Dans Ma Semaine, vous pouvez facilement glisser-déposer des éléments pour classer votre charge de travail par ordre de priorité, non seulement pour cette semaine, mais aussi pour les semaines à venir. Dans cet article, nous vous donnerons un aperçu du fonctionnement de Ma Semaine, des actions que vous pouvez entreprendre, et de la meilleure façon de la gérer.

Le travail est automatiquement ajouté à Ma Semaine pour l'attributaire du travail et les membres de l'équipe qui ont des tâches ou des budgets qui leur sont assignés.

Si vous êtes l'attributaire du travail et que des tâches ou des budgets vous sont assignés, une fiche de travail sera automatiquement ajoutée à Ma Semaine. Cette fiche de travail sera ajoutée à la section « À planifier » de Ma Semaine. Pour les éléments de travail qui font partie d'une série répétitive, cela suivra le plan défini dans la section
« Resource Planning » dans le calendrier répétitif de cet élément de travail.

Vous pouvez ajouter un courriel ou une note à Ma Semaine en allant dans le plateau d'information de cet élément et en cliquant sur « Plan for Cette semaine ».

Gardez à l'esprit que les courriels et les notes de ne peuvent être planifiés que dans la semaine en cours. Si vous souhaitez les déplacer dans les rubriques « Semaine prochaine » ou « Plus tard », vous devrez le faire dans la fonction « Ma Semaine ».

Vous pouvez également ajouter une note à votre semaine directement à partir de Ma Semaine. Il suffit de cliquer sur « Add Note » et de noter rapidement ce qui doit être fait. Lorsque vous indiquez la date d'échéance, la semaine correcte est automatiquement attribuée en fonction de la date.

Si vous ajoutez une note et que vous vous l'assignez, elle sera automatiquement ajoutée à l'espace « Cette semaine » de votre « Ma Semaine ».

La rubrique « À planifier » contient tous les éléments qui ont été ajoutés à votre rubrique "Ma Semaine", mais qui n'ont pas encore reçu la date à laquelle vous souhaitez commencer le travail.

Vous pouvez ensuite planifier la date à laquelle vous souhaitez effectuer le travail en déplaçant les fiches de travail vers différents bacs tels que « Cette semaine », « Semaine prochaine » ou « Plus tard ». Pour ce faire, il suffit de cliquer et de maintenir l'élément que vous souhaitez déplacer et d'utiliser la fonctionnalité de glisser-déposer pour le déplacer dans un autre bac.

Pour le travail selon un horaire de travail répétitif, vos éléments de travail seront automatiquement ajoutés à Ma Semaine pour tous les membres de l’équipe associés à ce travail.

L’option par défaut pour planifier le travail sera « Semaine de travail - Date de début ». De cette façon, les éléments de travail passeront automatiquement à Cette Semaine lorsque la date de début approche.

Vous pouvez choisir cette option dans le paramètre de répétition d'un élément de travail spécifique. Accédez à l'élément de travail, puis cliquez sur le calendrier de répétition sous « Répétitions » dans l'en-tête de l'élément de travail. Cliquez sur Modifier et faites défiler vers le bas jusqu'à « Planification des ressources ». Ici, vous pouvez choisir quand vous voulez planifier le travail. Vous avez trois options :

Le travail sera planifié pour l’affectation au moment de la création du travail et sera planifié pour le reste de l’équipe de travail au moment de la création des tâches et du budget.

N’oubliez pas que vous n’êtes pas en mesure de mettre à jour le travail dans la série où les tâches et le budget ont été créés et que les mises à jour ne seront pas appliquées aux tâches déjà dans Ma Semaine.

Conseil de bonne pratique : Nous vous recommandons de choisir ce paramètre en fonction du type de cabinet que vous dirigez. Si les employés sont habitués à avoir la possibilité de planifier leurs propres tâches et emplois, nous vous suggérons de choisir de ne pas planifier une semaine. Ainsi, les employés peuvent décider eux-mêmes de la semaine où ils souhaitent effectuer le travail. Si vous préférez avoir un peu plus de contrôle sur ce qui est fait et quand, choisissez de faire apparaître les éléments de travail dans Ma semaine en fonction de leur date de début.

Si vous avez beaucoup d'éléments de travail, nous pouvons vous aider à les mettre à jour en masse. Il vous suffit de contacter le service d'assistance et nous vous guiderons tout au long du processus.

Vous pouvez supprimer un courriel ou une note de Ma Semaine si vous ne voulez plus le voir dans Ma Semaine. Cette opération ne supprimera pas l'élément de travail, le courriel ou la note ailleurs que dans Ma Semaine.

Pour supprimer un élément de Ma Semaine, naviguez jusqu'à l'élément que vous souhaitez supprimer, regardez à droite de cet élément et vous verrez le plateau d'information, puis sélectionnez « Remove ».

Lorsque vous déplacez des éléments dans Ma semaine, essayez d'utiliser l'option de sélection pour déplacer des éléments en vrac. Il est ainsi facile et rapide de déplacer des éléments de « À planifier » vers la semaine où vous prévoyez de les faire, de

« Cette semaine » vers « La semaine prochaine » ou même de « Cette semaine » vers « Terminé ».

Il suffit de sélectionner les éléments que vous souhaitez déplacer, puis de cliquer sur « Déplacer vers la semaine suivante » ou « Déplacer vers Terminé », ou encore de cliquer sur le bouton « ... » pour obtenir d'autres options.

Vous pouvez cliquer sur la case située à côté d'une section pour sélectionner tout ce qui s'y trouve, par exemple tous les courriels, notes ou éléments de travail dans un état spécifique. Cliquez sur la case à côté de « Aucun élément sélectionné » pour sélectionner tous les éléments.

Grâce à l'option de sélection multiple, vous pouvez choisir les éléments que vous souhaitez déplacer dans Ma Semaine.

Il suffit de maintenir la touche majuscule enfoncée et de sélectionner le premier élément que vous souhaitez déplacer, puis de sélectionner le dernier élément. Ainsi, tous les éléments intermédiaires seront également sélectionnés, et vous pourrez ensuite sélectionner l'action au-dessus.

Astuce de bonne pratique : Il est parfois plus rapide de tout sélectionner, puis de désélectionner les éléments que vous ne souhaitez pas déplacer, plutôt que de devoir cliquer sur tous les éléments un par un ou catégorie par catégorie.

Identifiez rapidement les éléments que vous souhaitez consulter ou sur lesquels vous souhaitez travailler en utilisant les filtres intelligents disponibles. Vous pouvez utiliser les filtres disponibles pour afficher les éléments spécifiques dont vous avez besoin.

Les options de filtrage disponibles sont les suivantes :

N'oubliez pas que seuls cinq filtres de type travail s'afficheront à la fois. Si vous en avez plus de cinq, nous affichons les quatre premiers (qui sont les plus utilisés dans les éléments de travail), puis nous regroupons les autres dans « Autres ».

Vous pouvez sélectionner plusieurs filtres dans une même option, ou plusieurs filtres dans les quatre options.

Si vous sélectionnez plusieurs filtres dans une même option, par exemple en sélectionnant « En retard » et « Échéance cette semaine » dans l'option « Échéance », tous les éléments en retard ou dont la date d'échéance se situe dans la semaine s'afficheront.

Si vous sélectionnez plusieurs filtres dans plusieurs options, par exemple en sélectionnant le statut « En cours » et le type de travail « Clôture de fin de mois », seuls les éléments qui ont à la fois ce statut (En cours) et ce type de travail (Clôture de fin de mois) apparaîtront.

Les filtres s'appliquent à la fois aux éléments de travail et aux tâches dans les éléments de travail.

Gardez à l'esprit que les options de filtrage pour les quatre filtres ci-dessus varieront en fonction des éléments présents dans Ma Semaine. Par exemple, si vous n'avez pas de travail avec le statut Prêt à commencer, ce statut n'apparaîtra pas comme une option dans les filtres intelligents.

Si vous trouvez que votre liste de filtres est trop longue pour être affichée sur un seul écran, vous pouvez la faire défiler vers la droite pour en voir davantage.

Vous pouvez facilement déplacer une carte en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer dans Ma Semaine.

Vous pouvez déplacer une carte d'un seau à l'autre en utilisant la fonctionnalité de glisser-déposer ou en cliquant sur les trois points bleus à droite de la carte de travail, puis en sélectionnant le seau vers lequel vous souhaitez la déplacer.

Une fois que vous avez connecté votre calendrier à Karbon, vous verrez immédiatement tous les éléments qui se trouvent actuellement dans ce calendrier.

Par défaut, vous serez dirigé vers la vue du jour dans laquelle vous vous trouvez. Cependant, vous aurez trois options pour afficher votre calendrier :

Vous pouvez bloquer du temps sur votre calendrier directement à partir de Ma Semaine en utilisant la fonction glisser-déposer. Faites glisser et déposez les éléments dont vous êtes responsable dans la plage horaire souhaitée. Cela se reflétera également dans votre calendrier du côté du fournisseur de messagerie, afin que votre équipe reste toujours au courant de votre disponibilité.

Par défaut, le blocage sera de 30 minutes, mais vous aurez la possibilité d'ajuster la durée ainsi que la date de l'événement.

Lorsqu'un événement a été créé en faisant en effectuant un glisser-déposer d'un élément de travail depuis Ma semaine, l'utilisateur peut en voir les détails dans la modale. Sous le champ Travail, il pourra cliquer sur le nom du poste de travail. Cela fera apparaître la superposition de travail. À partir de là, il peut effectuer un travail ou se rendre sur le poste de travail lui-même.

Lorsque vous bloquez du temps dans votre calendrier à partir de Ma Semaine, vous avez la possibilité de définir sa visibilité. Par défaut, les éléments seront définis comme visibles, ce qui signifie que si l'élément (travail assigné, note, ou courriel) est public, il apparaîtra tel quel sur le calendrier de votre boîte de réception.

Si vous faites glisser un élément qui est privé, caché ou non visible par les autres (par exemple, un courriel qui n'est pas sur une ligne de temps publique), il sera défini comme caché dans le calendrier Karbon.

De plus, il apparaîtra comme « occupé » dans le calendrier de votre fournisseur de messagerie pour vos collègues.

Vous pouvez modifier la visibilité lors de la création en utilisant la liste déroulante et en choisissant la visibilité souhaitée.

Imaginez que vous travaillez sur un élément de travail, mais que vous avez besoin d'un collègue pour compléter certaines tâches avant de pouvoir compléter les vôtres.
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Ma Semaine permet à votre équipe de collaborer plus facilement sur les éléments de travail en tirant parti de la section « Travail en cours ». Vous pouvez voir qui travaille sur un élément de travail en affichant cet élément dans votre vue « Ma Semaine ».

Lorsqu'un membre de l'équipe décide de commencer à travailler sur un élément de travail, il peut déplacer cet élément de la vue « Ma Semaine » vers la section « Travail en cours », sous la rubrique « Cette semaine ».

Cela indique qu'il travaille sur cet élément. Il pourra également voir si vous avez fait de même en déplaçant cet élément dans votre section « Travail en cours ».

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