La fonctionnalité de signature électronique chez Karbon transforme la gestion des documents, ce qui vous offre une méthode sécurisée et efficace pour demander et collecter des signatures électroniques. Elle s’intègre parfaitement dans votre flux de travail, garantissant conformité, rapidité et simplicité.
Caractéristiques des signatures électroniques dans Karbon :
Configuration simple : Ajoutez des champs de signature, un paraphe et des espaces réservés pour les dates directement dans les documents.
Signataires multiples : Attribuez des rôles de signature à plusieurs destinataires dans le même document, tout en précisant l’ordre de signature si nécessaire.
Notifications personnalisables : Rappelez automatiquement aux clients de signer les documents en attente, réduisant ainsi les retards.
Suivi en temps réel : Suivez l’état des documents, de l’envoi à la signature, directement dans Karbon.
Sécurisé et conforme : Les signatures électroniques juridiquement contraignantes avec chiffrement et pistes d’audit garantissent la conformité réglementaire.
Comment ça fonctionne
Créer une demande de signature électronique :
Accédez à un élément de travail et sélectionnez « Ajouter une tâche ».
Choisissez « Demande de signature électronique » dans le menu déroulant.
Préparer les documents à signer :
Téléchargez des fichiers (pdf ou docx) ou glissez-les directement dans la demande de signature électronique.
Personnalisez le nom du paquet pour faciliter l’identification par les destinataires.
Choisir les destinataires et les rôles :
Sélectionnez les individus dans vos personnes-ressources Karbon.
Attribuez des rôles (par exemple, signataires ou destinataires en copie).
Ajouter des espaces réservés pour les signatures :
Glissez et déposez des espaces réservés pour les signatures, paraphes, dates ou cases à cocher dans le document.
Attribuez des espaces réservés à des destinataires spécifiques.
Par défaut, les caractères génériques autres que les signatures (tels que les initiales, les dates et les cases à cocher) ne sont pas obligatoires.
Pour marquer un espace réservé comme nécessaire :
a. Cliquez sur l'espace réservé.
b. Sélectionnez Propriétés.
c. Sous Paramètres, cochez la case Obligatoire.
Envoyer la demande :
Personnalisez le message électronique ou utilisez le modèle par défaut.
Cliquez sur « Envoyer » pour transmettre le paquet de signature électronique.
Meilleures pratiques pour les signatures électroniques :
Définissez clairement les emplacements de signature pour éviter toute confusion.
Utilisez les rappels automatiques pour les documents urgents.
Combinez les signatures électroniques avec des modèles de documents pour gagner du temps sur les tâches répétitives.