Présentation
L'intégration entre HubSpot et Karbon permet de synchroniser aisément et à la fois les entreprises et les personnes-ressources, créant ainsi une expérience complète de gestion du cycle de vie des clients — de l'acquisition jusqu'à la prestation de services. Ce guide vous expliquera comment connecter efficacement HubSpot et Karbon.
Avant de connecter les deux services
Cette intégration peut remplacer définitivement vos données clients dans Karbon. Si vos données Karbon sont remplacées par celles de HubSpot, elles pourraient ne pas être récupérables.
Avant de connecter HubSpot, il est recommandé de :
Passez en revue vos données HubSpot avant de les synchroniser avec Karbon et d’effectuer un essai avec un sous-ensemble de données.
Déterminez si vous souhaitez synchroniser toutes les entreprises et personnes-ressources existantes avec Karbon ou uniquement ceux mis à jour après la connexion.
Examinez vos champs personnalisés pour voir lesquels devraient être synchronisés avec les champs existants dans Karbon.
Vérifiez que tous les noms et les adresses courriel sont corrects et que les enregistrements existants dans les deux plateformes correspondent pour éviter de créer des doublons.
Prérequis
Avant de commencer, assurez-vous de disposer de :
Un compte HubSpot actif avec accès administrateur
Un compte Karbon avec des droits d’administrateur
Étapes
1. Connectez-vous à Karbon
Naviguez dans Paramètres > Applications connectées dans Karbon.
Localisez l’option d’Intégration Karbon, puis sélectionnez Gérer.
2. Connectez HubSpot
Vous y verrez HubSpot listé comme l'une des options d'intégration dans la bibliothèque d'intégration :
Dans la bibliothèque d’intégrations, cliquez sur le bouton correspondant à HubSpot.
Autorisez Karbon à accéder à vos données HubSpot. Si vous n’êtes pas connecté à HubSpot, il vous sera demandé de vous identifier. Suivez les étapes pour accorder à Karbon l’accès à vos données HubSpot.
Configurez votre pays par défaut pour les numéros de téléphone. Certains enregistrements HubSpot plus anciens peuvent ne pas inclure de code pays, vous devrez donc définir un pays par défaut dans Karbon pour garantir une synchronisation précise.
3. Configurez les paramètres de synchronisation
Choisissez si vous souhaitez synchroniser toutes les personnes-ressources existantes ou uniquement les nouvelles mises à jour à partir de maintenant.
Notez : si vous avez un grand nombre de personnes-ressources ou si vous n’êtes pas certain de la manière dont les données interagiront avec vos enregistrements Karbon existants, il est recommandé de désactiver l’option de synchronisation des entreprises et personnes-ressources existantes lors de la connexion.
Une fois vos paramètres configurés, le bouton Suivant sera activé, vous permettant de continuer.
Synchronisation des entreprises :
Dans les paramètres de synchronisation des entreprises, configurez ce qui suit :
Définissez si les entreprises seront synchronisées avec Karbon – nous recommandons de ne synchroniser que les entreprises actives.
Déterminez quels stades du cycle de vie HubSpot (le cas échéant) une entreprise doit avoir pour être synchronisée avec Karbon.
Indiquez quels champs personnalisés depuis HubSpot peuvent être synchronisés avec les champs Karbon (consultez la section « Mise en correspondance de champs personnalisés » ci-dessous pour plus de détails). Pour ajouter un champ, cliquez sur le bouton « Ajouter une mise en correspondance HubSpot <> Karbon ». Pour supprimer un champ mappé, utilisez l’icône de la corbeille à droite des menus déroulants.
Notez : Dans le cas de la mise en correspondance de champs personnalisés, les champs « Propriétaire chez le client » » et « Responsable chez le client » peuvent être un ID utilisateur HubSpot, un nom correspondant au nom d’utilisateur dans Karbon, ou un courriel correspondant au courriel du compte utilisateur Karbon.
Si la valeur fournie ne correspond pas à un utilisateur Karbon, elle sera ignorée.
Synchronisation des personnes-ressources :
De manière similaire à la synchronisation des entreprises, configurez les options de synchronisation des personnes-ressources :
Décidez quels enregistrements de personnes-ressources seront synchronisés avec Karbon.
Les données des personnes-ressources HubSpot (prénom, nom de famille, courriel, numéro de téléphone) seront synchronisées avec Karbon.
Vous pouvez également mapper des champs supplémentaires comme la date de naissance (BirthDate) et la date de décès (DeathDate) pour les personnes-ressources, si nécessaire.
4. Importation, correspondance et création d’enregistrements
Correspondance et synchronisation des enregistrements avec Karbon : Un enregistrement sera synchronisé avec Karbon dans les conditions suivantes :
Stade du cycle de vie : le stade du cycle de vie dans HubSpot doit correspondre à l’un des stades configurés pour la synchronisation dans les paramètres d’intégration. Sinon, l’enregistrement ne sera pas synchronisé.
Données requises :
Pour les entreprises : un nom est requis pour la synchronisation.
Pour les personnes-ressources : au moins un prénom ou un nom de famille est requis.
Critères de correspondance : l'intégration tente de faire correspondre les enregistrements en utilisant à la fois le nom et l’adresse courriel. Si les deux sont disponibles dans l’enregistrement HubSpot, le système donnera la priorité à la correspondance des deux champs.
Exemple : Un enregistrement d’entreprise HubSpot nommé « ACME Corporation » avec l’courriel « acme@example.com » tentera de correspondre à une organisation Karbon portant le même nom et la même adresse courriel.
Une personne-ressource HubSpot nommé « Erica Plum » avec le courriel « ep@example.com » tentera de correspondre à une personne Karbon avec le même nom et courriel.
Une personne-ressource HubSpot avec le prénom « Trevor Zhang » mais sans adresse courriel tentera de correspondre à une personne Karbon ayant le même nom.
Notez : Cette intégration n’a pas de concept de correspondance partielle.
Si le courriel et le nom sont à la fois renseignés dans HubSpot mais que l’un ou l’autre manque dans Karbon, la correspondance échouera.
Si seul le nom est présent dans HubSpot, l’intégration peut correspondre à un enregistrement Karbon qui a à la fois un nom et une adresse courriel.
5. Correspondance et mise à jour des enregistrements :
Si l’enregistrement d’organisation ou de personne correspond et qu’il existe déjà dans Karbon, l’intégration ne mettra à jour l’enregistrement dans Karbon que s’il n’a pas été modifié dans les cinq dernières minutes.
Notez : Les champs qui seront automatiquement mis à jour dans Karbon sont listés ci-dessous dans la section de mappage de champs fixes.
6. Création d'enregistrements
Si aucune correspondance n'est trouvée pour l'enregistrement, l'intégration créera un nouvel enregistrement dans Karbon en utilisant les données provenant de HubSpot.
Notez : Les variations d'orthographe ou les noms et adresses email manquants peuvent entraîner la création de doublons. Il est essentiel de vérifier les enregistrements existants dans HubSpot et Karbon avant la synchronisation afin d'éviter ce problème.
7. Lien entre les personnes et les organisations :
Lorsqu’une personne-ressource HubSpot est associé à une entreprise (c’est-à-dire qu’il est lié à une organisation) et que cette entreprise existe dans Karbon, l’intégration créera automatiquement une fiche de personne-ressource dans Karbon. Cela permettra de lier la personne et l’organisation.
8. Mise en correspondance de champs fixes :
Certains champs de HubSpot sont mappés à des champs fixes dans Karbon pour les organisations et les personnes. Ces champs comprennent :
Organisations : Nom
Personnes :
Prénom
Nom
Courriel
Téléphone
Adresse
Ville
Province (indiqué comme État/Province/Pays)
Code postal
Rôle ou Titre
9. Mise en correspondance de champs personnalisés :
Les champs personnalisés de HubSpot peuvent être mappés à des champs spécifiques dans Karbon, mais les champs disponibles diffèrent entre les organisations et les personnes dans Karbon.
La liste exacte des champs personnalisés dans le menu déroulant des champs HubSpot dépend de la configuration de votre instance HubSpot.
Liste complète des champs mappables et valeurs valides :
BirthDate: Date au format ISO8601 (par ex. : 1997-01-05, uniquement valide pour les personnes-ressources).
DeathDate: Même format que BirthDate, uniquement valide pour les personnes-ressources.
OrganizationKey ou ContactKey: Identifiant unique Karbon (utile si l’identifiant est déjà stocké dans HubSpot et que vous ne souhaitez pas que l’intégration effectue une recherche de correspondance).
Propriétaire chez le client/Responsable chez le client : cela peut être une identité d'utilisateur HubSpot, un nom ou une adresse courriel. Si la donnée ne correspond pas à un utilisateur actif dans Karbon, elle sera ignorée.
Type de personne-ressource Karbon : Doit correspondre à un type de personne-ressource actif dans Karbon (par ex. : « Client »).
Identifiant personnalisé : un identifiant unique. En cas de doublon trouvé dans Karbon, l’enregistrement échouera à se mettre à jour.
Jour de fin d’exercice financier : un nombre entre 1 et 28, 30 ou 31 (selon le mois).
Mois de fin d’exercice financier : un nombre entre 1 et 12 indiquant le mois de fin d’exercice.
Date d’incorporation : format de date similaire à BirthDate.
Nom légal : Nom légal de l’organisation ou de la personne-ressource.
Code pays fiscal : code pays ISO à deux lettres (par ex. : US, AU, CA) spécifiant le pays fiscal de l’organisation ou du personne-ressource.
Nom commercial : nom commercial de l’organisation ou de la personne-ressource.
Revenu annuel : valeur numérique représentant le revenu annuel de l’organisation ou de la personne-ressource.
Industrie : secteur d’activité de l’organisation ou de la personne-ressource.
10. Déconnexion de l’intégration
Vous pouvez suspendre ou désactiver complètement l’intégration en sélectionnant l’intégration, puis en suivant les options du menu « … » à côté du bouton Reconfigurer.
Suspendre l’intégration :
Cela suspend toute activité de synchronisation tout en conservant votre configuration intacte. Une fois en pause, le menu proposera une option pour relancer l’intégration.
Désactivation de l’intégration :
Cela supprime toute la configuration et arrête toutes les activités de synchronisation. Lors du choix de cette option, une confirmation vous sera demandée.
Les enregistrements existants qui ont été ajoutés ou mis à jour dans Karbon resteront inchangés, que l’intégration soit en pause ou désactivée.