Si votre cabinet se trouve au Royaume-Uni, vous pouvez intégrer les contacts de votre organisation avec Companies House. Découvrez comment l'importation de données de Companies House peut vous faire gagner du temps et simplifier les processus.
Index
Pourquoi utiliser Companies House avec Karbon?
La synchronisation de Karbon avec Companies House rend toutes les informations statutaires clés de vos clients accessibles en quelques clics.
Cela permet de :
maintenir Karbon comme source de vérité en gardant les données à jour
extraire des données lors de l'intégration de nouveaux clients afin de décider du moment où il convient de lancer le travail de conformité
Ajouter des organisations via le numéro ou le nom de l'entreprise
Relier les contacts existants de l'organisation à l'enregistrement correspondant des Répertoires d'entreprises canadiennes.
exporter toutes les données de vos clients pour créer rapidement des rapports ou des listes de diffusion
identifier instantanément les données des clients qui ont changé depuis la dernière mise à jour
donner aux membres de l'équipe qui ne sont pas familiers avec un client une visibilité sur les dates clés pendant les transferts
Connecter Companies House avec Karbon
Ce guide vous guidera à travers le processus en trois étapes qui prend environ cinq minutes à mettre en place :
S'inscrire auprès de Companies House
Créer une application pour obtenir une clé API
Relier Karbon et Companies House avec la clé API
Note: Vous aurez besoin d'un numéro d'inscription de société pour tous les contacts que vous souhaitez synchroniser.
1. Inscrivez-vous auprès de Companies House
L'inscription est la façon dont vous indiquez à la Companies House que vous souhaitez accéder à leurs données avec votre logiciel, qui dans ce cas est Karbon. Une fois que vous vous êtes enregistré et que vous leur avez parlé de votre logiciel, vous recevrez une clé API, qui peut être considérée comme un mot de passe que votre logiciel utilise pour se connecter à Companies House.
Visitez le Developer Hub de Companies House pour créer votre compte.
2. Créez votre application et votre clé API
Une fois enregistré et connecté, vous devrez sélectionner Créer une application.
Il vous sera alors demandé d'ajouter les détails de votre application. Nous vous recommandons d'appeler l'application « Karbon » et d'ajouter une description claire.
Vous devrez également sélectionner Live comme environnement pour votre application.
Vous verrez ensuite un aperçu des détails de l'application. Dans l'écran Détails de l'application, sélectionnez Créer une nouvelle clé.
Ajoutez ensuite un nom pour la clé, une description et sélectionnez REST.
Sélectionnez ensuite Créer une clé, la clé API sera créée.
Une fois enregistrée, vous serez ramené aux détails de l'application où vous pourrez voir la clé.
Copiez la clé API dans votre presse-papiers car vous en aurez besoin à l'étape suivante.
3. Lier Karbon et Companies House avec la clé API
Vous pouvez maintenant ajouter la clé API à Karbon et créer une connexion sécurisée. Commencez par ouvrir Karbon dans une nouvelle fenêtre et accédez à Connected Apps.
Paramètres > Apps connectées > Companies House > Gérer. Sélectionnez ensuite Ajouter une clé API, ce qui fera apparaître une modalité contextuelle.
Collez la clé API et sélectionnez Update. Vous devriez maintenant voir un bouton Synchroniser maintenant. Cliquez dessus!
Remarque : Vous n'aurez à ajouter votre clé API que la première fois que vous voulez synchroniser, car Karbon enregistre la clé API. La synchronisation ne se fait pas automatiquement, vous devrez donc aller dans les applications connectées et synchroniser quand vous voulez les données. Si vous avez beaucoup de données à synchroniser, cela peut prendre un certain temps. Vous pouvez quitter la page et la synchronisation se poursuivra en arrière-plan.
Une fois la synchronisation terminée, vous verrez l'option de téléchargement dans la colonne de résumé.
Si votre cabinet est situé au Royaume-Uni, l'intégration d'une organisation avec Companies House vous permettra d'importer les détails d'une entreprise dans Karbon.
À partir de la page de contact de l'organisation pour laquelle vous souhaitez importer des détails, accédez à l'onglet Détails.
Faites défiler jusqu'aux applications connectées et sélectionnez gérer les connexions. Là, vous avez la possibilité d'importer les détails de l'entreprise à partir de Companies House.
Vous pourrez alors saisir le numéro d'enregistrement de la société auprès de la Companies House.
L'importation des détails de Companies House ajoute des informations aux champs de contact suivants :
Nom légal
Date d'enregistrement de la société
Jour et mois de clôture de l'exercice financier
Responsables de la société
Adresse du siège social
Dates des derniers comptes réalisés
Date d'échéance des prochains comptes
Dates des prochains comptes établis jusqu'au
Dates de la prochaine déclaration de confirmation
Utiliser votre intégration avec Companies House
Ajouter des organisations via le numéro ou le nom de l'entreprise
Vous pouvez facilement ajouter des organisations dans Karbon à partir du registre des sociétés en recherchant le numéro ou le nom de la société. Cela synchronisera automatiquement les détails de la société à partir de l'enregistrement dans les Répertoires d'entreprises canadiennes.
Les coordonnées de la société peuvent ensuite être trouvées dans Karbon sur l'onglet Détails d'un contact de l'organisation, ce qui facilite la recherche et l'examen des informations concernant un client.
Notez : la recherche ne peut être effectuée que pour les sociétés actives (les sociétés dissoutes ne sont pas incluses dans les résultats de la recherche).
Importez les informations de contact clés dans Karbon
La connexion de Karbon à Companies House vous permet d'importer des informations clés dans vos contacts (lorsque vous avez enregistré le numéro d'enregistrement de la société) :
Nom légal
Jour de la fin de l'exercice financier
Mois de clôture de l'exercice financier
Date de constitution en société
Toutes les dates clés
Ajoute des notes sur les agents
Ajoute des notes sur les comptes (prochaine mise à jour, etc.)
Ajout de notes sur les relevés (date du prochain relevé, etc.)
Une fois l'importation terminée, vous pourrez voir toutes les informations relatives à une société en naviguant vers le contact et en sélectionnant Détails > Tous les détails comptables.
Télécharger l'exportation .csv de vos données clients depuis Companies House
Vous pouvez également télécharger une exportation .csv de vos données clients à partir de Companies House. Le téléchargement contient deux onglets :
Journal des changements
Cet onglet met en évidence tous vos clients dont les détails ont été mis à jour avec les colonnes suivantes:
Clé Karbon
Nom de l'organisation
Numéro d'enregistrement de la société
Type de mise à jour
Ancienne valeur
Nouvelle valeur
Exportation
Cet onglet contient les données de tous vos clients. L'exportation contiendra les détails énumérés ci-dessous:
Clé Karbon
Nom de l'organisation
Numéro d'enregistrement de la société
Prochains comptes établis jusqu'à
Comptes à échoir
Comptes. Derniers comptes clos
Confirmation de l'état des comptes pour la période suivante
Relevé de confirmation suivant l'échéance
Dernier relevé de confirmation effectué jusqu'au
Remarque : Vous pouvez accéder aux données de vos 5 dernières importations.
Qui peut accéder aux données de Companies House?
Seuls les membres de l'équipe ayant un compte Admin peuvent accéder aux paramètres pour activer une synchronisation et télécharger les données au format .csv.
Tous les membres de l'équipe qui ont accès aux contacts pourront voir les données importées sur les contacts individuels.
Support
Si vous avez besoin d'aide pour configurer l'intégration avec Companies House ou pour mettre à jour en masse les numéros d'enregistrement des sociétés, contactez notre équipe d'assistance et nous vous aiderons.