Dans cet article, découvrez les meilleures pratiques pour le partage de courriels, de boîtes de réception et de configuration d'alias de courriels.
Index
Accès à Triage
Triage agit comme une puissante boîte de réception : il contient vos courriels, notifications et mentions — en gros, tout ce qui vous concerne et nécessite votre attention.
Vous êtes le seul à avoir accès à votre Triage et à vos courriels, à moins que vous ne les partagiez en :
ajoutant le contact à votre compte
en assignant le courriel à un collègue
en ajoutant le courriel à un calendrier de travail ou de contact ou
en le partageant automatiquement avec ce contact
Partage d'une boîte de réception
Si plusieurs collègues de votre équipe partagent une adresse courriel de groupe centralisée, envisagez de configurer un Triage partagé dans Karbon :
Le Triage partagé dans Karbon vous permet de connecter des boîtes de réception supplémentaires et d'inviter des membres de l'équipe à collaborer sans effort. Cette fonctionnalité assure que chaque courriel a un propriétaire désigné, réduisant le risque de réponses multiples ou de messages oubliés.
Pour configurer un Triage partagé :
Accédez à Paramètres et sélectionnez Triage partagé.
Cliquez sur « Ajouter un Triage partagé » et entrez un nom pour une identification facile dans la barre latérale de votre Triage.
Configurez les paramètres de partage selon vos besoins (par défaut, c'est « Toujours partager »).
Connectez vos comptes de courriel (Office ou Gmail) avec les renseignements nécessaires.
Invitez des collègues à collaborer en les ajoutant au Triage partagé. Ils auront accès à la gestion des courriels des comptes connectés et pourront envoyer des messages à partir de ces adresses.
Cette configuration améliore l'efficacité et la clarté dans les communications de l'équipe, assurant que chaque courriel est géré efficacement dans l'environnement collaboratif de Karbon.
Configuration des alias de courriel
Si vous avez configuré une adresse de courriel alias dans votre client de courriel, nous pouvons mettre à jour votre compte Karbon pour vous permettre de choisir l'adresse à partir de laquelle un nouveau courriel sera envoyé.
Karbon aura besoin des détails pour configurer cela dans votre compte.
Il vous suffit de nous envoyer un message dans Aide & Commentaires (Menu principal > Aide & Commentaires > Vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez?) pour lancer une nouvelle séance de clavardage avec un agent, et de nous fournir les informations suivantes :
l'adresse courriel principale que vous utilisez pour Karbon
l'adresse courriel alias à ajouter
souhaitez-vous que cet alias devienne l'adresse par défaut pour les messages?
souhaitez-vous pouvoir envoyer des messages à partir de cet alias?
Nous vous informerons une fois la mise à jour effectuée de notre côté, et vous pourrez cliquer sur la flèche à côté de votre adresse par défaut et sélectionner l'adresse courriel que vous souhaitez utiliser. Vous devrez peut-être vous déconnecter et vous reconnecter pour voir le changement.
Quelle que soit l'adresse courriel que vous sélectionnez, votre nom d'utilisateur Karbon apparaîtra toujours comme expéditeur chez votre destinataire. Votre signature courriel sera la même pour les deux adresses courriel.
Cette fonctionnalité d'alias concerne spécifiquement les adresses alias configurées dans votre client de courriel. Elle ne permet pas de fusionner des adresses de deux comptes différents dans une seule connexion Karbon.
Gestion à distance des courriels via Gmail
Pour les cabinets qui utilise Gmail, il est possible de gérer à distance des comptes de messagerie sur d'autres domaines. Une fois que vous avez confirmé dans Gmail que votre compte de messagerie habituel peut envoyer et recevoir des messages au nom d'une adresse gérée à distance, vous pouvez soumettre une demande pour que cette adresse soit ajoutée comme alias à votre compte. Pour le moment, Outlook/Exchange ne prend pas en charge ce type de gestion à distance.