En intégrant QuickBooks Online Accountant avec Karbon, vous pouvez garder vos enregistrements à jour dans chaque système avec une simple synchronisation.
Ce guide vous expliquera les étapes nécessaires pour connecter votre intégration à Karbon et pour garder vos données à jour.
Index
Connexion à QuickBooks Online Accountant
Reliez l'intégration et Karbon en vous connectant à votre compte QuickBooks Online Accountant. Ensuite, dans Karbon, naviguez vers vos « Paramètres » > cliquez sur « Applications connectées » et sélectionnez « Connecter » à côté de QuickBooks Online Accountant.
Vous pourrez alors vous connecter à votre compte en vous identifiant.
Une fois connecté, Karbon vous permettra de synchroniser vos contacts et de gérer vos paramètres de synchronisation.
Synchroniser vos contacts
Une fois connecté à votre compte, cliquez sur « Synchroniser maintenant » dans la section QuickBooks Online Accountant des applications connectées pour synchroniser vos contacts depuis l'application intégrée vers Karbon.
Cela permettra de faire correspondre vos contacts et de voir tous les contacts qui ont été automatiquement synchronisés ainsi que les contacts qui s'affichent en double pour que vous puissiez les résoudre.
Pour les contacts qui sont mis en correspondance, les informations suivantes seront importées dans Karbon ou QuickBooks Online Accountant :
Nom
Courriel
Numéro(s) de téléphone
Adresse physique
Adresse postale
La recherche d'un client s'effectue selon les règles suivantes :
Si le nom et l'adresse courriel correspondent exactement, le contact sera automatiquement mis en relation.
Si le nom et l'adresse courriel ne correspondent pas, Karbon créera un nouveau contact.
S'il y a une correspondance partielle (c'est-à-dire que l'adresse courriel correspond, mais pas le nom / le nom correspond, mais pas l'adresse courriel), Karbon affichera le contact dans l'écran de résolution des doublons — ce qui vous permettra de choisir la bonne correspondance ou de créer un nouveau contact.
Notez : Cliquer sur « Synchroniser maintenant » ne synchronisera pas vos contacts Karbon avec l'application intégrée. Ceci afin d'éviter que l'application intégrée ne soit inondée de nouveaux contacts ou de doublons. Voir ci-dessous comment envoyer les contacts existants et nouveaux vers l'application intégrée.
Affichage des contacts cartographiés
Pour visualiser les contacts qui ont déjà été mappés, cliquez sur « Voir la liste des clients » et vous serez présenté avec les contacts qui sont dans QuickBooks Online Accountant qui a été connecté dans Karbon.
Ici, vous pouvez voir les contacts qui ont été mappés. Si vous estimez que la correspondance est incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le menu d'options (...) à droite de la correspondance et en cliquant sur « Supprimer la correspondance ».
Identification des doublons
Si des doublons ont été identifiés après la synchronisation, il est probable que les contacts partagent la même adresse courriel associée, mais que le nom diffère de l'un à l'autre. Vous pouvez réconcilier cela en sélectionnant la correspondance potentielle donnée ou vous pouvez créer un nouveau contact dans Karbon pour connecter le contact QuickBooks Online Accountant.
Pour ce faire, cliquez sur « Résoudre les doublons » et vous accéderez à une page qui vous indiquera les contacts qui sont apparus comme des doublons. Vous pouvez confirmer la correspondance proposée par Karbon ou créer un nouveau contact si elle n'est pas correcte.
Mise à jour des contacts
Si les mises à jour suivantes sont apportées aux clients connectés dans QuickBooks Online Accountant ou Karbon, elles seront mises à jour dans le système suivant :
Changement de nom
Modification / ajout d'un courriel
Changement / ajout de numéro(s) de téléphone
Changement / ajout d'adresse physique
Changement / ajout d'adresse postale
Si le changement ne se produit pas rapidement, vous pouvez mettre à jour manuellement vos contacts en allant dans Paramètres Karbon > cliquer sur Applications connectées > Modifier votre compte QuickBooks Online et cliquer sur Synchroniser maintenant.
Gestion des paramètres de synchronisation des contacts
Avec l'intégration, vous pouvez choisir les contacts qui sont synchronisés entre Karbon et l'application intégrée et vice versa en utilisant les paramètres de synchronisation des contacts.
La section supérieure de la zone des paramètres vous permet de spécifier le type de contact attribué à tout nouveau contact de l'application intégrée vers Karbon. La valeur par défaut est « Client », mais vous pouvez décider de créer un nouveau type de contact et de faire en sorte que vos contacts synchronisés obtiennent ce type de contact afin de les identifier et de les filtrer facilement dans Karbon (par exemple, « Client - QuickBooks »).
La deuxième section vous permet de spécifier quels contacts, en fonction du type de contact qui leur a été attribué dans Karbon, seront transférés vers l'application intégrée. Seuls les contacts de ce type seront synchronisés. Une fois la première synchronisation effectuée, tout nouveau contact avec un type de contact sélectionné sera créé dans l'application intégrée et sera mis à jour si un changement est apporté au contact (par exemple, un changement de nom, de courriel, de téléphone, et/ou d'adresse).
Astuce : Comment transférer des contacts de Karbon vers QuickBooks Online Accountant?
Comme indiqué ci-dessus, lorsque vous cliquez sur « Synchroniser maintenant », Karbon ne créera pas de nouveaux clients dans l'application intégrée lors de la synchronisation initiale. Cependant, il créera un nouveau contact à partir de ce moment si les critères suivants sont remplis :
Nouveau contact : Lors de la création d'un nouveau contact, le type de contact correspond au(x) type(s) de contact sélectionné(s) dans les paramètres de synchronisation des contacts de QuickBooks Online Accountant.
Contact existant : Une modification est apportée au contact (par exemple, modification du type de contact, du nom, de l'adresse courriel, du téléphone, et/ou de l'adresse) ET le type du contact existant correspond au(x) type(s) de contact sélectionné(s) dans les paramètres de synchronisation des contacts de QuickBooks Online Accountant.
Ainsi, si vous souhaitez synchroniser une sélection de contacts de Karbon avec l'application intégrée, nous vous recommandons de créer un nouveau type de contact (par exemple « Client — QuickBooks ») et de mettre à jour les contacts que vous souhaitez synchroniser avec l'application intégrée pour qu'ils aient le nouveau type de contact spécifié. Cela sera identifié comme un changement dans le contact et, puisque le contact correspond au type de contact dans les paramètres de synchronisation des contacts de QuickBooks Online Accountant, il synchronisera ces contacts entre Karbon et l'application intégrée.
Vous souhaitez mettre à jour les types de contacts en masse? Utilisez le fichier d'exportation/importation de contacts en masse à partir de l'icône d'exportation/importation de contacts.
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