Les étapes pour créer une demande de signature électronique
Ajouter une tâche de signature électronique :
Accédez à l'élément de travail et sélectionnez « Ajouter une tâche » dans le menu déroulant.
Choisissez « Demande de signature électronique ».
Préparer vos documents :
Pour inclure des documents à signer par les destinataires, suivez les étapes suivantes :Accédez à la demande de signature électronique : depuis la vue étendue, sélectionnez « Préparer les documents pour des signatures électroniques ».
Téléversez vos fichiers :
Sélectionnez des fichiers depuis votre ordinateur, ou glissez-déposez-les dans la fenêtre de téléchargement.
Vous pouvez ajouter un ou plusieurs documents dans le packet pour signatures éléctroniques.
Types de fichiers pris en charge :Microsoft Word (DOCX)
Portable Document Format (PDF)
Personnalisez le nom du lot de signatures électroniques :
Le nom par défaut est celui de l'élément de travail, mais il peut être modifié selon vos besoins.
Ce nom apparaîtra dans le message envoyé aux destinataires.
Choisir les destinataires et leurs rôles
Lors de la création d'une demande de signature électronique dans Karbon, procédez comme suit pour sélectionner les destinataires appropriés :Sélectionner les destinataires :
Depuis la liste des clients : choisissez des destinataires dans vos personnes-ressources Karbon. Les demandes ne peuvent être envoyées qu'à des individus, pas à des groupes.
Adresse courriel principale : la demande sera envoyée à l'adresse principale du destinataire.
Nombre illimité : il n’y a aucune limite pour le nombre de destinataires.
Attribuer des rôles :
Signataires : précisez ceux qui doivent signer le document.
Destinataires en copie : choisissez les destinataires qui recevront une copie de la demande mais qui ne sont pas tenus de la signer.
Ajouter et attribuer des espaces réservés
Les espaces réservés aident les destinataires à savoir où fournir leurs informations dans un lot de documents à signer électroniquement. Suivez ces étapes pour créer et attribuer des espaces réservés efficacement :Ajouter des espaces réservés :
Choisir le type d'espace : utilisez des espaces pour le texte, les signatures, les initiales, les dates et les cases à cocher.
Glisser-déposer : sélectionnez l'espace souhaité et déposez-le à l'emplacement approprié dans votre document.
Positionnement : assurez-vous que les espaces sont positionnés avec précision pour correspondre à la mise en page et au contenu du document.
Attribuer les espaces réservés :
Attribution automatique : Karbon attribue automatiquement les espaces au destinataire sélectionné dans le coin supérieur droit.
Attribution manuelle : pour modifier le destinataire assigné :
Cliquez sur l'espace.
Sélectionnez le nom affiché au-dessus de l'espace.
Choisissez le nouveau destinataire dans la liste déroulante.
Attribution en lot : modifiez le destinataire dans le coin supérieur droit, et tous les espaces seront ensuite automatiquement attribués au nouveau destinataire.
Envoyer la demande :
L’envoi de demandes de signature électronique permet à vos clients de signer rapidement et en toute sécurité vos documents importants.Personnaliser le courriel de demande de signature électronique :
Spécifier l’expéditeur de la demande : lorsque vous envoyez une demande de signature électronique, vous pouvez choisir l’expéditeur parmi les options suivantes :
Responsable du travail
Propriétaire du client
Un autre collègue
Modifier le courriel :
Modèle de courriel : par défaut, les courriels de demande de signature électronique utilisent un modèle de base.
Personnalisation du message : vous pouvez personnaliser le courriel en cliquant sur « Modifier le courriel ».
Adaptation du message : ajustez le contenu du message pour répondre à vos besoins spécifiques.
Utilisation des champs personnalisés : ajoutez des champs dynamiques pour personnaliser davantage le message.
Limitations :
Le courriel peut uniquement être modifié pour une tâche spécifique, et il n’existe actuellement aucun modèle réutilisable.
Gestion des tâches de signature électronique
La gestion des demandes de signature électronique dans Karbon vous permet de suivre les progrès, d'envoyer des rappels et d'assurer une finalisation fluide des tâches de signature.
Renvoi de demande de signature électronique :
Si un destinataire n’a pas encore complété sa signature, vous pouvez renvoyer le document :
Ouvrez la tâche contenant la demande de signature électronique.
Cliquez sur le menu à trois points dans l’aperçu de la tâche.
Sélectionnez « Renvoyer le document » dans le menu.
Rappels de signature électronique :
Automatisez les rappels pour inciter les destinataires à compléter leurs demandes de signature électronique. Vous pouvez configurer :
Rappels doux : Envoyés 7, 3 et 1 jour avant la date d’échéance.
Rappels urgents : Envoyés quotidiennement jusqu’à la date d’échéance ou après cinq rappels envoyés.
Rappels personnalisés : Personnalisez entièrement la fréquence et le moment des rappels.
Pour modifier les rappels :
Ouvrez le Menu des paramètres de rappels dans le document.
Ajustez le type de rappel et le message courriel selon vos besoins.
Processus de signature pour les destinataires :
Les destinataires recevront un courriel avec un lien vers leur portail client Karbon unique (s'ils sont connectés).
Une fois le lien utilisé sur un appareil, il devient spécifique à cet appareil, sauf si la demande est renvoyée.
Les destinataires assignés à des champs de signature peuvent cliquer sur « Signer les documents » pour compléter les champs requis.
Tous les champs obligatoires doivent être complétés pour que la tâche progresse.
Tant que tous les champs ne sont pas signés, ni l'entreprise ni les destinataires ne peuvent télécharger le document complet.
Suivi des progrès des demandes de signature électronique :
Suivez les progrès et l'activité à partir de la vue des tâches :
Notifications : les mises à jour pour les documents envoyés, vus ou approuvés apparaissent dans le flux d’activité.
Suivi des actions : consultez les actions de chaque destinataire, y compris :
Document envoyé
Document vu
Document approuvé
Une fois le processus complété, le paquet de documents devient disponible au téléchargement.
Finalisation de la tâche :
Lorsque tous les destinataires ont signé :
La tâche est marquée comme terminée dans l’élément de travail.
Téléchargez le document final via :
L’onglet Documents dans l’élément de travail.
Le bouton « Voir les documents » dans la tâche.
Notifications dans Triage :
Une fois qu’un document est entièrement signé, vous recevrez une notification dans Triage.
Intégration à la chronologie :
Les courriels envoyés avec des documents de signature électronique apparaîtront dans :
La chronologie de l’élément de travail
La chronologie de la personne-ressource