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Reliez l'intégration et Karbon en vous connectant à votre compte Xero Practice Manager. Accédez à vos « Paramètres » > cliquez sur « Applications connectées » et sélectionnez « Connecter » à côté de Xero Practice Manager.

Vous pourrez alors vous connecter à votre compte en vous identifiant.

Une fois connecté à Xero Practice Manager, vous pourrez configurer certains aspects du comportement de l'intégration en sélectionnant « Modifier » à droite de l'en-tête Paramètres de synchronisation des contacts.

Une fois connecté à votre compte, cliquez sur « Synchroniser maintenant » dans la section Xero Practice Manager des applications connectées pour synchroniser vos contacts de l'application intégrée à Karbon.

Cette synchronisation vous permettra de voir tous les contacts qui ont été automatiquement synchronisés ainsi que les contacts qui sont affichés comme étant des doublons que vous devez résoudre.

Pour tous les contacts qui ont été synchronisés, les informations suivantes seront importées soit dans Karbon, soit dans Xero Practice Manager :

Lors de la création d'un nouveau contact à partir d'un client Xero Practice Manager, le type d'entreprise détermine si une organisation ou une personne est créée. Un client avec un type d'entreprise d'« Entreprise individuelle » ou de « Société » sera importé dans Karbon en tant que personne. Tous les autres clients seront importés en tant qu'organisation.

Cependant, Karbon n'importera pas les contacts Xero Practice Manager qui appartiennent à un client dont le type d'entreprise est « Entreprise individuelle » ou « Société ».

Tant que l'un des types de contact est sélectionné sur la page Paramètres de synchronisation des contacts, l'organisation dans Karbon avec ce type de contact sera poussée vers Xero Practice Manager — soit lors de la première création, soit lors de la mise à jour dans Karbon.

Seuls les contacts personnels dans Karbon qui sont associés à une organisation par le biais d'une carte de contact seront transférés dans Xero Practice Manager. Les contacts personnels qui ne sont pas connectés à une organisation ne seront pas créés ou synchronisés dans Xero Practice Manager.

Contrairement à la synchronisation des modifications à partir de Xero Practice Manager, la transmission des données se produit en temps réel et s'effectuera quelques secondes après la modification.

En raison de certaines limitations, nous ne synchroniserons que la première adresse et le premier numéro de téléphone de Karbon vers Xero Practice Manager.

Pour visualiser les contacts qui ont déjà été mappés, cliquez sur « View Client List » et vous verrez apparaître les contacts qui sont dans Xero Practice Manager et qui ont été connectés dans Karbon.

Vous pouvez alors voir les contacts qui ont été mappés. Si vous estimez que la correspondance est incorrecte, vous pouvez la supprimer en cliquant sur le menu d'options (...) à droite de la correspondance et en cliquant sur « Supprimer la correspondance ».

Si des doublons ont été identifiés après la synchronisation, il est probable que les contacts partagent la même adresse courriel associée, mais que le nom diffère de l'un à l'autre. Vous pouvez réconcilier cela en sélectionnant la correspondance potentielle donnée ou vous pouvez créer un nouveau contact dans Karbon pour connecter le contact Xero Practice Manager.

Pour ce faire, cliquez sur « Résoudre les doublons » et vous accéderez à une page qui vous montrera quels contacts sont apparus comme des doublons. Vous pouvez confirmer la correspondance proposée par Karbon ou créer un nouveau contact si elle n'est pas correcte.

Si les mises à jour suivantes sont apportées aux clients connectés dans Xero Practice Manager ou Karbon, elles seront mises à jour dans le système suivant :

Si le changement ne se produit pas rapidement, vous pouvez mettre à jour manuellement vos contacts en allant dans les Paramètres de Karbon > en cliquant sur Apps connectées > Gérer votre Xero Practice Manager et cliquez sur Synchroniser maintenant.

N'oubliez pas que cette intégration n'est disponible que pour les entreprises en Australie, en Nouvelle-Zélande, en Afrique du Sud, au Royaume-Uni, au Canada et aux États-Unis.