Intégrer des demandes d'approbation dans vos flux de travail Karbon simplifie le processus d'obtention d'approbations de documents importants de la part de vos clients ou de vos collègues. Voici un guide étape par étape pour configurer et gérer efficacement les demandes d'approbation.
Étape 1 : Ajouter une tâche d’approbation à votre flux de travail
Ouvrir l’élément de travail :
Accédez à l’élément de travail spécifique dans lequel vous souhaitez ajouter une demande d’approbation.Ajouter la tâche :
Cliquez sur le bouton Ajouter une tâche dans n'importe quelle section de l’élément de travail.
Dans le menu déroulant, sélectionnez Demande d’approbation.
La tâche sera marquée avec une étiquette APPROBATION, ce qui la rendra facile à identifier.
Personnaliser le nom de la tâche :
Donnez un nom clair et descriptif à la tâche d’approbation pour indiquer ce à quoi elle se rapporte.
Étape 2 : Joindre des documents pour approbation
Ouvrir la tâche d’approbation :
Développez la tâche que vous venez de créer en cliquant dessus.
Préparer les documents pour approbation :
Cliquez sur Préparer les documents pour approbation.
Une fenêtre de sélection de fichiers apparaîtra.
Téléverser les fichiers :
Sélectionnez des fichiers depuis votre ordinateur ou glissez-déposez plusieurs fichiers dans la fenêtre.
Les formats pris en charge comprennent pdf, docx, images (jpg, png) et davantage.
Nommer le paquet d’approbation :
Le nom du paquet par défaut sera celui de l’élément de travail, mais vous pouvez le renommer pour mieux décrire le contenu du paquet.
Notez : Vous ne pouvez pas poursuivre sans nommer le paquet et joindre au moins un fichier.
Vérifier le paquet :
Assurez-vous que tous les fichiers nécessaires sont inclus et correctement nommés.
Étape 3 : Sélectionner les approbateurs
Choisir les destinataires :
Sélectionnez les approbateurs dans votre liste de personnes-ressources Karbon.
Les demandes d’approbation ne peuvent être envoyées qu’à des personnes-ressources particulières (catégorisés comme « Personne », pas des organisations ou groupes).*
Assigner les adresses courriel :
La demande d’approbation sera envoyée à l’adresse courriel principale du destinataire.
Si un destinataire a plusieurs adresses, vérifiez que la bonne adresse principale est définie dans ses détails de personne-ressource.
Définir les exigences d’approbation :
Choisissez entre :
Tous doivent approuver : tous les approbateurs listés doivent approuver le paquet de documents.
Un seul peut approuver : un seul approbateur doit approuver pour marquer le paquet comme approuvé.
Étape 4 : Personnaliser le courriel de demande d’approbation
Modifier le courriel :
Avant d’envoyer, cliquez sur Modifier le message courriel pour personnaliser la notification envoyée aux destinataires.
Utilisez des espaces réservés pour personnaliser le contenu du courriel, comme les noms des clients ou les détails du projet.
Aperçu du courriel :
Relisez le message pour vous assurer de sa clarté et de son professionnalisme.
Étape 5 : Envoyer la demande d’approbation
Envoyer la demande :
Cliquez sur Envoyer la demande d’approbation pour expédier le paquet aux destinataires sélectionnés.
La tâche d’approbation sera désormais affichée comme En attente d’approbation dans l’élément de travail.
Programmer des rappels (optionnel) :
Configurez des rappels automatiques pour relancer les approbateurs qui n’ont pas fini la tâche.
Voici vos options :
Rappels doux : envoyés à des intervalles comme 7, 3 et 1 jour avant la date limite.
Rappels urgents : envoyés quotidiennement jusqu’à la date limite ou pour un maximum de cinq rappels.
Rappels personnalisés : personnalisez entièrement la fréquence et le moment des rappels.
Étape 6 : Suivre l’avancement de l’approbation
Suivre l’activité :
Karbon enregistre les actions clés dans la tâche d’approbation, telles que :
Envoi aux destinataires.
Consultation par les destinataires.
Approbation par les destinataires.
Consulter les actions des approbateurs :
Vérifiez le statut de chaque destinataire (par exemple, qui a vu ou approuvé le paquet).
Étape 7 : Gérer la demande d’approbation
Renvoyer une demande d’approbation :
Si les destinataires n’ont pas répondu, ouvrez la tâche et cliquez sur le menu à trois points.
Sélectionnez Renvoyer le document pour envoyer une notification de suivi.
Modifier ou actualiser la demande :
Développez la tâche pour ajouter ou supprimer des documents, ajuster les approbateurs ou modifier les détails.
Étape 8 : Finaliser la tâche
Marquer comme approuvé :
Une fois l’approbation accordée, la tâche est automatiquement mise à jour comme Terminée.
Les fichiers approuvés sont liés à l’onglet Documents de l’élément de travail.
Télécharger les fichiers approuvés :
Accédez aux fichiers approuvés depuis :L’onglet Documents de l’élément de travail.
Le bouton Voir les documents dans la tâche elle-même.
Quelques pratiques exemplaires pour ajouter des approbations
Établir des attentes claires : donnez des noms explicites aux tâches et aux paquets d’approbation pour éviter toute confusion.
Utiliser des regroupements : regroupez les fichiers connexes dans un seul paquet pour simplifier le processus.
Fixer des échéances : définissez des dates limites réalistes pour respecter les échéanciers.
Exploiter les rappels : automatisez les suivis avec des rappels doux ou urgents.
Communiquer efficacement : personnalisez vos courriels pour fournir des instructions claires et un contexte adapté aux approbateurs.