Dans cet article, vous apprendrez qui a accès à votre Triage, comment vous pouvez partager les informations qui arrivent dans votre Triage et ce qu'il faut faire si vous voulez partager une boîte de réception centrale, comme une boîte de réception de courriels de support ou de vente.

Triage agit comme une puissante boîte de réception : elle comprend vos courriels, notifications et mentions ; en d'autres termes, tout ce qui vous concerne et requiert votre attention.

Vous êtes le seul à avoir accès à votre Triage et à vos courriels, à moins que vous ne les partagiez en

Si plusieurs collègues de votre équipe partagent une adresse courriel centrale générique de groupe, voici comment procéder dans Karbon.

Avant Karbon, votre entreprise utilisait peut-être une boîte de réception centrale (telle que support@firmname.com), qui était accessible ou transférée à plusieurs membres de votre équipe. Karbon ne prend pas en charge cette configuration spécifique car elle va à l'encontre de notre philosophie de propriété personnelle tout au long de votre flux de travail.

Lorsque plusieurs personnes consultent la même boîte de réception, vous courez le risque que deux personnes répondent, ce qui est inefficace, et potentiellement déroutant pour le client si les réponses sont différentes. Pire encore, il se peut que personne ne réponde si tout le monde suppose que quelqu'un d'autre s'en occupe.

Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous arriverez à un point où il sera judicieux d'investir dans une solution de gestion des tickets clients. D'ici là, vous pouvez conserver la propriété et le contrôle de votre flux de travail en suivant ces meilleures pratiques :

Si vous souhaitez que les clients envoient un courriel à une adresse générique telle que support@firmname.com, choisissez un seul membre de votre équipe qui sera le propriétaire désigné de cette adresse. Configurez l'adresse en tant qu'alias de messagerie sur son compte auprès de votre fournisseur de messagerie, puis envoyez une demande au service d'assistance de Karbon, soit dans l'application en cliquant sur « Aide et commentaires » et en lançant une discussion, soit en envoyant un courriel à support@karbonhq.com.

Cette personne recevra désormais les messages envoyés à support@firmname.com dans son Triage en plus de son courriel habituel. Si cette personne s'absente du travail, change de rôle ou quitte l'entreprise, il suffit de réaffecter l'alias à une autre personne auprès de votre fournisseur de messagerie et de demander à Karbon de mettre à jour les paramètres de l'alias sur votre compte.

Le collègue responsable de support@firmname.com peut maintenant simplement affecter les courriels à la liste des tâches de la personne concernée. Il peut aussi utiliser les @mentions dans les commentaires pour interroger ses coéquipiers et déterminer le bon destinataire. L'important, c'est que chaque courriel soit toujours entre les mains d'un seul et même propriétaire.

Si vous avez configuré une adresse courriel alias dans votre client de messagerie, nous pouvons mettre à jour votre compte Karbon pour vous permettre de choisir l'adresse à partir de laquelle un nouvel courriel sera envoyé.

Karbon aura besoin de connaître les détails pour configurer cette option dans votre compte.

Il vous suffit de nous envoyer un message dans la rubrique Aide et commentaires(Menu principal > Aide et commentaires > Vous ne trouvez toujours pas ce que vous cherchez ?) pour entamer une nouvelle conversation avec un agent, et de nous fournir les informations suivantes :

Nous vous avertirons lorsque nous aurons effectué la mise à jour de notre côté et vous pourrez cliquer sur la flèche située à côté de votre adresse par défaut et sélectionner l'adresse courriel que vous souhaitez utiliser. Vous devrez peut-être vous déconnecter et vous reconnecter pour voir le changement.

Quelle que soit l'adresse électronique sélectionnée, votre nom d'utilisateur Karbon apparaîtra toujours comme expéditeur du côté du destinataire. Votre signature électronique sera la même pour les deux adresses électroniques.

Cette fonction d'alias concerne spécifiquement les adresses alias configurées dans votre client de messagerie. Elle ne permet pas de fusionner les adresses de deux comptes différents dans une seule connexion Karbon.

Pour les entreprises utilisant Gmail, il est possible de gérer à distance des comptes de messagerie sur d'autres domaines. Une fois que vous avez confirmé dans Gmail que votre compte de messagerie habituel peut envoyer et recevoir des messages au nom d'une adresse gérée à distance, vous pouvez soumettre une demande pour que cette adresse soit ajoutée comme alias à votre compte. Outlook/Exchange ne prend pas actuellement en charge ce type de gestion à distance.