Ce guide vous explique comment activer, configurer et utiliser efficacement les files d’attente FIFO dans Karbon pour optimiser la priorisation et le traitement du travail de votre cabinet.
Prérequis
Accès administrateur dans Karbon pour activer les files d’attente et configurer les modèles de travail.
Étapes
Étape 1 : Activer les files d’attente dans les paramètres
Allez dans Paramètres > Flux de travail.
Cliquez sur Files d’attente.
Choisissez Activer les files d’attente.
Pour ajouter de nouvelles files, cliquez sur le bouton Ajouter une file d’attente. Par exemple, vous pouvez créer une File prioritaire et une File fiscale pour séparer les clients prioritaires ou les types de travail spécifiques.
Étape 2 : Configurer des automates de file d’attente dans les modèles
Standardisez votre processus d’ajout à la file en ajoutant des automates dans vos modèles de travail.
Allez dans Paramètres > Modèles de travail.
Créez un nouveau modèle ou modifiez-en un qui existe déjà.
Dans le modèle, trouvez la section où vous voulez ajouter un automate.
Cliquez sur les trois points (...) à côté d’une tâche ou d’une section, puis sélectionnez Ajouter un automate.
Définissez à quelle file les éléments de travail doivent être ajoutés et à quel moment. Par exemple, vous pouvez configurer un automate pour placer un travail dans une file après l’achèvement de la dernière demande client.
Étape 3 : Ajouter du travail à une file
Voici plusieurs façons d’ajouter un travail à une file :
Manuellement depuis l’en-tête du travail :
Ouvrez l’Élément de travail souhaité.
Cliquez sur Travail dans l’en-tête.
Sélectionnez Files d’attente dans le menu déroulant.
Choisissez la file à laquelle ajouter le Travail.
Manuellement depuis les détails du travail :
Ouvrez l’Élément de travail souhaité.
Cliquez sur Détails dans l’en-tête.
Cliquez sur Modifier les renseignements de base.
Sélectionnez la file désirée dans le menu déroulant.
Automatiquement via les automates de file d’attente :
Si des automates de file d’attente sont configurés dans vos modèles, le travail sera automatiquement ajouté aux files désignées au bon moment (ex. : lorsqu’une tâche est terminée ou qu’une demande client est remplie).
Étape 4 : Afficher les files dans votre cabinet
Gérez et visualisez facilement les files via la liste de travaux.
Cliquez sur Travail dans le menu de navigation.
Choisissez Vue en liste.
Vous verrez de nouvelles colonnes :
File d’attente : indique à quelle file appartient l’élément.
Position dans la file : montre la position actuelle dans la file.
Responsable de la tâche actuelle : personne assignée à la tâche active.
Rôle de la tâche actuelle : rôle de la personne assignée.
Utilisez les filtres :
Cliquez sur l’icône de Filtre.
Filtrez par Équipe pour voir les files propres à certaines équipes.
Filtrez par Client ou Responsable du client pour voir la position des travaux dans la file.
Trier les éléments en file :
Cliquez sur l’en-tête de la colonne Position dans la file pour trier du haut vers le bas selon l’ordre premier entré, premier sorti.
Enregistrer la vue :
Une fois les filtres et tris configurés, cliquez sur Enregistrer comme nouveau.
Nommez la vue (ex. : File fiscale de mon équipe).
Choisissez Enregistrer pour la retrouver facilement.
Déplacer des éléments dans une file :
Sélectionnez un ou plusieurs éléments dans la liste.
Cliquez sur Position dans la file.
Choisissez Déplacer en haut ou Déplacer en bas pour ajuster manuellement la priorité.
Étape 5 : Planifier le travail à effectuer en file
Prenez les travaux en haut des files depuis la liste ou Ma Semaine. Ma Semaine est particulièrement utile pour planifier et réaliser le travail en file.
Voir tous les travaux dans Ma Semaine :
Les éléments dans Ma Semaine affichent la file et la position à droite de la carte.
Ces éléments peuvent être déplacés pour planification comme n’importe quelle carte de travail.
Utiliser les filtres intelligents pour trouver le travail en file :
Dans Ma Semaine, utilisez l’option Filtrer.
Filtrez par file si vous travaillez sur plusieurs files pour vous concentrer sur certaines tâches.
Pour aller plus loin : 📖