En intégrant QuickBooks en ligne avec Karbon, vous pouvez garder vos enregistrements à jour dans chaque système avec une simple synchronisation. Ce guide vous accompagne dans les étapes essentielles de configuration, la synchronisation des personnes-ressources, et la compréhension du fonctionnement des factures et paiements entre Karbon et QuickBooks en ligne. Peu importe si vous synchronisez des personnes-ressources, gérez des types de travaux ou résolvez des erreurs, cet article vous fournit les renseignements clés pour tirer pleinement parti de l’intégration.
Index
Notez : Avant de connecter votre intégration à QuickBooks en ligne Comptable, veuillez consulter le document Foire aux questions — QuickBooks en ligne pour obtenir des renseignements importants qui vous aideront à faire correspondre correctement les clients de QBOA avec les contacts existants dans Karbon. |
Ce que vous pouvez synchroniser entre QuickBooks en ligne et Karbon
Lier QuickBooks en ligne à Karbon vous permet de synchroniser les données clés comme les personnes-ressources, les factures et les paiements pour garder les deux systèmes à jour.
Personnes-ressources : synchronisez les renseignements de vos clients entre QuickBooks en ligne et Karbon pour maintenir les mêmes renseignements dans les deux systèmes.
Factures : les factures créées dans l’un ou l’autre système peuvent être synchronisées pour assurer la cohérence.
Paiements : les statuts de paiement sont synchronisés dans les deux sens, ce qui vous aide à suivre ce qui est payé ou en attente.
Connexion à QuickBooks en ligne Comptable
Connectez-vous à votre compte QuickBooks en ligne.
Dans Karbon, allez dans Paramètres > Applications connectées.
Trouvez QuickBooks en ligne Comptable dans la liste et cliquez sur Connecter.
Connectez-vous avec les identifiants du principal administrateur de votre compte QuickBooks en ligne.
Une fois connecté, vous pourrez ensuite gérer la synchronisation des personnes-ressources et importer vos clients directement depuis QuickBooks en ligne.
Gestion de la synchronisation des personnes-ressources
La synchronisation des personnes-ressources entre QuickBooks en ligne et Karbon vous permet d'importer et de faire correspondre les clients, d'identifier les doublons et de maintenir les renseignements de personne-ressource à jour. Cette section explique comment Karbon synchronise automatiquement les personnes-ressources, comment résoudre les doublons lorsque les noms ou les courriels ne correspondent pas exactement, et comment mettre à jour les détails des personnes-ressources dans les deux systèmes. Elle couvre également la gestion des paramètres de synchronisation des personnes-ressources — y compris la spécification des types de personnes-ressources pour les nouvelles personnes-ressources ou les personnes-ressources mises à jour, et explique comment pousser les personnes-ressources de Karbon vers QuickBooks en ligne.
Synchroniser les personnes-ressources
Une fois connecté, cliquez sur Synchroniser maintenant dans la section QuickBooks en ligne dans Applications connectées pour importer les personnes-ressources de QuickBooks en ligne dans Karbon.
Karbon essaiera de faire correspondre les clients QuickBooks en ligne importés aux personnes-ressources Karbon existantes. Ainsi, vous pourrez :
Afficher les personnes-ressources qui ont été automatiquement synchronisées
Résoudre les doublons
Les renseignements importés comprennent :
Nom
Courriel
Numéro(s) de téléphone
Adresse physique
Adresse postale
Logique de correspondance :
Correspondance exacte entre le nom et l'adresse courriel : la personne-ressource est automatiquement mise en correspondance.
Pas de correspondance : Karbon crée une nouvelle personne-ressource.
Correspondance partielle (par exemple, le nom ou le courriel seulement) : s'affiche dans l'écran de résolution des doublons pour que vous puissiez faire correspondre les données ou en créer de nouvelles.
Notez : cliquer sur Synchroniser maintenant ne fait que transférer les personnes-ressources de QuickBooks en ligne vers Karbon. Cela ne pousse pas les personnes-ressources de Karbon vers QuickBooks en ligne. Voir ci-dessous comment synchroniser les personnes-ressources de Karbon vers QuickBooks en ligne.
Voir les personnes-ressources mises en correspondance
Pour voir les personnes-ressources qui ont déjà été mises en correspondance, cliquez sur « Voir la liste des clients » et vous serez présenté avec les personnes-ressources qui sont dans QuickBooks en ligne et qui ont été ajoutées à Karbon.
Ici, vous pouvez visualiser les personnes-ressources qui ont été mises en correspondance. Si vous estimez que la correspondance est incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le menu d'options (...) à droite de la correspondance et en cliquant sur « Supprimer la correspondance ».
Identifier les doublons
Si des doublons ont été identifiés après la synchronisation, il est probable que les personnes-ressources partagent la même adresse courriel associée, mais que le nom diffère de l'un à l'autre. Vous pouvez réconcilier cela en sélectionnant la correspondance potentielle donnée ou vous pouvez créer une nouvelle personne-ressource dans Karbon pour connecter la personne-ressource de QuickBooks en ligne.
Pour ce faire, cliquez sur « Résoudre les doublons » et vous accéderez à une page qui vous indiquera les personnes-ressources qui sont apparues comme des doublons. Vous pouvez confirmer la correspondance proposée par Karbon ou créer une nouvelle personne-ressource si elle n'est pas correcte.
Mettre à jour les personnes-ressources
Si les mises à jour suivantes sont apportées aux clients connectés dans QuickBooks en ligne ou Karbon, elles seront mises à jour dans le système suivant :
Modification de nom
Modification / ajout d'adresse courriel
Modification / ajout de numéro(s) de téléphone
Modification / ajout d'adresse physique
Modification / ajout d'adresse postale
Si la modification ne se produit pas rapidement, vous pouvez mettre à jour manuellement vos personnes-ressources en vous rendant dans les Paramètres de Karbon > en cliquant sur Applications connectées > Modifiez votre compte QuickBooks Online et cliquez sur Synchroniser maintenant.
Gérer les paramètres de synchronisation des personnes-ressources
Avec l'intégration, vous pouvez contrôler quelles personnes-ressources sont synchronisées de Karbon vers l'application intégrée ou vice versa en utilisant les paramètres de synchronisation des personnes-ressources.
La section supérieure de la zone de paramétrage vous permet de spécifier le type de personne-ressource attribué à toute nouvelle personne-ressource de l'application intégrée à Karbon. La valeur par défaut est « Client », mais vous pouvez décider de créer un nouveau type de personne-ressource et de faire en sorte que vos personnes-ressources synchronisées obtiennent ce type de personne-ressource afin de les identifier et de les filtrer facilement dans Karbon (par exemple « Client – QuickBooks »).
La deuxième section vous permet de spécifier quelles personnes-ressources — en fonction du Type de personne-ressource qui leur a été attribué dans Karbon — seront transférées vers l'application intégrée. Ce Type de personnes-ressources sera la seule à être synchronisée. Une fois la première synchronisation effectuée, toute nouvelle personne-ressource avec le Type de personne-ressource sélectionnée sera créée dans l'application intégrée. Elle sera mise à jour si une modification est apportée à la personne-ressource (par exemple, un changement de nom, de courriel, de téléphone et/ou d'adresse).
Astuce : transférer des personnes-ressources de Karbon vers QuickBooks en ligne
Lorsque vous cliquez sur Synchroniser maintenant, Karbon ne créera pas de nouveaux clients dans QuickBooks en ligne pendant la synchronisation initiale. Cependant, les nouvelles personnes-ressources ou les personnes-ressources mises à jour de Karbon peuvent être transférées dans QuickBooks en ligne si :
Le Type de personne-ressource correspond à l'un des types configurés dans les Paramètres de synchronisation des personnes-ressources de QuickBooks en ligne.
La personne-ressource est nouvellement créée OU a été mise à jour (par exemple, changement de nom, de courriel, de téléphone, d'adresse ou de Type de personne-ressource).
Meilleure pratique : créez un nouveau Type de personne-ressource dans Karbon, comme « Client – QuickBooks », et attribuez-le à toutes les personnes-ressources que vous souhaitez transférer à QuickBooks en ligne. Cela permet à Karbon de les synchroniser.
Pour attribuer ou mettre à jour des types de personne-ressource en masse, utilisez l'option d'exportation/importation de personnes-ressources dans Karbon. Utilisez l'export/import de fichiers de mise à jour de personnes-ressources en masse à partir de l'icône Exporter/Importer une personne-ressource.
Synchronisation des factures et des paiements
Notez : Lacerte ou ProConnect ne peuvent pas être utilisés avec cette intégration.
Cette section couvre les étapes essentielles de la configuration, les processus de synchronisation, le dépannage des erreurs courantes et les limitations importantes pour aider à maintenir des opérations financières fluides entre les deux systèmes.
Configurer l'intégration de la facturation dans QuickBooks en ligne
Avant de commencer, assurez-vous que la synchronisation des personnes-ressources est configurée et fonctionne correctement. C'est essentiel pour que les factures soient associées aux bonnes personnes-ressources.
Autorisations nécessaires
Pour activer l'intégration de la facturation dans QuickBooks en ligne, vous devez :
Permissions de l'administrateur de la facturation dans votre compte Karbon.
L'autorisation d'envoyer des factures est activée.
Étapes de la mise en place de l'intégration
Naviguer vers Paramètres :
Allez dans Réglages > Applications connectées > QuickBooks en ligne > Configuration.
Suivez les étapes de configuration :
Exécuter une synchronisation des personnes-ressources : assure que les factures sont liées aux bonnes personnes-ressources dans QuickBooks en lignes.
Cartographie des types de travail : mettez en correspondance les types de travail de Karbon avec les services de QuickBooks en lignes. Un service par défaut s'appliquera aux types de travail non mises en correspondance.
Correspondance des taxes : faites correspondre les taux d'imposition de Karbon aux taux d'imposition de QuickBooks en ligne, y compris les taxes principales et secondaires pour les taux combinés.
Sync Start Date (Date de début de la synchronisation) : choisissez une date de début qui correspond à votre période comptable. Les factures créées avant cette date ne seront pas synchronisées.
Une fois configurés, les factures et les paiements seront synchronisés entre Karbon et QuickBooks en ligne en fonction des configurations sélectionnées.
Pour les étapes de dépannage, reportez-vous à la section Gestion des erreurs de synchronisation ou contactez le service d'assistance de Karbon pour obtenir de l'aide.
Synchronisation des factures
Une fois l'intégration à QuickBooks en ligne mise en place, les factures créées dans Karbon seront automatiquement synchronisées avec QuickBooks Online en fonction de votre configuration.
Il s'agit d'une synchronisation à sens unique, ce qui signifie que les factures seront synchronisées entre Karbon et QuickBooks Online, mais que les modifications apportées dans QuickBooks ne seront pas synchronisées avec Karbon. Pour garantir l'exactitude des données, toutes les modifications doivent être effectuées directement dans Karbon avant l'envoi.
Les factures seront synchronisées avec QuickBooks en ligne lorsqu'elles seront envoyées ou postées dans Karbon :
Les factures uniques peuvent être créées et envoyées individuellement en naviguant vers Facturation > Non facturé, en sélectionnant les éléments de travail et en suivant Projet de facture > Approuver > Envoyer.
Les factures groupées peuvent être traitées par le biais des cycles de facturation, ce qui vous permet de clôturer et d'envoyer plusieurs factures en même temps à partir de Facturation > Clôturer > Envoyer.
Seules les factures dont la date de facturation est égale ou postérieure à la date de début de la synchronisation (définie lors de la configuration initiale de la facturation dans QuickBooks en ligne) seront synchronisées.
Chaque facture synchronisée est envoyée aux deux comptables de QuickBooks Online et à la personne-ressource de facturation dans Karbon.
Synchronisation des paiements
Une fois l'intégration de QuickBooks en ligne mise en place, les paiements peuvent être synchronisés dans les deux sens entre Karbon et QuickBooks en ligne, garantissant ainsi des enregistrements précis et à jour.
Paiements de Karbon aux comptables QuickBooks en ligne
Paiements Karbon : les paiements effectués dans Karbon seront automatiquement synchronisés avec QuickBooks en ligne lorsque les factures sont payées.
Paiements de QuickBooks en lignes à Karbon
Paiements manuels : les paiements peuvent être enregistrés manuellement dans QuickBooks en lignes en naviguant vers Ventes > Rechercher une facture > Recevoir un paiement > Enregistrer.
Paiements partiels : si un paiement ne couvre qu'une partie d'une facture, il peut encore être enregistré manuellement dans QuickBooks en ligne.
Fractionnement des paiements : au besoin, les paiements peuvent être répartis sur plusieurs factures.
Lorsque le solde d'une facture atteint 0 $, elle passe de la catégorie En attente de paiement à la catégorie Payée, et un journal d'activité apparaît sous Activités de la facture.b
Gerer des erreurs de synchronisation des paiements
Lorsqu'il y a un problème avec l'intégration de QuickBooks en ligne, vous pouvez facilement gérer et résoudre les erreurs directement à partir de la zone de gestion des erreurs de Karbon. Cette section vous aide à surveiller et à corriger les erreurs de synchronisation afin d'assurer un fonctionnement sans heurts.
Accès à la zone de gestion des erreurs
Pour afficher et gérer les erreurs :
Accédez à Paramètres > Applications connectées > QuickBooks en ligne.
Cliquez sur Voir les erreurs (cette option n'apparaît que lorsque des erreurs existent).
Correction et réessai des erreurs
Une fois dans la zone de gestion des erreurs, vous verrez les problèmes spécifiques qui nécessitent une attention particulière. À partir de là, vous pouvez :
Corriger tout problème directement si nécessaire.
Utiliser le bouton Réessayer pour tenter de résoudre le problème. Actuellement, cette action relance toutes les erreurs en même temps.
Notez : Karbon limite l'action de réessai à une fois toutes les 3 minutes pour éviter d'atteindre les limites du système à cause d'un trop grand nombre de réessais. Veillez à résoudre tout problème sous-jacent avant d'effectuer une nouvelle tentative.
Message d'erreur | Explication |
CustomerRef is required | Nous ne trouvons pas votre personne-ressource de facturation dans QuickBooks en lignes. Vérifiez les paramètres de synchronisation des personnes-ressources et assurez-vous que vous synchronisez bien ce client. Voir Comment transférer des personnes-ressources de Karbon vers QuickBooks en ligne |
Duplicate Document Number Error | Il y a déjà un article dans QuickBooks en lignes avec ce numéro de facture exact. Vous devrez modifier manuellement ce numéro dupliqué dans QuickBooks en lignes pour qu'il soit différent, puis réessayer. |
KarbonTaxRateInvalid | Assurez-vous que tous vos taux d'imposition sont mises en correspondance dans la configuration de QuickBooks en lignes - Paramètres > Applications connectées > Modifier l'intégration de la facturation > Suivant > Mapper le taux d'imposition manquant (mapper le taux d'imposition manquant). Une fois que le taux d'imposition est mis en correspondance, réessayez la synchronisation à partir de la zone de gestion des erreurs. |
Failed to create manual payment. | Nous n'avons pas reçu de paiement pour cette facture. Cela peut se produire pour un certain nombre de raisons, la plus probable étant que vous êtes en dehors d'une période comptable valide. Ouvrez la période comptable et réessayez. |
message=AuthenticationFailed; errorCode=003200; statusCode=401 | Déconnectez-vous de QuickBooks en lignes, puis assurez-vous que votre QuickBooks en lignes est connecté dans l'écran Application connectée et réessayez. |
QboaUsInvoiceMultipleTaxRates | Actuellement, les factures américaines de QuickBooks en lignes ne peuvent pas avoir plusieurs taux d'imposition. Assurez-vous que toutes les lignes de la facture ont le même taux d'imposition. |
Invoice customer differs from payment customer | Le client figurant sur la demande de facture est différent de celui figurant sur le paiement entrant. Modifiez le client pour qu'il corresponde et réessayez le paiement. |
Payment Date is in the future | La date de paiement d'un paiement entrant est à plus de 2 jours de la date UTC actuelle. |
Payment date is not in an open accounting period | Pour un paiement entrant, il n'y a pas de période comptable couvrant la date du paiement. Ou bien la période comptable couvrant le paiement est clôturée. Allez dans Finance > Périodes comptables et assurez-vous que la date du paiement se trouve dans la période. |
Payment will overpay the invoice | Pour un paiement entrant, le montant du paiement est supérieur au montant dû sur la facture. Modifiez le montant dans le QuickBooks en ligne et relancez le paiement de la facture. |