Les notes de crédit dans le service Facturation Karbon vous permettent de gérer les ajustements de facturation en toute efficacité. Vous pouvez créer une note de crédit à partir d'une facture envoyée pour annuler le solde ou retourner le travail et les heures non facturées. Le crédit peut également être appliqué comme paiement à d'autres factures.
Fonctionnalités des notes de crédit
Une seule note de crédit par facture : il n’est possible de créer qu’une seule note de crédit par facture (et non pas plusieurs pour une même facture).
Crédit partiel : vous pouvez choisir quelles lignes de la facture source créditer (par exemple, si seulement une partie du travail facturé pose un problème). En cas de crédit partiel, seule la somme annulée peut être ajustée.
Options d'approbation : lors de la création d'une note de crédit, vous pouvez soit retourner le travail en cours aux heures non facturées, soit l'annuler. Cette décision a un impact sur les rapports sur le travail en cours et de réalisation.
Validation de la note de crédit : une fois approuvée, la note de crédit peut être validée, ce qui impacte le solde et l’état de compte de votre client. Un relevé client peut ensuite être envoyé pour refléter le crédit.
Application du crédit : après validation, le crédit peut être appliqué à une facture en attente de paiement. Une bannière sur la page de la facture suggérera d’appliquer le crédit.
Consultation des crédits appliqués : une fois le crédit appliqué, il sera visible dans l’onglet Paiements de la facture. Si le crédit est appliqué à la mauvaise facture, il peut être retiré depuis cet onglet.
Permissions requises
« Accès à la facturation » : Nécessaire pour rédiger, ajuster, approuver, appliquer (à une facture) ou retirer (d’une facture) une note de crédit.
« Accès à la facturation » et « Permission d'envoyer ou d'exporter des factures ou des séries de facturation » : Requis pour valider une note de crédit (ce qui officialise la note et impacte le solde du client).
La majorité des utilisateurs concernés avec la facturation disposent déjà de l'accès à ces fonctions. Cependant, pour valider une note de crédit, ils pourraient également avoir besoin de la permission d'envoyer ou d'exporter des factures ou des cycles de facturation.
Étapes pour créer une note de crédit
Accédez à la page des factures
Ouvrez le menu principal.
Allez à Facturation.
Sélectionnez Factures.
Localisez la facture envoyée
Trouvez la facture pour laquelle vous devez créer une note de crédit.
Ouvrez le menu des options
Cliquez sur le menu à trois points (...) dans le coin supérieur gauche de la page de la facture.
Sélectionnez « Créer une note de crédit ».
Dans le menu déroulant, sélectionnez Créer une Note de crédit.
Choisissez une action
Décidez si vous souhaitez :
Annulez le montant : supprimez le solde de la facture.
Retournez le travail et le temps aux heures non facturées : ajustez la facture en retournant le travail et les heures facturées dans la section non facturée pour une action ultérieure.
Appliquez le crédit (optionnel)
Une fois la note de crédit créée, vous pouvez ensuite appliquer le crédit à d’autres factures comme paiement.
Validation de la note de crédit
Après approbation, la note de crédit sera validée, ce qui impactera le solde et l’état de compte de votre client. Assurez-vous d’envoyer un relevé client mis à jour qui reflète le crédit.
Une fois validée, la note de crédit peut être appliquée à une facture en attente de paiement. Les crédits appliqués seront visibles dans l’onglet Paiements de la facture.