L'objectif de Triage est de ne pas y passer tout votre temps. Lorsque vous recevez un courriel, vous pouvez y répondre immédiatement ou le traiter pour plus tard, soit en l'affectant, soit en l'ajoutant à un calendrier, soit en le marquant comme étant de faible priorité, puis en l'effaçant, afin de pouvoir passer au travail qui requiert votre attention.

Parfois, lorsque vous recevez un courriel, des actions supplémentaires sont nécessaires avant que vous puissiez y répondre. Si le courriel nécessite une action de votre part ou de celle d'un membre de votre équipe, vous pouvez vous l'attribuer ou l'attribuer à un collègue.

L'attribution d'un courriel est simple ! Cliquez sur l'icône « Attribuer » du courriel ou, dans le menu « Options », sélectionnez « Attribuer à moi ou à un collègue ».

Lorsque la modale s'affiche, tapez le nom de votre collègue (si vous vous attribuez l'élément, tapez votre propre nom ou simplement « moi ») et sélectionnez-le. Vous pouvez également ajouter une date d'action pour indiquer quand le courriel doit être traité et une date d'échéance s'il y a un délai à respecter. Sélectionnez « Attribuer et effacer » si vous souhaitez effacer le courriel de Triage immédiatement, ou cliquez sur la flèche à côté et cliquez sur « Attribuer » (cela n'effacera pas le courriel).
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Nous vous recommandons d'utiliser le champ « commentaires » lorsque vous assignez un courriel à un collègue, afin d'ajouter un peu d'orientation et des informations supplémentaires sur ce que vous attendez de votre collègue.

Une fois que vous avez assigné un courriel, les détails du destinataire s'affichent lorsque le courriel est réduit. Lorsque vous le développez, vous verrez une piste d'audit avec les détails du destinataire, et votre collègue recevra une notification de l'affectation dans son Triage.

Maintenant que cet courriel a été attribué, il figurera dans la liste des tâches de la personne à qui il a été attribué, afin qu'elle puisse y donner suite ultérieurement.

Au lieu de vous attribuer des courriels, cliquez sur « Planifier pour cette semaine ». Le courriel ou la note sera alors transféré(e) dans « My Week », où vous pourrez classer par ordre de priorité les tâches que vous souhaitez accomplir maintenant et planifier votre travail pour la semaine. Vous pouvez effacer le courriel par la suite, car il restera dans « My Week » jusqu'à ce que vous le déplaciez dans « Fait ». C'est une façon simple et rapide d'effacer votre Triage, et lorsque vous êtes prêt à assurer un suivi de ces courriels, vous pouvez toujours les retrouver dans « My Week ».

Lorsque vous recevez un courriel, pour qu'il apparaisse dans la chronologie de la personne, vous devez ajouter l'expéditeur comme contact.

Développez le courriel et cliquez sur le nom de l'expéditeur. Cela affichera une carte d'aperçu avec le nom. S'il est indiqué « Ajouter un contact », cela signifie que cette personne n'est pas un contact dans Karbon, alors cliquez dessus.

Une fois que vous l'avez fait, vous pouvez choisir si vous voulez créer un nouveau contact ou ajouter celui-ci à un contact existant. Si vous sélectionnez « ajouter à un contact existant » et que le contact n'existe pas, vous pourrez quand même ajouter le nouveau contact.

Une fois le contact ajouté, tous les courriels que vous lui adressez apparaissent automatiquement sur sa ligne de temps.

Vous pouvez facilement stocker ou classer un courriel en l'ajoutant à la chronologie d'un contact.

Si vous ajoutez l'expéditeur d'un courriel en tant que contact, avec les options de partage automatique ou de partage activées, le courriel s'affiche automatiquement dans la barre temporelle de ce contact.

Cependant, il se peut que vous souhaitiez que ce courriel apparaisse dans la chronologie d'un autre contact (par exemple, l'organisation de l'expéditeur). Dans ce cas, cliquez sur « Ajouter à la chronologie » et choisissez de rechercher par contact. Commencez à chercher le contact, puis sélectionnez-le dans la liste déroulante. Vous pouvez également créer un nouveau contact s'il n'existe pas, en cliquant sur « Créer un contact ». Le courriel s'affichera désormais sur toutes les chronologies des contacts ajoutés.

Si un courriel est lié à un travail spécifique que vous effectuez pour un client, pensez à l'ajouter à la chronologie de ce travail spécifique. Lorsque vous ajoutez un courriel au travail, le fil de discussion à partir de ce moment-là sera automatiquement ajouté à la chronologie du travail.

Vous pouvez lier un courriel au travail directement à partir d'un courriel en cliquant sur « Ajouter au travail » dans le courriel, sur l'icône Travail dans la barre d'action ou dans le menu d'options de le courriel « ... », en sélectionnant « Ajouter au travail » ou
« Créer le travail ».

Dans la modale, recherchez le nom de l'élément de travail (ou cliquez sur « Créer un travail » pour créer un nouvel élément de travail) et sélectionnez-le dans la liste déroulante. Vous pouvez filtrer les résultats de votre recherche par statut pour n'inclure que les travaux pertinents. L'ajout d'un travail à un élément de travail ajoutera également le courriel à la chronologie du client pour lequel l'élément de travail est créé.

Une fois que le courriel a été lié au bon de travail, vous verrez le lien du bon de travail sous le titre de le courriel. Cliquez sur ce lien pour accéder au document de travail correspondant.
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Si votre courriel concerne plus d'une tâche, il peut être ajouté à plusieurs tâches. Il n'y a pas de limite au nombre d'éléments de travail auxquels un courriel peut être ajouté. Toutefois, lorsqu'un courriel est ajouté à plusieurs éléments de travail, l'un d'entre eux devient « l'élément de travail principal ». Ce poste de travail principal est :

Le premier élément de travail est automatiquement sélectionné en fonction des critères suivants (dans l'ordre) :

Une fois qu'un courriel est joint à un élément de travail, le contact du courriel sera mis à jour pour devenir le client de cet élément de travail. Si vous souhaitez modifier l'élément de travail principal d'un courriel, il suffit de supprimer les éléments de travail actuels du courriel, puis de les réinsérer, en choisissant d'abord l'élément de travail principal.

Regardez cette vidéo rapide d'une minute sur la façon de marquer les courriels comme étant de faible priorité et sur la destination de ces courriels de faible priorité.

Marquer les courriels comme étant de faible priorité est très utile pour les courriels auxquels vous n'avez pas besoin de donner suite immédiatement, comme les invitations à des événements et les bulletins d'information. Cela permet de ne pas encombrer votre Triage et de vous assurer que vous ne voyez que les courriels qui nécessitent une attention immédiate.

Vous pouvez marquer une adresse courriel comme étant de faible priorité en cliquant sur le menu d'options de le courriel et en sélectionnant « Faible priorité ». Le courriel de l'expéditeur sera ainsi définie comme étant de faible priorité et tous les futurs courriels provenant de cette adresse seront automatiquement placés dans votre section de faible priorité.

Si vous décidez que vous ne voulez plus que l'adresse électronique soit marquée comme Faible priorité, cliquez sur le menu des options et supprimez le paramètre Faible priorité. Tous les futurs courriels de cet expéditeur seront à nouveau transmis au Triage.

N'oubliez pas de consulter la rubrique Faible priorité chaque semaine, voire chaque jour, afin d'agir sur ces messages ou de les effacer en masse, pour être sûr de ne rien manquer. Vous trouverez vos courriels de faible priorité dans le menu principal, à gauche, sous « Triage ». Un courriel « basse priorité » effacé se trouvera dans la section des éléments effacés et sera archivé dans votre boîte aux lettres électronique.

L'effacement d'un courriel le supprimera de Triage et l'archivera dans votre boîte de réception.

Si vous n'avez pas besoin de faire quoi que ce soit avec un courriel ou si vous l'avez déjà fait (il est attaché à un contact et/ou à un calendrier de travail et/ou assigné à une liste de tâches), vous devez le supprimer du Triage.

Lorsque vous effacez un courriel dans Karbon, il n'est pas supprimé dans votre client de messagerie, mais il a plusieurs effets :

Ce courriel sera toujours consultable par vous et par les autres personnes ayant accès au courriel lors de la recherche globale dans Karbon. Si vous ne souhaitez pas que cet courriel soit visible dans la recherche pour d'autres personnes, cliquez sur le plateau d'information du courriel, et assurez-vous que le courriel n'existe pas sur les contacts publics ou les calendriers de travail.
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Pour effacer un courriel, cliquez sur l'icône d'effacement dans le menu d'actions de votre messagerie :

Lorsqu'un courriel est supprimé du Triage, il se trouve dans les éléments supprimés, sous « Triage » dans votre menu principal à gauche.

Le courriel sera également archivé dans votre boîte de réception habituelle. Pour Gmail, ils seront archivés dans un dossier « All Mail » et pour O365 et Microsoft Office, ils seront archivés dans le dossier « Archive ».

Vous pouvez sélectionner et effacer en bloc tous vos éléments de Triage du dernier jour, de la dernière semaine ou du dernier mois. Il vous suffit de sélectionner les éléments que vous souhaitez effacer et de cliquer sur « Effacer » en haut de la page.

Vous pouvez annuler cette action à partir du message de confirmation qui apparaîtra dans le coin inférieur gauche de votre écran. Ce message s'affiche pendant environ trois secondes.

L'option de sélection multiple vous permet de choisir les éléments que vous souhaitez supprimer. Il suffit de maintenir la touche majuscule enfoncée et de sélectionner le premier courriel que vous souhaitez effacer, puis de sélectionner le dernier élément, tous les éléments intermédiaires étant également sélectionnés, et de sélectionner Effacer.

Avec votre calendrier connecté à Karbon, vous pouvez accepter ou répondre aux invitations à des réunions reçues, directement depuis votre Triage. Cela sera ensuite reflété dans votre calendrier dans Ma semaine.

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