Pour créer un projet de facture, vous pouvez sélectionner les éléments de travail que vous souhaitez inclure et sélectionner « Créer un projet de facture ». Vous pouvez choisir individuellement les éléments de travail à ajouter à une facture.

Si vous devez facturer tous les éléments de la section non facturée, vous pouvez utiliser l'outil multi-sélection en haut de la page, à côté de « Aucun élément sélectionné », pour sélectionner toutes les factures affichées.

Vous pouvez également sélectionner toutes les factures d'un client à l'aide de l'outil de multi-sélection situé à côté de votre « contact à facturer ».

Si vous vous trompez, vous pouvez supprimer un projet de facture sous « Factures » et les éléments de travail apparaîtront dans « Non facturé ».

Lorsque vous aurez créé votre projet de facture, vous serez automatiquement dirigé vers la facture qui a été créée.

Vous pouvez également y accéder à partir de votre menu principal, sous « Facturation », et ensuite « Factures ». Par défaut, ce sont les factures provisoires qui s'affichent en premier.

Ajustez vos factures avant de les approuver pour vous assurer qu'elles sont aussi précises que possible.

Vous disposerez d'un audit complet des actions effectuées dans la section « Activité de la facture » de la facture provisoire.

Vous pouvez également mentionner vos collègues dans la section Activité de la facture rédigée, ce qui leur permettra de voir quelles mises à jour ont été effectuées.

Gardez à l'esprit que s'ils n'ont pas accès à la fonction de facturation, vous ne pourrez pas les ajouter dans le commentaire.

Pour le temps facturable, il est possible de modifier la valeur du montant au niveau du montant total ou pour chaque ligne. S'il est calculé au niveau du montant total, le système calcule le montant de la radiation pour chaque ligne en fonction des heures et de la valeur facturable par combinaison. S'il est calculé au niveau de la ligne, il calculera la reprise ou la déduction pour cette entrée de temps seulement.

Si vous suivez le temps sur les éléments de travail à honoraires fixes, un calcul de la reprise ou de l'annulation par entrée de temps individuelle sera créé. Lorsque vous consultez la section relative à la saisie du temps sur l'élément de travail à honoraires fixes, vous verrez deux colonnes supplémentaires appelées « facturé » et « reprise et annulation ».

Chaque fois qu'une entrée de temps est ajoutée, nous calculons en arrière-plan le montant de la radiation et de la facturation pour chaque entrée de temps.

Statut de la facturation

Une fois qu'une facture a été approuvée, toutes les entrées de temps déjà ajoutées seront marquées comme étant facturées et toutes les entrées de temps ajoutées par la suite seront également marquées comme étant facturées.

Si vous décidez de ne pas facturer toutes les entrées de temps figurant sur la facture et que vous souhaitez les facturer ultérieurement, vous pouvez reporter les entrées de temps.

Vous pouvez le faire une par une ou en bloc en cliquant sur la case à cocher et en cliquant sur le bouton « Transférer ».

Une fois la facture approuvée, ces entrées de temps peuvent être retrouvées dans la section Non facturée. Si vous souhaitez réintégrer les entrées de temps avant d'approuver la facture, cliquez à nouveau sur la case à cocher et cliquez sur « Inclure ».

Contrairement au temps facturable, vous ne pouvez pas reporter les entrées de temps individuelles. En revanche, vous pouvez reporter le montant de la facture. Cela n'est possible que si l'élément de frais fixes est marqué comme une facture progressive (voir la section bascule ci-dessous pour des informations sur les factures progressives et finales). Pour reporter, ajustez le montant à une valeur inférieure.

À côté de chaque élément de travail sur la facture se trouve un bouton à bascule qui, lorsqu'il est activé, indique qu'il s'agit de la facture finale pour cet élément de travail. Pour les éléments à frais fixes, cela signifie que le travail à frais fixes n'apparaîtra plus dans les éléments non facturés après l'approbation de la facture. Pour les travaux en temps et matériaux, toute entrée de temps ajoutée après l'approbation de la facture n'apparaîtra plus dans la catégorie « non facturé ».

L'option Facture finale est désactivée par défaut pour les éléments de travail en temps et matériaux et activée par défaut pour les éléments à frais fixes.

S'il y a des éléments facturables pour le même travail (par exemple, des dépenses et du temps) et que vous l'activez pour l'un des éléments, il sera activé pour tous les éléments facturables attachés à cet élément de travail qui figure sur la facture.

Pour supprimer une facture provisoire, accédez à vos factures provisoires à partir du menu principal, sous « Facturation » et puis « Factures ». Par défaut, ce sont les factures provisoires qui s'affichent en premier.

Vous pouvez alors cliquer sur le projet de facture que vous souhaitez supprimer. Passez le curseur à l'extrême droite de la facture et un menu d'options (...) s'affichera.

Cela supprimera le projet de facture et le ramènera aux articles non facturés.

Une fois que vous avez terminé de réviser votre projet de facture, vous pouvez l'approuver. Une fois que vous avez cliqué sur « Approuver », vous pouvez choisir la date d'échéance du paiement.

N'oubliez pas que toute personne ayant accès à la facturation aura la possibilité d'approuver une facture.