500 caractères avec la ville, le pays et le code postal. Dans Karbon, les adresses ne comportent qu'une seule ligne de 200 caractères, ainsi que des champs plus courts pour la ville, la province, le pays et le code postal.