La section Documents de Karbon pour les clients est le centre névralgique pour tous les fichiers échangés avec votre cabinet. Cet article explique comment vos clients peuvent voir, rechercher, téléverser et gérer leurs documents dans le portail, offrant un moyen sécurisé et organisé de partager des renseignements.
Prérequis
Votre cabinet d'expertise-comptable doit avoir activé Karbon pour les clients.
Votre client doit avoir été invité et avoir accès à Karbon pour les clients pour l'entité client concernée.
Votre client doit être connecté à Karbon pour les clients via le portail Web ou l'application cellulaire.
Étapes
1. Accéder à la section Documents
Pour voir leurs documents, vos clients doivent simplement :
Se connecter à Karbon pour les clients.
Naviguer vers l'onglet Documents dans le menu principal.
2. Comprendre la visibilité des documents
L'onglet Documents rassemble tous les fichiers accessibles au client à partir du travail orienté vers le client, des demandes client, des approbations et des signatures électroniques. Les documents exacts qu'une personne voit dépendent de son niveau d'accès à l'espace de travail client spécifique :
Vos personnes-ressources à accès limité verront les documents qui leur ont été spécifiquement envoyés dans les demandes et le travail pour ce client.
Vos personnes-ressources à accès complet peuvent voir tout ce qui est compris dans toutes les demandes envoyées pour ce client — qu'elles en aient été le destinataire direct ou non.
Pour plus de détails, consultez notre F.A.Q. : Quels documents sont visibles dans l'onglet Documents ?
3. Rechercher et filtrer des documents
Karbon pour les clients vous offre des outils puissants pour aider vos clients à trouver rapidement des documents précis :
Dans la section Documents, les clients peuvent utiliser la barre de recherche pour taper des mots-clés du nom du document.
Ils peuvent également appliquer des filtres basés sur le Type de service (par exemple, « Comptabilité », « Préparation des déclarations de revenus ») ou des plages de dates pour affiner les résultats.
Cliquer sur la tâche associée à un document les mènera à l'élément de travail contenant, leur permettant de revoir tous les messages et le contexte liés.
4. Téléversements côté client
Vos clients peuvent facilement téléverser leurs documents pour les partager avec votre cabinet — même si une demande client n'a pas encore été envoyée :
Dans la section Documents, cliquez sur le bouton Téléverser.
Sélectionnez le ou les fichiers à partir de leur ordinateur ou appareil cellulaire.
Pour les utilisateurs de l'application cellulaire, ils peuvent également choisir des fichiers de leur galerie ou utiliser l'appareil photo de leur appareil pour prendre une photo et la téléverser directement.
Une fois téléversés, ces documents apparaîtront dans l'infonuage Karbon pour le client concerné dans votre compte Karbon. Votre cabinet sera aussi notifié par une entrée d'activité sur la chronologie du client et une notification de triage envoyée à l'équipe client.
5. Partager un document depuis votre cabinet
En tant qu'utilisateur de votre cabinet, vous pouvez partager des documents avec vos clients directement à partir de l'infonuage Karbon dans le dossier client — sans avoir besoin de créer un élément de travail :
Dans Karbon, naviguez vers le dossier de la personne-ressource du client concerné (par exemple, Eucalyptus & Stone).
Cliquez sur l'onglet Documents.
Repérez le document que vous souhaitez partager, ou téléversez-en un nouveau.
Cliquez sur le menu d'options à trois points à côté du document.
Sélectionnez ensuite Partager.
Confirmez que vous souhaitez rendre le fichier disponible aux utilisateurs avec un accès complet au client.
Notez : pour des raisons de confidentialité, les documents partagés ne sont accessibles qu'aux clients disposant d'un accès complet à l'entité client. Les personnes-ressources à accès limité ne verront pas ces documents partagés directement.
Dépannage
Impossible de trouver un document : conseillez aux clients de vérifier leurs filtres (Type de service, date) ou d'essayer différents mots-clés dans la barre de recherche. Confirmez qu'ils ont le niveau d'accès approprié (limité ou complet) pour le client.
Le téléversement a échoué : assurez-vous que la taille du fichier est dans les limites (les fichiers individuels sont généralement de 200 Mo ou moins). Vérifiez aussi la connexion Internet du client.
Le document n'apparaît pas après le téléversement (côté cabinet) : vérifiez qu'une équipe client est configurée pour le client dans Karbon pour vous assurer que les notifications de triage sont reçues. Vérifiez la chronologie du client et le stockage Karbon pour le fichier téléversé.