Gérer vos travaux de conformité pour les clients d'affaires et individuels peut s'avérer compliqué. Cependant, cela commence par avoir un modèle de travail / processus bien pensé pour modéliser le système de production que vous souhaitez. Il existe de nombreuses façons différentes de le faire et nous allons en décrire quelques-unes ci-dessous.
Tout d'abord, montrons un exemple de ce à quoi cela pourrait ressembler en utilisant les modèles de conformité des meilleures pratiques de Karbon :
Option #1 : Utiliser les dates de début/d'échéance de travail statutaires et les dates d'échéance des tâches dynamiques
Scénario : Vous voulez avoir des dates de début et d'échéance de travail fixes et que les dates d'échéance internes des tâches s'ajustent en fonction du mouvement du travail? Ce scénario maintient le tableau de bord du travail fixe et le tableau de bord Ma Semaine dynamique.
Automatisez vos modèles de travail. En utilisant les automates de listes de tâches, ajoutez des automates après le point où la demande du client est complétée ou une fois que le travail est déplacé dans la file de production pour le préparateur. Utilisez l'automate de liste de tâches qui modifie la date d'échéance des tâches pour changer à X jours après que l'action déclencheuse sélectionnée soit terminée ou si le travail passe à un statut spécifique. Vous pouvez faire en sorte que ces dates changent en cascade à travers les sections du modèle de travail (par exemple, déclenchées à la fin d'une section) ou que toutes les dates d'échéance des tâches soient mises à jour en fonction de l'achèvement d'un certain point dans la liste de tâches (par exemple, celles déclenchées lorsque le travail passe à un statut spécifique).
Notez : Dans ce scénario, les dates de début et d'échéance du travail ne bougeront pas et resteront fixes au début du travail et à la fin requise. Cependant, les tâches sous-jacentes se déplaceront dynamiquement plus tard dans le temps à mesure que le travail sera introduit dans le système de production. Vous pouvez spécifier les dates d'échéance des tâches au départ. Cependant, si vous le faites, assurez-vous également d'inclure des automates qui déplacent les statuts des tâches à Prêt à commencer avec la progression du travail pour vous assurer qu'elles peuvent être filtrées dans Ma Semaine pour n'afficher que les tâches pouvant être complétées (par exemple, Filtres pour Statuts = Prêt à commencer, En cours). Sinon, n'attribuez pas de dates d'échéance aux tâches fournies, et utilisez les automates de liste de tâches pour les générer dynamiquement une fois le travail mis en production.
Option #2 : Utiliser une section et une seule tâche pour déclencher le travail en production.
Scénario : Je ne veux pas que mes préparateurs commencent le travail avant que l'information soit disponible pour commencer.
Créez une nouvelle section. Entre la demande initiale au client (par exemple, les déclarations fiscales des particuliers) ou entre l'achèvement du travail de fin d'année / des comptes annuels (par exemple, les déclarations fiscales des entreprises), placez une section qui comporte une tâche unique pour l'administrateur ou le responsable des opérations qui leur permet de « Mettre le travail fiscal en production avec le préparateur » une fois que la validation de tous les documents collectés ou du travail préparatoire est terminée.
Ajoutez l'automatisation à la section suivante. Utilisez les automates de liste de tâches de Karbon pour transmettre et signaler que le travail est prêt à commencer. Faites cela en ajoutant possiblement quatre automates à la section suivante, qui seront déclenchés par l'achèvement de cette nouvelle section ajoutée. Premièrement, déplacez le(s) statut(s) de la tâche à Prêts à commencer. Deuxièmement, déplacez le statut du travail à la prochaine phase (par exemple, Préparation). Troisièmement, changez l'assigné du travail au préparateur (cela notifiera automatiquement le changement de travail au préparateur et déplacera la carte kanban du travail dans leur tableau de bord de travail). Et, quatrièmement, si nécessaire, changez les dates d'échéance des tâches à la nouvelle date limite pour ces tâches.
En utilisant cette méthode, vous créez un point de révision préliminaire pour gérer le flux de travail dans le système de production de vos préparateurs, vous permettant de gérer la capacité tout en effectuant une révision de la qualité du travail préliminaire requis que le client ou l'équipe interne (par exemple, la comptabilité) devrait effectuer. Cela permet de préserver le temps précieux dont disposent les préparateurs et les réviseurs en période de pointe.
Option #3 : Créez des files d'attente fiscales
Scénario : Pour les systèmes de production plus grands, ces files d'attente sont nécessaires pour gérer la bonne distribution du travail à mesure qu'il est transmis d'une équipe à une autre (par exemple, de la comptabilité aux préparateurs, des préparateurs aux réviseurs, des réviseurs aux réviseurs seniors, de l'administration aux gestionnaires de clients).
Créez des files d'attente virtuelles. Parfois, vous pourriez avoir besoin de différentes files d'attente pour gérer des équipes ou pour gérer des sections du travail. Cela pourrait être attribué au fur et à mesure que le travail progresse de la Préparation à la Révision, de la Révision à l'Assemblage, ou de l'Assemblage au Dépôt. Pour créer une file d'attente à laquelle vous pouvez ensuite associer et assigner du travail, allez dans Paramètres > Collègues et invitez un faux utilisateur. Cela pourrait être Queue Fiscale et envoyez le courriel à une fausse adresse courriel comme Queue_Fiscale@[votre domaine].com. Cela crée un utilisateur auquel vous pouvez attribuer du travail.
Créez une nouvelle section et tâche. Allez dans votre modèle de travail et créez une nouvelle section où la file d'attente devrait exister. Créez une tâche dans cette section qui aborde le problème comme « Attribuer le travail à un préparateur disponible de la file fiscale ». Attribuez la tâche au nouvel utilisateur fictif de Queue fiscale.
Automatisez la nouvelle section. Ajoutez des automates de liste de tâches qui déplacent automatiquement l'assigné du travail à la Queue fiscale une fois la section précédente complétée. Cela déplacera le travail dans une zone d'attente où vous pourrez le voir et l'assigner au fur et à mesure qu'il devient disponible.
Créez une nouvelle vue enregistrée. Pour les personnes gérant la file d'attente, créez une nouvelle vue enregistrée à partir de leur Travail (kanban). Choisissez le filtre pour être sur Assigné = Queue fiscale, et changez le critère de tri par glissement pour voir les colonnes par Date de début (pour FIFO). L'utilisateur assigné à la surveillance de la file d'attente peut maintenant voir quel travail est prêt à être assigné en surveillant le flux de travail entrant dans la file d'attente prédéfinie.
Option #4 : Intégrer le travail automatiquement
Scénario : Vous ne voulez pas marquer tout le travail en tant que Planifié au début de la saison fiscale? Voici une méthode efficace pour pousser le travail jusqu'à sa date d'échéance et l'intégrer lorsque vous êtes prêt à commencer.
Créez votre Travail. Créez tout votre travail fiscal pour commencer et être dû à la même date à la fin de la saison fiscale (par exemple, le 15 avril). En faisant cela, tout votre travail fiscal sera dans Karbon avec un statut de « Planifié » et les Éléments de travail seront dans le seau « À planifier » de Ma Semaine.
Mettez à jour vos Paramètres. Allez dans vos Paramètres > Workflow > Onglet Automates et activez le paramètre, « Lorsque le travail passe de Planifié à En cours, mettez à jour sa date de début ». Cela garantira que la date de début du Travail sera mise à jour lorsque vous déplacerez votre travail fiscal au statut, « En cours ».
Mettez à jour votre statut pour commencer. Lorsque vous êtes prêt à commencer un travail particulier — peut-être parce que votre client vous a fourni sa documentation — allez à cet élément de travail et mettez à jour le statut à « En cours ». Alternativement, complétez simplement une Tâche et Karbon mettra à jour l'élément de travail à En cours. Cela mettra à jour la date de début du travail à la date d'aujourd'hui.
Notez : Dates d'échéance. Une chose à noter est que les dates d'échéance des Tâches ne seront pas mises à jour lorsque vous mettrez à jour la date de début du travail. Cependant, si vous souhaitez les mettre à jour, vous pouvez le faire en masse à partir de l'élément de travail. Sur chaque section de Tâche, cliquez sur le menu options (...) et sélectionnez « Définir les dates d'échéance ».