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Se connecter à Xero Practice Manager
Reliez l'intégration et Karbon en vous connectant à votre compte Xero Practice Manager. Accédez à vos « Paramètres » > cliquez sur « Applications connectées » et sélectionnez « Connecter » à côté de Xero Practice Manager.
Vous pourrez alors vous connecter à votre compte en vous identifiant.
Configurer l'intégration
Une fois connecté à Xero Practice Manager, vous pourrez configurer certains aspects du comportement de l'intégration en sélectionnant « Modifier » à droite de l'en-tête Paramètres de synchronisation des contacts.
Contacts créés dans Xero Practice Manager :
Syncroniser : sélectionnez si vous souhaitez synchroniser les clients uniquement ou les clients et les contacts de Xero Practice Manager vers Karbon.
Attribuer un type de contact : sélectionnez le type de contact à attribuer à toute nouvelle organisation ou personne créée dans Karbon.
Contacts créés dans Karbon :
Type de contact de synchronisation : cette fonctionnement contrôle les types de contact dans Karbon qui seront poussés vers XPM. En laissant tous les éléments non sélectionnés, les mises à jour poussées vers XPM s'arrêteront.
Synchroniser vos contacts
Une fois connecté à votre compte, cliquez sur « Synchroniser maintenant » dans la section Xero Practice Manager des applications connectées pour synchroniser vos contacts de l'application intégrée à Karbon.
Cette synchronisation vous permettra de voir tous les contacts qui ont été automatiquement synchronisés ainsi que les contacts qui sont affichés comme étant des doublons que vous devez résoudre.
Pour tous les contacts qui ont été synchronisés, les informations suivantes seront importées soit dans Karbon, soit dans Xero Practice Manager :
Nom
Adresse courriel
Numéro(s) de téléphone
Adresse physique
Adresse postale
La recherche d'un client s'effectue selon les règles suivantes :
Si le nom et l'adresse électronique correspondent exactement, le contact sera automatiquement mis en relation.
Si le nom et l'email ne correspondent pas, Karbon créera un nouveau contact.
S'il y a une correspondance partielle (c'est-à-dire que l'adresse courriel correspond, mais pas le nom / le nom correspond, mais pas l'adresse courriel), Karbon affichera le contact dans l'écran de résolution des doublons — ce qui vous permettra de choisir la bonne correspondance ou de créer un nouveau contact.
Lors de la création d'un nouveau contact à partir d'un client Xero Practice Manager, le type d'entreprise détermine si une organisation ou une personne est créée. Un client avec un type d'entreprise d'« Entreprise individuelle » ou de « Société » sera importé dans Karbon en tant que personne. Tous les autres clients seront importés en tant qu'organisation.
Cependant, Karbon n'importera pas les contacts Xero Practice Manager qui appartiennent à un client dont le type d'entreprise est « Entreprise individuelle » ou « Société ».
Pousser les modifications vers Xero Practice Manager
Tant que l'un des types de contact est sélectionné sur la page Paramètres de synchronisation des contacts, l'organisation dans Karbon avec ce type de contact sera poussée vers Xero Practice Manager — soit lors de la première création, soit lors de la mise à jour dans Karbon.
Seuls les contacts personnels dans Karbon qui sont associés à une organisation par le biais d'une carte de contact seront transférés dans Xero Practice Manager. Les contacts personnels qui ne sont pas connectés à une organisation ne seront pas créés ou synchronisés dans Xero Practice Manager.
Contrairement à la synchronisation des modifications à partir de Xero Practice Manager, la transmission des données se produit en temps réel et s'effectuera quelques secondes après la modification.
En raison de certaines limitations, nous ne synchroniserons que la première adresse et le premier numéro de téléphone de Karbon vers Xero Practice Manager.
Afficher les contacts mappés
Pour visualiser les contacts qui ont déjà été mappés, cliquez sur « View Client List » et vous verrez apparaître les contacts qui sont dans Xero Practice Manager et qui ont été connectés dans Karbon.
Vous pouvez alors voir les contacts qui ont été mappés. Si vous estimez que la correspondance est incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le menu d'options (...) à droite de la correspondance et en cliquant sur « Supprimer la correspondance ».
Identifier les doublons
Si des doublons ont été identifiés après la synchronisation, il est probable que les contacts partagent la même adresse courriel associée, mais que le nom diffère de l'un à l'autre. Vous pouvez réconcilier cela en sélectionnant la correspondance potentielle donnée ou vous pouvez créer un nouveau contact dans Karbon pour connecter le contact Xero Practice Manager.
Pour ce faire, cliquez sur « Résoudre les doublons » et vous accéderez à une page qui vous montrera quels contacts sont apparus comme des doublons. Vous pouvez confirmer la correspondance proposée par Karbon ou créer un nouveau contact si elle n'est pas correcte.
Mettre à jour vos contacts
Si les mises à jour suivantes sont apportées aux clients connectés dans Xero Practice Manager ou Karbon, elles seront mises à jour dans le système suivant :
Changement de nom
Modification / ajout d'une adresse courriel
Changement / ajout de numéro(s) de téléphone
Changement d'adresse physique / ajout
Changement d'adresse postale ajout
Si le changement ne se produit pas rapidement, vous pouvez mettre à jour manuellement vos contacts en allant dans les Paramètres de Karbon > en cliquant sur Apps connectées > Gérer votre Xero Practice Manager et cliquez sur Synchroniser maintenant.
N'oubliez pas que cette intégration n'est disponible que pour les entreprises en Australie, en Nouvelle-Zélande, en Afrique du Sud, au Royaume-Uni, au Canada et aux États-Unis.