Notez : cet article traite spécifiquement de l'intégration de la synchronisation des personnes-ressources. Si vous cherchez plutôt des renseignements sur la synchronisation de la facturation, veuillez vous référer à cet article.
Index
Les bases de l'intégration
Que fait cette intégration?
L'intégration Karbon QuickBooks en ligne avec la synchronisation des personnes-ressources synchronise les enregistrements des clients de QuickBooks en ligne vers Karbon sous forme de personnes-ressources et d'organisations — et vice versa. Il s'agit d'une synchronisation bidirectionnelle. Une fois la synchronisation effectuée, tous les enregistrements correspondants dans QuickBooks en ligne seront mis à jour si des changements sont effectués dans Karbon (et vice versa).
Importera-t-il toutes les personnes-ressources de QuickBooks en ligne?
Oui, mais il n'importera pas les personnes-ressources pour lesquelles il manque un nom d'entreprise et un nom de personne-ressource.
Comment l'intégration permet-elle de maintenir les données à jour?
L’intégration prend en charge la synchronisation des données manuelle et automatique :
Vous pouvez déclencher une synchronisation manuelle en cliquant sur le bouton Synchroniser maintenant sur la page Applications connectées.
L’intégration détecte les modifications apportées aux fiches personnes-ressources dans QuickBooks en ligne et Karbon. Si des changements sont repérés (par exemple, un nom, un courriel, un numéro de téléphone ou une adresse), les données correspondantes sont mises à jour dans l’autre application.
De quoi ai-je besoin pour mettre en place cette intégration?
Vous devez disposer d'un accès administrateur à Karbon et à QuickBooks en ligne.
Cette intégration permet-elle de lier des personnes-ressources cachées?
Non, les personnes-ressources cachés sont effectivement « cachés » à cette intégration, qui n'en aura donc pas connaissance lorsqu'elle tentera de faire correspondre un enregistrement de QuickBooks en ligne avec un enregistrement de Karbon.
Cette intégration prend-elle en charge les personnes-ressources avec les sous-clients/parents?
Non, les sous-clients auxquels des clients parents ont été attribués ne seront pas synchronisés. Pour inclure ces personnes-ressources dans la synchronisation, vous devez d'abord les dissocier en modifiant l'enregistrement du client dans QuickBooks en ligne pour comptables, en désactivant le paramètre « Est un sous-client » et en mettant à jour le nom de l'entreprise/affichage en conséquence.
Connexion à QuickBooks en ligne dans Karbon
Puis-je connecter mon compte QuickBooks en ligne à plusieurs comptes Karbon?
Non - QuickBooks en ligne n'autorise qu'une seule instance de l'application de synchronisation Karbon par compte.
Que se passe-t-il si une personne-ressource similaire à celle de QuickBooks en ligne existe déjà dans Karbon?
L'intégration tentera de les connecter si le nom et l'adresse courriel correspondent. Si seul le nom ou l'adresse courriel correspond, il sera possible de trouver manuellement une connexion ou de créer un nouveau compte. Si ni le nom ni le courriel ne correspond, une nouvelle personne-ressource sera créée.
Que se passe-t-il si je supprime un personne-ressource dans QuickBooks en ligne?
La synchronisation avec QuickBooks en ligne sera interrompue, mais la personne-ressource sera conservée dans Karbon.
Puis-je forcer manuellement une synchronisation?
Oui, le bouton « Synchroniser maintenant » sur la page de l'application connectée lancera une synchronisation de tous les enregistrements de QuickBooks en ligne.
Mise en correspondance des données
Quelles sont les données importées dans Karbon?
L'intégration importe les champs suivants (plus de renseignements sur chacun d'entre eux ci-dessous) :
Nom
Courriel
Numéro(s) de téléphone
Adresse physique
Adresse postale
Comment est déterminée la correspondance d'un client?
Lors de l'importation de QuickBooks en ligne vers Karbon :
Si le nom et le courriel correspondent exactement, la personne-ressource sera automatiquement mise en correspondance.
Si le nom et le courriel ne correspondent pas, Karbon créera une nouvelle personne-ressource.
S'il y a une correspondance partielle (c'est-à-dire que le courriel correspond, mais pas le nom / le nom correspond, mais pas le courriel), Karbon affichera la personne-ressource dans l'écran de résolution des doublons, ce qui permettra aux utilisateurs de choisir la bonne correspondance ou de créer une nouvelle personne-ressource.
Les correspondances peuvent-elles être supprimées?
Oui, à partir de la liste des clients de QuickBooks en ligne disponible dans les paramètres d'intégration ou à partir de l'écran des détails de l'organisation ou de la personne-ressource, mais pas en masse.
Organisations et individus
Comment déterminer si une personne-ressource de QuickBooks en ligne est une personne ou une organisation?
L'intégration de Karbon vérifie le « Nom d'affichage » d'une personne-ressource de QuickBooks en ligne. Si cet enregistrement correspond au « Nom de l'entreprise » de la personne-ressource de QuickBooks en ligne, nous le traitons comme une organisation, sinon, nous le traitons comme une personne.
Si vous créez un client dans QuickBooks en ligne en tant que personne physique (et non pas en tant qu'entreprise), nous le traiterons comme une personne.
Afficher le nom
Comment remplir la propriété DisplayName de QuickBooks en ligne lorsque la personne-ressource est créée dans Karbon?
Lorsqu’une nouvelle personne-ressource est créée dans Karbon avec un type de personne-ressource configuré pour être synchronisé avec QuickBooks en ligne, l’intégration doit gérer avec soin le champ Nom à afficher.
QuickBooks en ligne exige que le champ Nom à afficher soit unique pour chaque client. Pour assurer une synchronisation adéquate, l’intégration Karbon remplit automatiquement ce champ selon la logique suivante :
Le système tente de générer une valeur appropriée pour Nom à afficher à partir des informations saisies dans Karbon.
Organisations :
Le champ Nom est utilisé pour remplir à la fois les champs Nom de l’entreprise et Nom à afficher pour le nouveau client créé dans QuickBooks en ligne.Individus :
Les champs Prénom, Deuxième prénom et Nom de famille dans Karbon sont combinés pour créer le champ Nom à afficher chez QuickBooks en ligne.
Les champs Prénom et Nom de famille dans QuickBooks en ligne sont également mis à jour pour correspondre à ce qui est saisi dans Karbon.
Remarque : QuickBooks en ligne Comptable ne possède pas de champ pour le deuxième prénom dans les fiches client.
Le champ Nom à afficher est obligatoire dans QuickBooks en ligne et requis pour que la synchronisation réussisse.
L’intégration comprend une validation qui empêche les doublons de Nom à afficher. Si le Nom à afficher proposé est déjà utilisé dans QuickBooks en ligne, alors un nouveau client ne sera pas créé.
Tout ce processus de création de nom permet d’assurer l’intégrité des données entre Karbon et QuickBooks en ligne — tout en respectant les exigences de conformité pour garantir une correspondance exacte entre les personnes-ressources et les clients.
Adresses
Comment les adresses de QuickBooks en ligne sont-elles reliées à Karbon?
Karbon fait correspondre l'adresse de facturation de QuickBooks en ligne à l'adresse postale de Karbon, et l'adresse d'expédition de QuickBooks en ligne à l'adresse physique de Karbon.
Est-ce que toutes les données d'adresse de QuickBooks en ligne sont importées dans Karbon?
Les adresses de QuickBooks en ligne permettent jusqu'à cinq lignes d'adresse de 500 caractères avec la ville, le pays et le code postal. Dans Karbon, les adresses ne comportent qu'une seule ligne de 200 caractères, ainsi que des champs plus courts pour la ville, la province, le pays et le code postal.