Les lots de facturation dans Karbon regroupent les factures pour une période spécifique, permettant aux utilisateurs d'envoyer ou de publier toutes les factures en même temps, ce qui simplifie le processus de facturation. Bien que toutes les factures dans Karbon doivent actuellement faire partie d'un lot de facturation, cela pourrait devenir optionnel à l'avenir. Certaines entreprises peuvent ne pas utiliser le concept de lots de facturation, mais c'est une fonctionnalité utile pour gérer les factures efficacement.
Création d'un nouveau lot de facturation
Depuis la section des lots de facturation :
Accédez à la section des lots de facturation dans Facturation depuis le menu principal.
Vous pouvez également créer un lot de facturation à partir de la fenêtre modale qui apparaît lorsque vous créez une facture depuis la section Non facturés.
Configuration :
Nom : entrez un nom unique pour le lot de facturation.
Date de la facture : par défaut, la date est la date actuelle, mais vous pouvez sélectionner une date dans une période comptable ouverte. Toutes les factures du lot de facturation hériteront de cette date, mais elle peut être modifiée pour chaque facture individuellement.
Notez : les périodes comptables s’ouvrent à la première date de la période. Par exemple, si vous utilisez des périodes comptables mensuelles et que souhaitez sélectionner une date en mai, la période de mai devra être ouverte. De même, si vous utilisez des périodes comptables hebdomadaires, elles s’ouvrent à la date de début de la semaine concernée.
Visualisation des lots de facturation
Lorsque vous accédez à la section « Lots de facturations », trois onglets sont disponibles : Tous, Ouverts et Fermés.
Tous : Affiche tous les lots de facturations.
Ouverts : Affiche les lots de facturations encore ouverts et modifiables.
Fermés : Montre les lots de facturations finalisés et non modifiables.
Chaque vue fournit des informations telles que la date de création, le statut, la date de publication, le nombre de factures et le montant total dû.
En cliquant sur un lot de facturations, vous pourrez consulter des détails supplémentaires, notamment le statut, la date de création, la date de publication, le nombre de factures, le montant total dû, le montant en attente de paiement et le montant déjà payé. Si des factures sont masquées, une bannière indiquera combien d’entre elles sont cachées.
Publication d'un lot de facturation
Permissions : les utilisateurs doivent avoir la permission d'« envoyer/exporter », ce qui nécessite un accès à la facturation. Les administrateurs peuvent accorder cette permission.
Publication :
Cliquez sur « publier » pour envoyer ou exporter les factures. Vous ne pouvez choisir qu'une seule option.
Si le lot de facturation contient des éléments masqués, un collègue disposant des accès appropriés devra soit publier le lot, soit déplacer les factures masquées.
Confirmation : une fois publié, le statut du lot de facturation passe à « publié » et une bannière de confirmation apparaît.
