Avis important :
Lors de la connexion de Karbon à Xero, veuillez noter que toutes les personnes-ressources énumérées dans la vue « Toutes les personnes-ressources » de Xero — y compris les fournisseurs et les entrées non-clients — seront synchronisés dans Karbon. Pour l'instant, il n'y a pas d'option pour importer sélectivement des types de personnes-ressources spécifiques.
Si vous préférez ne pas transférer certaines personnes-ressources (par exemple, les fournisseurs), nous vous recommandons de ne pas vous connecter à Xero tant que d'autres options de filtrage ne sont pas disponibles.
Il s'agit d'une première version de l'intégration et nous travaillons activement à son amélioration. Nous donnons la priorité à la possibilité de contrôler les types de personnes-ressources synchronisés et nous vous remercions de votre patience pendant que nous continuons à améliorer l'expérience.
Pour assurer une synchronisation fluide et précise des données de personne-ressource de vos clients entre Xero et Karbon, il faut d'abord préparer vos données dans Xero. Ce guide présente les étapes clés pour nettoyer et organiser vos personnes-ressources Xero, minimiser les problèmes de correspondance et assurer l'intégrité des données dans Karbon.
Comment fonctionne l'intégration : la correspondance des personnes-ressources tout expliquée
Lorsque vous connectez Karbon à Xero et que vous lancez la synchronisation des personnes-ressources, voici comment Karbon tente de faire correspondre vos personnes-ressources :
Karbon recherche deux renseignements clés pour relier les personnes-ressources :
Nom de la personne-ressource : le nom exact de la personne-ressource dans Xero et Karbon.
Courriel de facturation : l'adresse courriel principale dans Xero, que Karbon utilise comme courriel de facturation pour l'appariement.
Sur la base de ces deux critères, voici ce qui se passe :
Correspondance parfaite : si le nom de la personne-ressource ET l'adresse courriel de facturation sont exactement les mêmes dans les deux systèmes, il s'agit d'une correspondance parfaite.
Résultat : les personnes-ressources sont automatiquement liées et les renseignements tels que le nom, le courriel, le numéro de téléphone et l'adresse restent synchronisées entre Karbon et Xero.
Correspondance partielle (conflit) : si le nom de la personne-ressource OU l'adresse courriel de facturation correspondent, mais pas l'autre, il s'agit d'une correspondance partielle.
Résultat : Karbon signale qu'il s'agit d'un problème potentiel dans l'écran « Résoudre les problèmes de correspondance ». Vous devrez examiner ces données et décider s'il s'agit de la même personne-ressource ou de personnes-ressources différentes. Vous pouvez soit confirmer la correspondance, soit créer une nouvelle personne-ressource.
Pas de correspondance : si ni le nom de la personne-ressource ni l'adresse courriel de facturation ne correspondent à une personne-ressource existante dans Karbon.
Résultat : Karbon créera un toute nouvelle personne-ressource dans Karbon en utilisant les renseignements de Xero.
Logique d'appariement des personnes-ressources : un guide rapide
Le nom de la personne-ressource correspond-il? |
| L'adresse courriel de facturation correspond-elle? | Résultat | Mesures à prendre? |
Oui | ET | Oui | Correspondance complète : les personnes-ressources sont liées. | Non |
Oui | ET | Non | Correspondance partielle (conflit) : le nom correspond, mais l'adresse courriel diffère. | Révision manuelle requise |
Non | ET | Oui | Correspondance partielle (conflit) : l'adresse courriel correspond, mais le nom diffère. | Révision manuelle requise |
Non | ET | Non | Pas de correspondance : une nouvelle personne-ressource est créée dans Karbon à partir de la personne-ressource Xero. | Généralement non |
Les étapes
Passer en revue et nettoyez les données de personne-ressource de Xero : Passez soigneusement en revue votre liste de personnes-ressources Xero, en vous concentrant sur les points suivants :
Noms complets : vérifiez les noms complets et exacts de chaque personne-ressource. La cohérence des noms est cruciale pour l'appariement.
Adresses courriel principales : veillez à ce que le champ de l'adresse courriel principale soit exact pour toutes les personnes-ressources. Il s'agit d'un champ de correspondance primaire pour Karbon.
Numéros de téléphone : vérifiez l'exactitude et la cohérence des numéros de téléphone pour obtenir des renseignements complets sur les personnes-ressources dans Karbon.
Adresses de facturation : normaliser le format des adresses de facturation pour obtenir des données plus précises dans Karbon.
Identifier et résoudre les personnes-ressources en double : trouvez et résolvez les doublons dans Xero. Fusionnez ou archivez les doublons avant la synchronisation pour éviter les problèmes dans Karbon.
Conseil sur les meilleures pratiques : utilisez les fonctions de recherche et de mise en correspondance de Xero pour trouver des doublons potentiels par nom, courriel ou numéro de téléphone.
Supprimer les personnes-ressources inutiles : supprimez tous les tests, les espaces réservés (par exemple, « adresse courriel supprimée ») ou les enregistrements de personnes-ressources obsolètes afin de maintenir votre environnement Karbon propre.
Vérifier la cohérence du courriel de facturation : n'oubliez pas que Karbon utilise le courriel de facturation de Xero pour le comparer au champ de courriel de facturation de Karbon. Assurez-vous que le courriel principal dans Xero est le courriel de facturation correct pour chaque client.
Tenir compte de la segmentation des personnes-ressources (facultatif) : si vous prévoyez de segmenter vos clients différemment dans Karbon par la suite (par exemple, différents types de personne-ressource), examinez si des attributs de données Xero peuvent vous aider à le faire après la synchronisation. Des données propres facilitent l'organisation dans Karbon.