L’intégration entre Karbon et QuickBooks en ligne pour comptables détermine si une personne-ressource doit être créée ou doit correspondre à une Organisation ou à une Personne, en fonction de règles de validation spécifiques définies dans QuickBooks en ligne. Ces règles garantissent une synchronisation précise et évitent les erreurs dans la mise en correspondance de vos personnes-ressources.
Organisation : création ou correspondance
Une personne-ressource est identifiée comme une Organisation si le champ Nom d'entreprise dans QuickBooks en ligne correspond exactement au champ Nom d'affichage.
Règle clé de validation :
Nom d'entreprise → Nom d'entreprise→ La Personne-ressource est créée ou correspond à une Organisation.
Exemple :
Nom d'entreprise (QB) | Nom d'entreprise (QB) | Prénom (QB) | Nom (QB) | Type de personne-ressource dans Karbon |
ABC Corp | ABC Corp |
|
| Organisation |
XYZ LLC | XYZ LLC | Noah | Tremblay | Organisation |
Notez : si le nom de l’entreprise et le nom d’affichage sont identiques, les champs Prénom et Nom ne sont pas utilisés pour faire correspondre avec Karbon.
Personne : création ou correspondance
Si les champs Nom d'entreprise et Nom d'affichage ne correspondent pas, alors l’intégration vérifie la présence de valeurs dans les champs Prénom et Nom. Si ces champs contiennent des données, la personne-ressource est identifiée comme Personne.
Règle clé de validation :
Nom d'entreprise ≠ Nom d'affichage, mais Prénom et Nom sont renseignés → La personne-ressource est créée ou correspond à une Personne.
Exemple :
Nom d'entreprise (QB) | Nom d'entreprise (QB) | Prénom (QB) | Nom (QB) | Type de personne-ressource dans Karbon |
Noah Tremblay | N. Tremblay | Noah | Tremblay | Personne |
Noah Tremblay SARL | Noah Tremblay | Noah | Tremblay | Personne |
Processus de synchronisation : correspondance ou création de nouvelles personnes-ressources
Lors de la synchronisation, Karbon suit les étapes suivantes en fonction des données :
Correspondance exacte sur le nom et le courriel :
Si le nom complet et le courriel dans Karbon correspondent exactement aux données de QuickBooks en ligne, les personnes-ressources sont automatiquement connectées.
Correspondance partielle :
Si un seul champ correspond (nom ou courriel), vous aurez la possibilité d’associer manuellement cette personne-ressource ou d’en créer une nouvelle.
Aucune correspondance :
S’il n’y a aucune correspondance sur le nom ou le courriel, une nouvelle personne-ressource est automatiquement créée dans Karbon.
Bonnes pratiques :
Faire correspondre le Nom d'affichage et le Nom d'entreprise :
Assurez-vous que le Nom affiché dans QuickBooks Online Accountants correspond au Nom de l’entreprise pour les organisations. Les individus doivent avoir au moins un prénom ou un nom de famille dans QuickBooks Online Accountants. Toute incohérence entre ces champs peut empêcher la personne-ressource de se synchroniser avec Karbon.
Adresses courriel :
Assurez-vous que chaque personne-ressource dispose d'une adresse courriel valide et unique. L'intégration repose principalement sur la correspondance des adresses courriel pour connecter les personnes-ressources dans Karbon. Plusieurs clients dans QuickBooks en ligne partageant la même adresse courriel apparaîtront dans la section Résoudre les doublons de Karbon, où l'utilisateur doit effectuer un rapprochement manuel.
Complétude des champs :
Vérifiez que tous les champs requis (Nom complet, Courriel, Adresse, Téléphone, etc.) sont renseignés dans QuickBooks en ligne. Des données manquantes ou incomplètes peuvent entraîner des problèmes de synchronisation.