En intégrant QuickBooks en ligne avec Karbon, vous pouvez garder vos enregistrements à jour dans chaque système avec une simple synchronisation.
Ce guide vous expliquera les étapes nécessaires pour connecter votre intégration à Karbon et pour garder vos données à jour.
Index
Important :
Avant de connecter votre intégration QuickBooks en ligne pour comptables, veuillez consulter également Gérer votre intégration QuickBooks en ligne. Cette étape est essentielle pour assurer que les clients soient correctement associés aux Personnes-ressources existantes dans Karbon.
Connexion à QuickBooks en ligne
Reliez l'intégration et Karbon en vous connectant à votre compte QuickBooks en ligne. Ensuite, dans Karbon, naviguez vers vos « Paramètres » > cliquez sur « Applications connectées » et sélectionnez « Connecter » à côté de QuickBooks en ligne.
Vous pourrez alors vous connecter à votre compte en vous identifiant.
Une fois connecté, Karbon vous permettra de synchroniser vos personnes-ressources et de gérer vos paramètres de synchronisation.
Synchroniser vos personnes-ressources
Une fois connecté à votre compte, cliquez sur « Synchroniser maintenant » dans la section QuickBooks en ligne des applications connectées pour synchroniser vos personnes-ressources depuis l'application intégrée vers Karbon.
Cela permettra de faire correspondre vos personnes-ressources et de voir toutes les personnes-ressources qui ont été automatiquement synchronisés ainsi que les personnes-ressources qui s'affichent en double pour que vous puissiez les résoudre.
Pour les personnes-ressources mises en correspondance, les renseignements suivantes seront importés dans Karbon ou QuickBooks en ligne :
Nom
Courriel
Numéro(s) de téléphone
Adresse physique
Adresse postale
La recherche d'un client s'effectue selon les règles suivantes :
Si le nom et l'adresse courriel correspondent exactement, la personne-ressource sera automatiquement mise en relation.
Si le nom et l'adresse courriel ne correspondent pas, Karbon créera une nouvelle personne-ressource.
S'il y a une correspondance partielle (c'est-à-dire que l'adresse courriel correspond, mais pas le nom / le nom correspond, mais pas l'adresse courriel), Karbon affichera la personne-ressource dans l'écran de résolution des doublons — ce qui vous permettra de choisir la bonne correspondance ou de créer une nouvelle personne-ressource.
Notez : Cliquer sur « Synchroniser maintenant » ne synchronisera pas vos personnes-ressources Karbon avec l'application intégrée. Ceci afin d'éviter que l'application intégrée ne soit inondée de nouvelles personnes-ressources ou de doublons. Voir ci-dessous comment envoyer les personnes-ressources existantes et nouvelles vers l'application intégrée.
Affichage des personnes-ressources mises en correspondance
Pour visualiser vos personnes-ressources qui ont déjà été mises en correspondance, cliquez sur « Voir la liste des clients », et vous serez présenté avec les personnes-ressources qui sont dans QuickBooks en ligne.
Ici, vous pouvez voir les personnes-ressources mises en correspondance. Si vous estimez que la correspondance est incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le menu d'options (...) à droite de la correspondance et en cliquant sur « Supprimer la correspondance ».
Identification des doublons
Si des doublons ont été identifiés après la synchronisation, il est probable que les personnes-ressources partagent la même adresse courriel associée, mais que le nom diffère de l'un à l'autre. Vous pouvez réconcilier cela en sélectionnant la correspondance potentielle donnée ou vous pouvez créer une nouvelle personne-ressource dans Karbon pour connecter la personne-ressource QuickBooks en ligne.
Pour ce faire, cliquez sur « Résoudre les doublons » et vous accéderez à une page qui vous indiquera les personnes-ressources qui sont des doublons. Vous pouvez confirmer la correspondance proposée par Karbon ou créer une nouvelle personne-ressource si elle n'est pas correcte.
Mise à jour des personnes-ressources
Si les mises à jour suivantes sont apportées aux clients connectés dans QuickBooks en ligne ou Karbon, elles seront mises à jour dans le système suivant :
Changement de nom
Modification / ajout d'un courriel
Changement / ajout de numéro(s) de téléphone
Changement / ajout d'adresse physique
Changement / ajout d'adresse postale
Si le changement ne se produit pas rapidement, vous pouvez manuellement actualiser vos personnes-ressources en allant dans Paramètres Karbon > cliquer sur Applications connectées > Modifier votre compte QuickBooks en ligne et cliquer sur Synchroniser maintenant.
Gestion des paramètres de synchronisation des personnes-ressources
Avec l'intégration, vous pouvez choisir les personnes-ressources synchronisées entre Karbon et l'application intégrée et vice versa en utilisant les paramètres de synchronisation des personnes-ressources.
La section supérieure de la zone des paramètres vous permet de spécifier le type de personne-ressource attribuée à toute nouvelle personne-ressource de l'application intégrée vers Karbon. La valeur par défaut est « Client », mais vous pouvez décider de créer un nouveau type de personne-ressource et d'assurer que vos personnes-ressources synchronisées obtiennent ce type de personne-ressource afin de les identifier et de les filtrer facilement dans Karbon (par exemple, « Client - QuickBooks »).
La seconde section vous permet de spécifier quelles personnes-ressources, en fonction du type de personne-ressource qui leur a été attribué dans Karbon, seront transférés vers l'application intégrée. Seules les personnes-ressources de ce type seront synchronisés. Une fois la première synchronisation effectuée, toute nouvelle personne-ressource avec un type de personne-ressource sélectionnée sera créée dans l'application intégrée et sera mise à jour si un changement est apporté à la personne-ressource (par exemple, un changement de nom, de courriel, de téléphone, et/ou d'adresse).
Astuce : Comment transférer des personnes-ressources de Karbon vers QuickBooks en ligne?
Comme indiqué ci-dessus, lorsque vous cliquez sur « Synchroniser maintenant », Karbon ne créera pas de nouveaux clients dans l'application intégrée lors de la synchronisation initiale. Cependant, il créera une nouvelle personne-ressource à partir de ce moment si les critères suivants sont remplis :
Nouvelle personne-ressource : lors de la création d'une nouvelle personne-ressource, le type de personne-ressource correspond au(x) type(s) de personne-ressource sélectionné(s) dans les paramètres de synchronisation des personnes-ressources de QuickBooks en ligne.
Personne-ressource existante : une modification est apportée à la personne-ressource (par exemple, modification du type de personne-ressource, du nom, de l'adresse courriel, du téléphone, et/ou de l'adresse) ET le type de la personne-ressource existante correspond au(x) type(s) de personne-ressource sélectionnée(s) dans les paramètres de synchronisation des personnes-ressources de QuickBooks en ligne.
Ainsi, si vous souhaitez synchroniser une sélection de personnes-ressources de Karbon avec l'application intégrée, nous vous recommandons de créer un nouveau type de personne-ressource (par exemple « Client — QuickBooks ») et de mettre à jour les personnes-ressources que vous souhaitez synchroniser avec l'application intégrée pour qu'ils aient le nouveau type de personne-ressource précisée. Cela sera identifié comme un changement dans la personne-ressource, et puisque la personne-ressource correspond au type de personne-ressource dans les paramètres de synchronisation des personnes-ressources de QuickBooks en ligne, il synchronisera ces personnes-ressources entre Karbon et l'application intégrée.
Vous souhaitez mettre à jour les types de personnes-ressources en masse? Utilisez le fichier d'exportation/importation de personnes-ressources en masse à partir de l'icône d'exportation/importation de personnes-ressources.
Configurer l'intégration de facturation QB
Une fois activée par le support Karbon :
Accédez à : Paramètres > Applications connectées > QB > Configuration.
Suivez l'assistant de configuration, qui comprend :
Synchronisation des personnes-ressources : assurez que les factures ont des personnes-ressources associées.
Mise en correspondance des types de travaux : associez les types de travaux Karbon aux services de QuickBooks en ligne, y compris un service par défaut pour les types de travaux qui ne sont pas mis en correspondance.
Mise en correspondance des taxes : associez les taux de taxes Karbon aux taux de taxes QuickBooks en ligne (avec les taxes parent et sous-taxes pour les taux combinés).
Date de début de synchronisation : sélectionnez une date de début qui correspond à votre période comptable.
Synchronisation des factures
Les factures sont synchronisées avec QuickBooks en ligne lorsqu'elles sont envoyées depuis Karbon. Elles ne seront synchronisées que si elles sont postérieures à la date de début de synchronisation définie lors de la configuration. La facture est envoyée à la fois à QuickBooks en ligne et à la personne-ressource de facturation dans Karbon.
Synchronisation des paiements
Paiements Karbon : les paiements sont automatiquement synchronisés avec QuickBooks en ligne lorsque les factures sont payées dans Karbon.
Paiements manuels : enregistrez les paiements manuels directement dans QuickBooks en ligne:
Accédez à Ventes > Trouver une facture > Recevoir un paiement > Enregistrer.
Les paiements partiels peuvent également être enregistrés ici.
Gestion des erreurs
Accédez à l'espace de gestion des erreurs : Paramètres > Applications connectées > QuickBooks en ligne > Voir les erreurs (visible uniquement lorsqu'il y a des erreurs).
Erreurs courantes :
Message d'erreur | Explication |
CustomerRef is required | Impossible de trouver votre personne-ressource de facturation dans QuickBooks en ligne. Vérifiez vos paramètres de synchronisation des personnes-ressources et assurez-vous de synchroniser ce client. |
Duplicate Document Number Error | Un élément portant ce numéro de facture existe déjà dans QuickBooks en ligne. Modifiez manuellement ce numéro en double dans QuickBooks en ligne, puis réessayez. |
KarbonTaxRateInvalid | Assurez-vous que tous vos taux de taxes sont mis en correspondance dans QuickBooks en ligne : Paramètres > Applications connectées > Modifier l'intégration de facturation > Suivant > Mettre en correspondance les taux de taxes manquants. |
Failed to create manual payment. | Aucun paiement n'a été reçu pour cette facture. Cela peut être dû au fait que vous êtes en dehors d'une période comptable valide. Ouvrez la période comptable, puis réessayez. |
message=AuthenticationFailed | Déconnectez-vous de QuickBooks en ligne, assurez-vous que QuickBooks en ligne est reconnecté dans l'écran des applications connectées, puis réessayez. |
QboaUsInvoiceMultipleTaxRates | Les factures QuickBooks en ligne US ne peuvent actuellement pas avoir plusieurs taux de taxes. Assurez-vous que toutes les lignes de la facture ont le même taux de taxe. |
Si vous rencontrez encore des problèmes, contactez le support Karbon avec une capture d'écran de vos erreurs.
Articles suggérés :