Les demandes d’approbation simplifient et rationalisent le processus d’approbation des documents, ainsi permettant aux équipes de collecter les validations des clients sur des documents importants de manière efficace. En intégrant les demandes d’approbation dans vos flux de travail, vous pouvez assurer une collaboration fluide et des délais de validation plus rapides. Chaque demande comprend les tous les détails nécessaires — le nom du document, les approbateurs et la date limite — et peut être gérée directement dans un élément de travail.
Caractéristiques des demandes d’approbation
Téléchargement de documents :
Téléchargez divers types de fichiers, notamment des pdf, docx, images, et même des fichiers vidéo ou audio, pour créer un paquet d’approbation. Les destinataires approuvent le paquet dans son ensemble.Options flexibles pour les approbateurs :
Assignez un ou plusieurs approbateurs et précisez si tout le monde ou simplement une personne doit approuver.Notifications des destinataires :
Envoyez les demandes directement par courriel avec des liens pour accéder et approuver les documents via leur portail client personnalisé.Rappels :
Planifiez des rappels doux, urgents ou personnalisés pour garantir que les destinataires finalisent l’approbation à temps.Accès au portail client :
Les destinataires disposant d’un compte de portail client peuvent consulter et télécharger les demandes d’approbation actuelles et passées sous l’onglet Signatures électroniques & Approbations.Suivi de progression :
Karbon suit chaque action liée à la demande d’approbation, comme son envoi, sa consultation ou son approbation, et enregistre ces mises à jour dans l’élément de travail.Intégration avec les éléments de travail :
Les documents approuvés sont automatiquement liés à l’onglet Documents de l’élément de travail associé.
Comment ça fonctionne
Créer une demande d’approbation :
Ajoutez une tâche d’approbation à un élément de travail via le menu déroulant Ajouter une tâche, et donnez-lui un nom descriptif.Télécharger des documents :
Ajoutez un ou plusieurs fichiers au paquet d’approbation. Le nom du paquet peut être personnalisé pour une identification facile par les destinataires.Sélectionner les approbateurs :
Choisissez les approbateurs dans votre liste de clients. Les demandes d’approbation sont envoyées à l’adresse courriel principale de chaque destinataire sélectionné.Envoyer la demande :
Personnalisez votre courriel selon vos besoins, puis envoyez votre demande à vos destinataires. Vous pouvez également configurer des rappels pour inciter les approbateurs à répondre.Suivre la progression :
Utilisez le journal d’activité dans Karbon pour suivre quand le paquet est envoyé, consulté et approuvé.Finaliser la tâche :
Une fois approuvée, la tâche est marquée comme terminée, et les documents approuvés sont accessibles dans l’onglet Documents ou la vue de l’élément de travail.