Pour garantir une synchronisation fluide entre Karbon et QuickBooks en ligne pour comptables et éviter les problèmes tels que les doublons de personnes-ressources ou les erreurs de synchronisation, il est essentiel de nettoyer vos données de personnes-ressources dans les deux applications avant même d’activer l’intégration.
Étape 1 : Comprendre le processus d’intégration
L’intégration des personnes-ressources entre Karbon et QuickBooks en ligne propose une synchronisation bidirectionnelle. Cela signifie que les renseignements des personnes-ressources provenant des deux applications peuvent être mises à jour et reflétées en temps réel sur chaque plateforme.
Lors de la connexion initiale, l’intégration associe les personnes-ressources selon deux critères principaux :
Nom (Nom complet/nom d’affichage)
Adresse courriel
Règles de synchronisation clés
Correspondance exacte sur le nom et le courriel :
Si le nom complet et l’adresse courriel dans Karbon correspondent exactement aux données dans QuickBooks en ligne, les personnes-ressources sont automatiquement associées.
Correspondance partielle :
Si un seul champ (nom ou courriel) correspond, vous aurez la possibilité d’associer manuellement la personne-ressource ou d’en créer un nouveau.
Aucune correspondance :
Si aucune correspondance n’est trouvée sur le nom ou le courriel, une nouvelle personne-ressource sera automatiquement créée.
Notez : pour les organisations dans Karbon, le nom de la société doit correspondre au nom d’affichage dans QuickBooks en ligne pour établir une connexion. Pour les personnes-ressources individuelles, le prénom, le nom et le courriel doivent tous correspondre pour que la synchronisation puisse se produire.
Étape 2 : Préparer les données de QuickBooks en ligne pour la synchronisation avec Karbon
Avant de connecter Karbon à QuickBooks en ligne, il est important de s’assurer que vos données dans QuickBooks en ligne sont correctement formatées. Suivez ces étapes :
Pour les organisations (clients d’affaires) :
Dans QuickBooks en ligne, vérifiez que le champ « Nom de l’entreprise » et le champ « Nom d’affichage » sont identiques. Cela permet à QuickBooks en ligne de reconnaître votre personne-ressource comme une organisation dans Karbon.
Bonnes pratiques : Copiez/collez le nom de l’entreprise dans le champ « Nom d’affichage » pour assurer la cohérence.
Pour les individus (clients individuels) :
Dans QuickBooks Online Accountants, assurez-vous que les champs « Prénom », « Nom » et « Nom d’affichage » du client sont remplis avec les renseignements corrects.
Cela permet à Karbon de reconnaître cette personne-ressource comme un individu (type de personne-ressource).
Pour les couples/personnes-ressources communs (par exemple, les couples mariés) :
Utilisez le type de personne-ressource Organisation pour gérer le travail commun, comme les déclarations fiscales partagées. Assurez-vous que le « Nom d’entreprise » et le « Nom d’affichage » correspondent et que les renseignements principaux du contribuable (prénom et nom) sont saisies dans les champs individuels.
Notez : Les champs « Prénom » et « Nom » ne sont pas nécessaires pour que les données soient mises à jour dans Karbon, tant que « Nom d’affichage » et « Nom de l’entreprise » correspondent exactement.
Étape 3 : Nettoyer vos données dans QuickBooks en ligne
Vérification des doublons et incohérences :
Faites correspondre le « Nom d’affichage » et le « Nom de l’entreprise » :
Le « Nom d’affichage » dans QuickBooks Online Accountants devrait correspondre au « Nom de l’entreprise » (pour les organisations) ou au « Nom complet » (pour les individus). Toute incohérence entre ces champs peut empêcher la personne-ressource de se synchroniser avec Karbon.Adresses courriel :
Assurez-vous que chaque personne-ressource dispose d’une adresse courriel valide et unique. L’intégration repose fortement sur la correspondance des courriels pour connecter les personnes-ressources.Complétude des champs :
Vérifiez que tous les champs requis sont remplis dans QuickBooks Online Accountants (nom, courriel, adresse, téléphone, etc.). Des données manquantes ou incomplètes peuvent entraîner des problèmes de synchronisation.
Étape 4 : Synchronisation manuelle et mises à jour des données
Une fois vos données nettoyées dans QuickBooks Online Accountants, vous pouvez procéder à la connexion de l’intégration avec Karbon.
Comment synchroniser manuellement les personnes-ressources :Si les mises à jour ne s’affichent pas automatiquement, vous pouvez synchroniser manuellement les personnes-ressources en suivant ces étapes :
Accédez aux Paramètres dans Karbon.
Sélectionnez Applications connectées.
Cliquez sur le bouton Gérer pour QuickBooks Online Accountants.
Cliquez sur le bouton Synchroniser maintenant pour déclencher une synchronisation manuelle.
Remarque : Toutes les données actuellement dans Karbon seront mises à jour dans QuickBooks Online Accountants lors de cette synchronisation manuelle.
Étape 5 : Suivi et synchronisation continue des données
Après votre synchronisation initiale, l’intégration maintiendra automatiquement les deux plateformes à jour chaque fois que des modifications seront effectuées. Cependant, voici quelques points à garder à l’esprit :
Mappage des champs :
Les champs suivants sont synchronisés entre Karbon et QuickBooks Online Accountants :
nom
courriel
numéros de téléphone
adresses physiques et postale
Mises à jour provenant de Karbon :
Les modifications effectuées dans Karbon, telles que les mises à jour du nom de l’organisation, du prénom, du nom ou du courriel, seront transmises à QuickBooks Online Accountants.
Remarque importante sur la synchronisation des adresses :
Seule l’adresse principale de Karbon sera mise à jour dans QuickBooks Online Accountants. Si vous avez plusieurs champs d’adresse, assurez-vous de les gérer correctement dans QuickBooks Online Accountants.
Problème courant de synchronisation
Un problème courant survient lorsque des personnes-ressources provenant de QuickBooks Online Accountants ne sont pas transférés vers Karbon, car il n’y a pas de prénom ou de nom, ou que le « Nom d’affichage » ne correspond pas au « Nom de l’entreprise ». Dans ce cas, la personne-ressource ne sera tout simplement pas connectée.
Solution :
Pour résoudre ce problème, vous devrez modifier les données de la personne-ressource dans QuickBooks Online Accountants :
Mettez à jour le « Nom d’affichage » pour qu’il corresponde au « Nom de l’entreprise ».
Ou ajoutez les champs « Prénom » et « Nom » à la personne-ressource s’il s’agit d’un individu.
Cela garantit que l’intégration peut correctement associer et synchroniser les personnes-ressources avec Karbon.