Cet article vous explique les principales différences dans la façon dont Karbon synchronise les personnes-ressources avec Xero (pour grands livres) et Xero Practice Manager. Comprendre ces distinctions vous aidera à gérer efficacement les données de vos clients sur ces plateformes.
Le visuel ci-dessous illustre la différence fondamentale dans la façon dont les types de personne-ressource de Karbon sont synchronisées avec Xero (grands livres) et Xero Practice Manager :
Principales différences dans le comportement de synchronisation des personnes-ressources
Bien que les deux intégrations facilitent la synchronisation des renseignements de personne-ressource entre les produits Karbon et Xero, elles fonctionnent avec des différences fondamentales dans la façon dont elles traitent les types de personne-ressource et la direction de la synchronisation.
Fonctionnalité | Xero (pour grands livres) | Xero Practice Manager |
Source des personnes-ressources | Importe toutes les personnes-ressources de Xero. | Importe les clients et éventuellement les personnes-ressources qui leur sont associés depuis Xero Practice Manager. |
Mise en correspondance des personnes-ressources Karbon | Les personnes-ressources Xero sont mises en correspondance et synchronisées avec les individus et des organisations dans Karbon. | Les clients de Xero Practice Manager sont synchronisés avec les personnes-ressources de l'organisation dans Karbon. Les personnes-ressources associées peuvent également être synchronisées avec les individus. |
Création d'une nouvelle personne-ressource Karbon | Les personnes-ressources Xero non appariées créent des individus ou des organisations dans Karbon (déterminés par l'IA). | Les nouvelles personnes-ressources Karbon sont créées en fonction du type d'entreprise du client Xero Practice Manager. Les entrepreneurs individuels sont des individus, et les autres sont des organisations. |
Synchronisation Karbon vers Xero | Les personnes-ressources individus ou organisations créées dans Karbon ne sont pas automatiquement synchronisés avec Xero. Ils doivent être poussés manuellement en utilisant le bouton « Créer une personne-ressource » dans la personne-ressource Karbon. | Les personnes-ressources des organisations dans Karbon (avec un type de personne-ressource sélectionné dans les paramètres) sont automatiquement poussés vers Xero Practice Manager lors de leur création ou de leur mise à jour. Les personnes-ressources des personnes liées à une organisation sont également transférées. |
Logique d'appariement | Correspondance entre le nom de la personne-ressource et le courriel de facturation dans Karbon et le nom et le courriel principal dans Xero. | Recherche les clients en fonction de leur nom et de leur adresse courriel. Les correspondances partielles sont signalées pour examen. |
Synchronisation des suppressions | La suppression d'une personne-ressource dans Xero ne supprime pas automatiquement la personne-ressource correspondante dans Karbon. | La suppression d'un client dans Xero Practice Manager ne supprime pas automatiquement l'organisation correspondante dans Karbon. |
Synchronisation des personnes-ressources Xero (grands livres) en détail
Cette intégration se concentre sur le maintien d'une liste synchronisée de personnes-ressources entre les deux plateformes.
Aspects clés :
Synchronisation initiale à sens unique (Xero vers Karbon) : Lorsque vous vous connectez pour la première fois à Xero (Grand livre), toutes vos personnes-ressources Xero sont importées dans Karbon.
Correspondance avec les personnes-ressources existantes : Karbon tente de faire correspondre les personnes-ressources importées avec les personnes-ressources Karbon existantes en utilisant le nom de la personne-ressource et l'adresse courriel de facturation dans Karbon (par rapport à l'adresse courriel principale dans Xero).
Traitement des correspondances :
Correspondance complète : Si le nom et le courriel de facturation correspondent, les personnes-ressources sont liées et les données des champs synchronisées (nom, courriel de facturation, numéro de téléphone, adresse de facturation) seront synchronisées de manière bidirectionnelle. Les données Xero remplacent les données Karbon existantes lors de la synchronisation initiale.
Conflit : Si seul le nom ou l'adresse courriel correspond, l'opération est signalée comme un « problème de correspondance » et doit être examinée manuellement. Vous pouvez soit confirmer la correspondance (en écrasant les données Karbon), soit créer une nouvelle personne-ressource Karbon.
Pas de correspondance : Si aucune correspondance n'est trouvée, une nouvelle personne-ressource Karbon (soit une personne, soit une organisation en fonction de la classification de l'IA) est créé en utilisant les détails de la personne-ressource Xero. Cette nouvelle personne-ressource Karbon est ensuite lié à la personne-ressource Xero.
Synchronisation bidirectionnelle continue (pour les personnes-ressources appariées) : Une fois les personnes-ressources appariée, les modifications apportées au nom, à l'adresse courriel de facturation, au numéro de téléphone et à l'adresse de facturation dans Karbon ou Xero mettront automatiquement à jour les champs correspondants dans l'autre système.
Création de personnes-ressources :
Dans Xero : Les nouvelles personnes-ressources créées dans Xero sont automatiquement importés dans Karbon et passent par le processus de mise en correspondance.
Dans Karbon : Les personnes-ressources créées dans Karbon ne sont pas automatiquement synchronisés avec Xero. Vous devez les transférer manuellement dans Xero en ouvrant la personne-ressource Karbon et en cliquant sur « Créer une personne-ressource » dans la section Client Xero.
Désynchronisation et resynchronisation : vous pouvez désynchroniser les personnes-ressources correspondantes, ce qui interrompt la synchronisation des données. Les personnes-ressources non synchronisés peuvent être resynchronisés ultérieurement.
Synchronisation des personnes-ressources Xero Practice Manager en détail
L'intégration de Xero Practice Manager est conçue pour synchroniser les renseignements sur les clients et les personnes-ressources pertinentes pour les flux de travail de la gestion de cabinet.
Aspects clés :
Synchronisation initiale configurable (XPM vers Karbon) : lors de la configuration, vous pouvez choisir de synchroniser uniquement les clients ou les clients et leurs personnes-ressources associés de Xero Practice Manager vers Karbon.
Mise en correspondance de Karbon :
Les clients de Xero Practice Manager sont toujours synchronisés avec les personnes-ressources de l'organisation dans Karbon. Le type d'entreprise du client détermine si une nouvelle personne-ressource Karbon est une personne (« Individu », « Entreprise individuelle ») ou une organisation (tous les autres types). Cependant, seules les organisations deviennent l'entité principale liée.
Si vous choisissez de synchroniser les deux, les personnes-ressources Xero Practice Manager associés à un client sont synchronisés avec les personnes-ressources des personnes au sein de l'organisation liée dans Karbon. Karbon n'importera pas les personnes-ressources Xero Practice Manager appartenant à des clients dont le type d'entreprise est un individu.
Logique d'appariement : Les clients sont appariés sur la base de leur nom et de leur adresse courriel. Les correspondances partielles sont identifiées pour un examen manuel.
Pousser les changements (Karbon vers XPM) : Si le type de personne-ressource d'une organisation Karbon est sélectionné dans les paramètres d'intégration, il sera automatiquement transféré vers Xero Practice Manager lors de sa création ou de sa mise à jour dans Karbon. Les personnes-ressources individus dans Karbon qui sont liés à cette organisation seront également transférés vers Xero Practice Manager.
Mise à jour des personnes-ressources : Les mises à jour des noms, courriels, numéros de téléphone et adresses des clients connectés dans l'un ou l'autre système seront répercutées dans l'autre.
Synchronisation manuelle : Vous pouvez déclencher manuellement une synchronisation à partir de Karbon pour vous assurer que les systèmes sont à jour.
Choisir la bonne intégration
La meilleure intégration pour votre entreprise dépend de vos besoins principaux :
Xero (grand livre) : Idéal pour maintenir une liste complète et synchronisée de toutes vos personnes-ressources qui peuvent ou non être des clients directs de vos services. Il permet de s'assurer que les renseignements de base sur les personnes-ressources sont cohérentes sur les deux plates-formes.
Xero Practice Manager : Convient mieux aux entreprises qui utilisent beaucoup Xero Practice Manager pour la gestion des tâches et qui ont besoin de synchroniser les renseignements de leurs clients (et potentiellement de leurs personnes-ressources associées) avec Karbon pour le flux de travail et la collaboration.