De nombreux utilisateurs de Karbon utilise un utilisateur fictif comme solution de contournement pour gérer le travail qui n’était pas encore prêt à être attribué directement, ou encore pour conserver des éléments pendant les transitions d’un membre de leur équipe. Cette méthode servait de zone de stockage temporaire, souvent combinée avec un suivi manuel et des mises à jour des statuts.
Les files d’attente de type premier entré, premier sorti offrent une fonctionnalité dédiée et automatisée, conçue pour gérer et prioriser les éléments de travail selon leur ordre d’entrée. Cette fonctionnalité propose une approche plus fluide qui peut améliorer considérablement l’efficacité et la visibilité par rapport à la méthode de l’utilisateur fictif.
Cet article présente les avantages du passage aux files d’attente premier entré, premier sorti et vous guide pour adapter les flux de travail qui reposaient auparavant sur un utilisateur fictif à cette fonctionnalité améliorée de Karbon.
L’évolution de la priorisation du travail dans Karbon
Historiquement, l’utilisation d’un utilisateur fictif consistait à :
Créer un utilisateur fictif dédié : cet utilisateur portait souvent un nom comme 1 - Utilisateur fictif.
Attribuer du travail à l’utilisateur fictif : les éléments de travail étaient attribués à cet utilisateur lorsqu’ils n’étaient pas encore prêts pour un membre de l’équipe précis.
Gestion manuelle : les cabinets utilisaient ensuite une combinaison de statuts de travail et de vérifications manuelles pour déterminer quand le travail pouvait être transféré de l’utilisateur fictif vers un responsable actif.
Cette solution de contournement reposait trop sur des processus manuels et ne permettait pas une priorisation de type premier entré, premier sorti intégrée.
Pourquoi passer aux files d’attente premier entré, premier sorti?
Les files d’attente premier entré, premier sorti vous offrent une approche plus sophistiquée et automatisée pour gérer le travail non attribué ou en attente, et avec des avantages importants :
Véritable priorisation premier entré, premier sorti : les éléments de travail dans une file premier entré, premier sorti sont automatiquement classés selon leur heure d’entrée, garantissant que les plus anciens sont toujours en tête, prêts à être traités en premier.
Visibilité intégrée : des colonnes dédiées File d’attente et Position dans la file dans la liste des travaux offrent un aperçu immédiat et clair de la priorité des éléments de travail.
Intégration automatisée au flux de travail : des automates de file peuvent être intégrés directement dans vos modèles de travail, permettant au travail d’entrer automatiquement dans une file désignée à des étapes spécifiques du flux (par ex., après la complétion d’une demande client).
Attribution de travail simplifiée : les équipes peuvent facilement voir et « prendre » le prochain travail disponible en haut d’une file, simplifiant l’attribution et réduisant les goulots d’étranglement.
Réduction de la gestion manuelle : l’automatisation du processus de mise en file libère du temps auparavant consacré à la gestion manuelle des attributions fictives et des mises à jour des statuts.
Comment passer aux files d’attente premier entré, premier sorti
Passer d’un utilisateur fictif aux files d’attente premier entré, premier sorti consiste à configurer la nouvelle fonctionnalité de file et à y transférer les éléments de travail existants.
Pour des instructions détaillées sur la configuration des files d’attente premier entré, premier sorti, reportez-vous à notre guide complet :
Pour résumer, le processus de transition implique :
Activer les files dans les paramètres : activez la fonction de file et créez les files spécifiques correspondant à votre utilisation actuelle de l’utilisateur fictif (par ex., File prête pour révision, File des travaux fiscaux entrants).
Mettre à jour les modèles de travail avec des automates de file : modifiez vos modèles de travail existants pour inclure des automates qui ajoutent automatiquement les éléments de travail à vos nouvelles files aux étapes appropriées du flux, remplaçant ainsi l’attribution à un utilisateur fictif.
Migrer les éléments de travail existants : transférez manuellement les éléments de travail actuellement attribués à votre utilisateur fictif vers les nouvelles files premier entré, premier sorti.
Adopter de nouvelles habitudes de flux de travail : formez votre équipe à utiliser les nouvelles vues de file dans la liste des travaux et dans Ma Semaine, afin de gérer et de traiter le travail en suivant la méthode premier entré, premier sorti.