La facturation récurrente — également appelée facturation à frais fixe — vous permet de facturer des frais fixes à vos clients selon un calendrier régulier pour un ensemble de services défini, simplifiant ainsi le processus de facturation et assurant des flux de revenus constants. Que vous offriez des consultations mensuelles, des bilans trimestriels ou des contrats de maintenance annuels, la facturation récurrente automatise le processus de facturation, vous faisant gagner du temps et assurant une précision accrue.
Dans ce guide, vous trouverez tout ce que vous devez savoir pour configurer, gérer et optimiser la facturation récurrente dans Karbon. De la création des engagements et l'ajout de services à la modification des plans de facturation et la gestion des factures, chaque étape est conçue pour vous aider à tirer parti des fonctionnalités de Karbon de manière efficace.
Index
Configurer la facturation récurrente
Accédez à Facturation dans le menu principal et sélectionnez Engagements.
Cliquez sur Nouvel engagement pour commencer à configurer le plan de facturation pour un client spécifique.
Client : Sélectionnez le client pour lequel vous configurez la facturation récurrente.
Période d’engagement : Choisissez les dates de début et de fin de l’accord de facturation.
Méthode de facturation : Sélectionnez la façon dont les factures doivent être traitées (par exemple, approbation automatique).
Fréquence de facturation : Spécifiez la fréquence de génération des factures (par exemple, mensuelle).
Date de la première facture : Définissez la date de la première facture en fonction de la fréquence de facturation choisie.
Ajouter des services à un engagement
Une fois l’engagement configuré, vous pouvez ajouter des éléments de travail existants à frais fixe à cet engagement.
Si l’élément de travail est récurrent (indiqué par des flèches circulaires), il sélectionnera automatiquement tous les éléments de travail ayant une date de début dans la période d’engagement que vous avez définie. Vous pouvez modifier cela avant de l'ajouter, si nécessaire.
Une fois que vous avez ajouté vos services pour la mission, le système calculera automatiquement les honoraires mensuels à facturer sur la base du nombre d'éléments de travail dans la période et des honoraires fixes pour chacun d'entre eux.
Depuis le menu (...) à droite d’un service, vous pouvez sélectionner Voir le travail pour être redirigé vers l'élément de travail lui-même ou vers les paramètres de répétition pour un travail récurrent. Cliquer sur le nom du client en haut vous mènera directement à l'onglet de travail du contact.
Modifier un service
Dans le menu d'options (...) à côté de chaque service :
Modifier les détails : Modifiez le nom du service, la description pour la facture et la plage d'éléments de travail associés.
Ajuster les frais : Modifiez les frais fixes calculés pour le service ou supprimez-le du plan de facturation.
Modifier le plan de facturation
Depuis le menu d'options (...) à côté du montant total de la facture :
Modifier les détails : Ajustez le nom de la facture, la description, la méthode de facturation, la fréquence de facturation et la date de la première facture. Enregistrez les modifications pour mettre à jour.
Approuver le plan de facturation
Initialement en statut Brouillon, finalisez le plan de facturation en cliquant sur Approuver lorsque vous êtes prêt. Cela active le plan, et les factures seront générées selon l’échéancier.
Mettre fin à un engagement
Depuis le menu d'options (...) sur la page de l'engagement, sélectionnez Mettre fin à l’engagement pour arrêter la génération automatique de factures et renvoyer les éléments de travail non facturés.
Annuler des factures pour une mission terminée
Après la fin de l’engagement, annulez les factures approuvées chronologiquement pour retourner les éléments de travail associés à la section Non facturés.
Supprimer un projet d'engagement
Depuis le menu d'options (...) sur la page d'aperçu des engagements ou au sein d’un engagement, sélectionnez Supprimer pour retirer un brouillon. Les éléments de travail retournent à la section Non facturés pour réutilisation.
Une fois confirmé, vous verrez les éléments de travail associés à l’engagement en brouillon retourner à la section Non facturés de la facturation, les rendant disponibles pour être ajoutés à d'autres engagements ou facturés manuellement.