L'objectif de la liste des tâches dans Karbon est d'identifier rapidement les tâches qui requièrent votre attention maintenant, et de vous fournir un outil de gestion des capacités personnelles pour planifier la réalisation de ce travail.
Index
Indications que votre liste de tâches ne fonctionne pas
Voici deux signes indiquant que votre liste de tâches ne fonctionne pas aussi bien qu'elle le pourrait :
Vous vous surprenez à vous demander « puis-je faire cela maintenant, ou dois-je attendre que quelque chose d'autre se produise avant de commencer? ».
Votre liste de tâches contient tellement d'éléments que vous ne parvenez pas à identifier facilement ce qui devrait être prioritaire.
Si c'est le cas, lisez ce qui suit pour voir comment vous pouvez rendre votre liste de tâches plus facile à gérer et la faire travailler pour vous plutôt que contre vous.
Filtrer votre liste de tâches
Les filtres de tâches vous permettent de désactiver certains éléments, afin de vous assurer que ce que vous voyez est une représentation fidèle de ce sur quoi vous devez travailler.
En haut de votre liste, vous pouvez choisir de n'afficher que certains types d'éléments à faire (travail, courriels, notes, tâches), et/ou des éléments dans un ou plusieurs statuts choisis .
Lorsque vous ajoutez des filtres, vous remarquerez que les chiffres dans les tuiles de votre période indiquent maintenant le nombre d'éléments affichés.
Vous verrez un chiffre distinct indiquant le nombre total d'éléments de votre liste de tâches.
Si vous quittez votre liste de tâches, tous les filtres que vous avez appliqués au cours de la session actuelle sont conservés.
Filtrer par statut
Le filtre par état vous permet de savoir ce qui nécessite votre attention immédiate. Nous vous recommandons de regarder d'abord les éléments qui sont « en cours » ou « prêts à commencer ». Supprimez les éléments planifiés pour rendre votre liste de tâches plus facile à suivre. S'ils ne sont pas prêts à démarrer (ou en cours), ils ne sont pas encore prêts à être « faits ».
Filtrer par type
Le filtrage par type vous permet d'établir plus facilement des priorités en fonction de ce que vous voulez faire en premier. Nous vous recommandons d'examiner d'abord les notes et les courriers électroniques, car ils contiennent généralement des informations sensibles au facteur temps et nécessitent une réponse rapide. Nous vous recommandons également de supprimer les affectations de travail. Si vous avez besoin de visualiser ou de faire un rapport sur les éléments de travail, le tableau Kanban de Karbon est un excellent outil pour cela. La liste des tâches est mieux ciblée sur des éléments spécifiques pouvant faire l'objet d'une action.
Pour les dirigeants
Effectuez le suivi des tâches que vous avez confiées à votre personnel en passant de votre liste de tâches à la liste de tâches d'un collègue ou aux tâches que vous lui avez confiées.
Si vous gérez plusieurs membres d'une équipe, triez-les en cliquant sur le curseur situé à droite.
Trier votre liste de tâches
Le tri de vos tâches vous permet de trouver en premier lieu les éléments les plus importants.
Vous disposez d'une série d'options pour trier votre liste de tâches à l'aide du curseur de tri.
Glisser-déposer :Les éléments s'affichent en fonction de l'ordre personnalisé que vous avez choisi avec la fonction de glisser-déposer. Karbon se souviendra de cet ordre — même si vous choisissez de trier ou de filtrer vos éléments selon un autre critère.
Date à faire : Les éléments s'affichent en fonction de la date à laquelle ils doivent être faits. Ce filtre est populaire dans les périodes de tâches Cette semaine et Semaine prochaine pour voir les éléments par jour et organiser la semaine.
Date d'échéance : Les éléments s'affichent en fonction de leur date d'échéance. Un élément sans date d'échéance sera inclus dans la section « Aucune date d'échéance ».
Statut : Utilisez ce filtre pour afficher les éléments en fonction de leur état d'avancement. Par exemple, vous pourriez vouloir voir les éléments « planifiés » ou « prêts à démarrer ».
Dernière mise à jour : Les éléments s'afficheront en fonction de l'horodatage de leur dernière activité.
Travail : Les éléments seront classés en fonction de l'élément de travail dont ils font partie. Les éléments qui n'appartiennent à aucun élément de travail seront regroupés dans la section « Ne fait pas partie du travail ». Si un courriel est joint à plusieurs éléments de travail, il sera répertorié sous l'élément de travail principal.
Client : Les éléments seront regroupés selon le client auquel ils sont associés. Si un élément n'est pas lié à un client, il sera inclus dans la section « Non lié à un client ».
Assignateur : Les éléments seront classés en fonction de la personne qui a attribué l'élément. Très pratique si vous cherchez à prioriser les demandes de votre partenaire.
Affectataire : Les éléments seront regroupés par collègue qui les a assignés.
Toutes les vues de tri, à l'exception de la vue « Glisser-déposer », diviseront vos éléments en sections. Vous pourrez développer et réduire ces sections, ainsi que les mettre à jour en masse.
Glissez et déposez pour réorganiser
Organisez votre liste de tâches et planifiez votre journée en réorganisant vos éléments dans un ordre de priorité personnalisé. Vous pouvez réorganiser vos tâches en les faisant glisser et en les déposant dans l'ordre qui vous convient. Vous pouvez les réorganiser au sein d'une période spécifique, ou les déplacer vers des périodes différentes en les faisant glisser vers la période souhaitée.
Pour réorganiser un élément au sein d'une même période, assurez-vous d'abord que votre liste de tâches est triée par glisser-déposer. Vous pouvez ensuite cliquer sur l'élément, le faire glisser et le déposer là où vous le souhaitez. Vous devriez voir une ligne qui indique où l'élément sera déposé.
Pour déplacer un élément vers une autre période, cliquez sur l'élément, puis faites-le glisser et déposez-le sur le bouton de la période où vous souhaitez le placer.
Lorsque de nouveaux éléments sont attribués, ils apparaissent en haut de la liste.
Automatisation des listes de tâches
Assurez-vous que l'état des éléments que vous devez faire est élevé automatiquement - vous ne devriez pas avoir besoin de mettre à jour l'état manuellement.
Pour les e-mails et les notes, ajustez vos automates globaux pour qu'ils soient prêts à démarrer dès qu'ils sont affectés.
Pour les tâches au sein des éléments de travail, assurez-vous que les automates de votre liste de tâches changent le statut de la tâche en prêt à démarrer dès que les sections précédentes sont terminées.
Tâches et sous-tâches dans les listes de tâches
Soyez sélectif dans le nombre de tâches affichées sur les listes de tâches. Il est essentiel qu'un membre de votre équipe s'approprie clairement chaque tâche, mais il existe des moyens plus élégants d'y parvenir que de simplement attribuer chaque élément de tâche individuellement.
Par exemple, lorsque vous construisez des modèles de travail, considérez cet exemple de deux façons de construire une section qui décrit les trois mêmes tâches :
Dans l'exemple du haut, le destinataire recevra trois lignes dans sa liste de tâches. Cela s'accumule rapidement si vous servez 10 à 20 clients.
Dans l'exemple du bas, les tâches sont présentées en retrait comme des sous-tâches sous une tâche principale. Cela permet d'indiquer clairement que l'achèvement des sous-tâches est nécessaire pour que le propriétaire de la tâche principale puisse marquer l'élément comme terminé.
De plus, puisque seule la tâche principale se voit attribuer un attributaire, cette personne ne recevra qu'un seul élément dans sa liste de tâches (et non trois), ce qui est parfaitement adéquat pour attirer son attention sur cette section du work item. Une fois qu'elle aura accédé à l'élément de travail, elle verra la liste complète des sous-tâches à accomplir.
Articles suggérés :