Ma Semaine dans Karbon vous donne un aperçu rapide des éléments de travail, courriels et notes nécessitant votre attention chaque semaine. Cet article explique le fonctionnement de Ma Semaine, les actions possibles et les meilleures pratiques pour une gestion efficace, en complément à l'utilisation de base.
Index
Optimiser votre flux de travail
Ajouter des éléments à Ma Semaine :
Éléments de travail : ajoutés automatiquement pour l’assigné et les membres de l’équipe avec tâches ou budgets attribués, correspondant à la date de début du travail (« Cette Semaine », « La Semaine prochaine » ou « Plus tard »). Ces éléments progressent automatiquement selon la « Planification des ressources » dans l’horaire récurrent pour le travail récurrent.
Courriels ou notes : ajoutez-les via la barre de renseignement (« Planifier pour Cette Semaine »). Initialement, ils ne peuvent être planifiés que pour la semaine en cours. Déplacez-les dans « La Semaine prochaine » ou « Plus tard » dans Ma Semaine. Vous pouvez aussi créer rapidement des notes directement depuis Ma Semaine ; si elles vous sont attribuées, elles apparaîtront automatiquement dans « Cette Semaine ».
Notez : les courriels et les notes ne peuvent être planifiés que pour la semaine en cours. Si vous souhaitez les déplacer vers les catégories « La Semaine prochaine » ou « Plus tard », vous devez le faire à partir de la fonctionnalité « Ma Semaine ».
Vous pouvez aussi ajouter une note directement depuis « Ma Semaine ». Il suffit de cliquer sur « Ajouter une note » et d’y écrire rapidement ce qu’il faut faire.
Si vous vous attribuez cette note, elle sera automatiquement ajoutée à la catégorie « Cette Semaine » de votre section « Ma Semaine ».
Prioriser avec glisser-déposer
Glissez-déposez facilement les éléments pour prioriser votre charge de travail entre les catégories « Cette Semaine », « La Semaine prochaine » et « Plus tard ».
Planifier efficacement à partir de « À planifier »
La catégorie « À planifier » contient les éléments sans date de début définie. Glissez-déposez ces éléments dans « Cette Semaine », « La Semaine prochaine » ou « Plus tard » pour les planifier.
Maîtriser les options de planification
Déplacer automatique vers « Cette Semaine »
Pour les Éléments de travail avec un horaire récurrent, Karbon les ajoute automatiquement dans la section « Ma Semaine » de tous les membres d’équipe concernés.
Par défaut, la planification se fait selon la semaine de début du travail. Cela signifie que :
Lorsqu’un Élément de travail récurrent est créé, il apparaît d’abord dans « Plus tard » pendant la semaine de son début.
Une semaine avant la date de début, il passe automatiquement dans « Semaine prochaine ».
Lors de la semaine de début, il est déplacé vers « Cette Semaine ».
Vous pouvez personnaliser ce comportement dans les paramètres de répétition de l’Élément de travail :
Ouvrez l’Élément de travail.
Dans l’en-tête, sous « Répétition », cliquez sur l’horaire récurrent.
Cliquez sur Modifier.
Descendez jusqu’à la section « Planification des ressources ».
Choisissez une des options suivantes :
Semaine de début du travail (par défaut)
Semaine de l’échéance du travail
L’Élément de travail apparaît dans « Plus tard » pendant la semaine de son échéance.
Il passe à « La Semaine prochaine » une semaine avant l’échéance
Il passe à « Cette Semaine » la semaine de l’échéance.
Ne pas ajouter de semaine planifiée
Les Éléments de travail sont placés dans le bac « À planifier » pour l'assigné
L'assigné devra le déplacer manuellement vers la bonne semaine.
La planification s’applique au responsable lors de la création de l’élément, et au reste de l’équipe lorsque les tâches et les budgets sont créés.
Conseil de bonne pratique : choisissez l’option de planification qui convient le mieux au fonctionnement de votre cabinet. Pour plus de flexibilité, utilisez « Ne pas ajouter de semaine planifiée ». Pour plus de contrôle, planifiez selon la date de début ou d’échéance.
Notez : une fois que des tâches et des budgets ont été créés pour une occurrence d’un élément récurrent, les paramètres de planification ne peuvent plus être modifiés pour cette occurrence précise. Les changements ne s’appliqueront qu’aux prochaines occurrences. Pour modifier ces paramètres en lot sur plusieurs éléments, veuillez contacter le soutien de Karbon.
Optimiser l’efficacité
Supprimer des éléments
Vous pouvez retirer un courriel ou une note de votre section « Ma Semaine » si vous ne voulez plus les voir là. Cela ne les supprime pas de Karbon, seulement de votre vue.
Pour retirer un élément de « Ma Semaine » allez à l’élément à retirer. À droite de l’élément, cliquez sur le menu d’options (...) et sélectionnez « Retirer de Ma Semaine ».
Utiliser les actions groupées
Pour gérer plusieurs éléments à la fois, utilisez l’option « Sélectionner » pour effectuer des actions en lot. Cela permet de déplacer rapidement des éléments de « À planifier » vers la semaine désirée, ou encore de « Cette Semaine » vers « La Semaine prochaine » ou « Terminé ».
Pour déplacer plusieurs éléments à la fois :
Sélectionner des éléments :
Cochez la case à côté d’un en-tête de section (ex. « Cette Semaine ») pour tout sélectionner.
Cochez la case à côté de « Aucun élément sélectionné » pour sélectionner tous les éléments visibles.
Pour une sélection par plage, maintenez la touche Maj enfoncée, cliquez sur le premier et le dernier élément.
Cochez les éléments un par un si vous préférez une sélection manuelle.
2. Choisir une action :
Cliquez sur « Déplacer vers Semaine prochaine » pour déplacer les éléments sélectionnés.
Cliquez sur « Déplacer vers Terminé ».
Cliquez sur « ... » pour voir d’autres options, comme déplacer dans une semaine précise de la catégorie « Plus tard ».
Conseil de bonne pratique : pour les listes longues, utilisez « Tout sélectionner », puis décochez ce que vous ne voulez pas déplacer. C’est souvent plus rapide.
Filtrer pour cibler le travail
Repérez rapidement les éléments de travail et les tâches que vous devez traiter en utilisant les filtres intelligents disponibles dans « Ma Semaine ». Ces filtres vous permettent de restreindre l’affichage à certains éléments selon différents critères.
Filtres disponibles :
Statut
Date d’échéance
Date de début
Type de travail
Notez : que lorsque vous appliquez un filtre par Type de travail, seuls les quatre types de travail les plus utilisés seront affichés individuellement. S’il y a plus de quatre types de travail différents dans votre section « Ma Semaine », les types restants, moins fréquents, seront regroupés sous une catégorie « Autres ». Cela permet de garder la liste de filtres facile à consulter.
Règles concernant les filtres
Vous pouvez sélectionner plusieurs filtres au sein d’un même critère. Par exemple, dans le filtre Date d’échéance, sélectionner à la fois « En retard » et « À échéance cette semaine » affichera tous les éléments qui sont soit en retard, soit dont la date d’échéance tombe dans la semaine en cours.
Vous pouvez également sélectionner plusieurs filtres à travers différents critères. Par exemple, en sélectionnant le statut En cours dans le filtre Statut, et le type de travail Clôture de fin de mois dans le filtre Type de travail, seuls les éléments qui ont à la fois le statut « En cours » et le type de travail Clôture de fin de mois seront affichés.
Notez : les filtres disponibles pour chaque catégorie dépendent des éléments présents dans votre section Ma Semaine. Par exemple, si aucun Élément de travail n’a le statut « Prêt à commencer », ce statut n’apparaîtra pas dans les options de filtre.
Si la liste des filtres disponibles dépasse la largeur de votre écran, vous pouvez faire défiler vers la droite pour voir toutes les options.
Déplacer les fiches de travail individuellement
La section Ma Semaine vous offre deux façons intuitives de déplacer une fiche de travail entre les différentes catégories :
Glisser-déposer : Cliquez et maintenez la fiche de travail, puis glissez-la vers la catégorie désirée (« Cette Semaine », « Travail en cours », « La Semaine prochaine », « Plus tard », « À planifier » ou « Terminé »), puis relâchez.
Utiliser le menu d’actions :
Cliquez sur les trois points bleus situés à droite de la fiche de travail.
Un menu déroulant s’affichera.
Sélectionnez le nom de la catégorie vers laquelle vous souhaitez déplacer la fiche.
Améliorer la collaboration et la planification
Intégrer le calendrier
Une fois que vous avez connecté le calendrier de votre fournisseur de messagerie à Karbon, tous les événements existants de ce calendrier externe s’afficheront immédiatement dans la vue calendrier de Ma Semaine.
Lorsque vous accédez au calendrier, la vue par défaut sera « Jour », pour la journée en cours. Cependant, « Ma Semaine » propose trois façons distinctes de visualiser votre horaire :
Jour : Affiche une vue horaire détaillée de vos rendez-vous et de vos disponibilités, ce qui permet une planification précise. Vous pouvez également glisser-déposer des éléments de travail, courriels ou notes depuis vos catégories « Ma Semaine » vers la vue « Jour » pour bloquer des périodes spécifiques dans votre horaire.
Programme : Présente une liste chronologique de vos événements pour la journée sélectionnée, accompagnée d’un compte du nombre d’éléments figurant dans votre liste « Ma Semaine » pour cette même journée.
Semaine : Offre un aperçu visuel de toute votre semaine, en mettant en évidence les plages horaires libres. Cliquer sur une date spécifique dans la vue « Semaine » vous amènera à la vue « Jour » correspondante.
Réserver du temps depuis Ma Semaine
Vous pouvez planifier directement du temps pour vos tâches Karbon dans votre calendrier à partir de la section « Ma Semaine », en utilisant la fonction glisser-déposer :
Glissez simplement un Élément de travail, un courriel ou une note depuis n’importe quelle catégorie de Ma Semaine vers l’horaire souhaité dans la vue calendrier.
Cette action créera un événement correspondant dans le calendrier de votre fournisseur de messagerie connecté, ce qui rendra votre temps de travail planifié visible pour votre équipe.
Par défaut, un élément déplacé créera un événement de calendrier de 30 minutes. Vous pouvez facilement modifier la durée et la date de cet événement en cliquant dessus dans le calendrier.
Lorsqu’un événement est créé à partir d’un Élément de travail, vous pouvez accéder à plus de détails en cliquant sur l’événement. Dans la fenêtre de détails de l’événement, sous le champ Travail, cliquez sur le nom de l’Élément de travail pour ouvrir l’aperçu du travail. Vous pourrez ainsi commencer rapidement à travailler dessus ou accéder à ses détails complets.
Visibilité
Lorsque vous réservez du temps dans votre calendrier à partir de Ma Semaine, vous contrôlez la visibilité de cet événement dans le calendrier de votre fournisseur de messagerie connecté :
Par défaut, les événements créés à partir d’Éléments de travail, de notes ou de courriels publics seront définis comme visibles. Cela signifie que l’événement apparaîtra dans votre calendrier avec le même titre que l’élément dans Karbon.
Si vous glissez un Élément de travail marqué comme privé, caché ou non visible pour les autres dans Karbon (par exemple, un courriel qui ne figure pas sur une frise chronologique publique), l’événement de calendrier correspondant dans Karbon sera défini comme caché.
Les événements de calendrier cachés apparaîtront comme « Occupé » dans la vue du calendrier de vos collègues, ce qui permet de préserver la confidentialité de l’élément lié dans Karbon.
Vous pouvez modifier la visibilité d’un événement au moment de sa création, en utilisant le menu déroulant de visibilité dans la fenêtre de détails de l’événement.
Communiquer avec « Travail en cours »
Imaginez un scénario où vous êtes assigné à un Élément de travail, mais que sa progression dépend de l’achèvement des tâches assignées à un collègue.
La section « Travail en cours » dans Ma Semaine facilite la collaboration en équipe autour des Éléments de travail grâce à la section « Travail en cours ». Vous pouvez facilement voir quels collègues sont activement engagés dans un Élément de travail précis en le consultant dans votre propre vue Ma Semaine.
Lorsqu’un membre de l’équipe commence à travailler sur un Élément de travail, il peut le déplacer de sa section « Cette Semaine » vers « Travail en cours ».
Cette action fournit un indicateur visuel clair aux autres membres de l’équipe que cette personne accorde actuellement la priorité à cet Élément de travail. De la même façon, lorsque vous déplacez un Élément de travail dans votre propre section « Travail en cours », vos collègues pourront voir que vous êtes en train de le traiter.